Gebruiksvriendelijkheid bepaalt in sterke mate of een informatiesysteem wordt gebruikt. Elektronische cliëntendossiers (ECD’s) laten wat gebruiksvriendelijkheid betreft nogal wat te wensen over. Ik merk in de dagelijkse praktijk dat vooral in de thuiszorg en verpleeg- en verzorgingshuizen, medewerkers grote moeite hebben om te (leren) werken met deze informatiesystemen. Met als gevolg dat zorginstellingen de mogelijkheden van het ECD niet optimaal benutten.

Pareltje der technologie

Onlangs was ik bij de startbijeenkomst voor de invoering van een ECD. Twee leveranciers demonstreerden de mogelijkheden van dit pareltje der technologie. Tijdens de eerste presentatie gebeurde waar je als spreker voor vreest: de ene helft van het publiek haakte af, de andere helft ging met de buurman in gesprek of had ineens dringende boodschappen per telefoon te versturen. Toen de tweede spreker startte met een demonstratie van het informatiesysteem, leek het alsof er een ander publiek in de zaal zat. Hij kreeg wél volop aandacht. Waarom? Omdat de toehoorders met eigen ogen zagen hoe intuïtief, eenvoudig, herkenbaar en vooral gebruiksvriendelijk het systeem was.

Office-menu

Dat de huidige ECD’s niet altijd als gebruiksvriendelijk worden ervaren, komt doordat het om bestaande systemen gaat die doorontwikkeld zijn. Zorgorganisaties zetten deze systemen in om indicaties te verwerken en cliëntgegevens bij te houden. In antwoord op vraag vanuit de markt hebben leveranciers deze systemen ‘uitgebouwd’ tot een ECD. En daarin zit het probleem. Men heeft gedacht dat gebruikers een systeem met een Office-menu per definitie gebruiksvriendelijk vinden. Deze aanname is niet juist. Zorgmedewerkers op de werkvloer hebben als eerste prioriteit het helpen van de cliënt. Veel van hen werken niet dagelijks met een pc. Laat staan met het voor kantoormedewerkers herkenbare Office-menu.

Pleister op de wonde

Bij veel leveranciers is inmiddels wel doorgedrongen dat de gebruiksvriendelijkheid niet optimaal is. Ze kwamen met de volgende oplossing: een dossier dat is te ontsluiten via het web en dus overal toegankelijk is. Dit ‘webdossier’ moet de werkvloer weer enthousiast maken voor het gebruik van het ECD. Maar is webtoegankelijkheid alleen wel voldoende? En werkt een dergelijk dossier niet verwarrend voor medewerkers? Wanneer gebruik je het webdossier en wanneer het ‘gewone’ elektronische dossier? In mijn optiek is het webdossier slechts een pleister op de wonde. De zorgsector heeft een systeem op maat nodig, dat volledig is afgestemd op de behoeften, werkwijzen en processen in de zorg. En aangezien een zorginstelling nu eenmaal geen kantoor is, moeten leveranciers de ‘Office-menu-gedachte’ snel laten varen.

Geen toegevoegde waarde

Veel zorginstellingen zijn ondertussen gestart met de invoering van een ECD of staan aan de vooravond hiervan. Helaas hebben de huidige ECD’s meestal onvoldoende toegevoegde waarde voor de zorgwerkvloer. Het kost medewerkers veel tijd en moeite om digitaal te registreren en het levert onvoldoende op. Er is bijvoorbeeld nog te weinig inzicht in kwaliteitsverbetering en het monitoren van eigen werkzaamheden is nog te complex.

Leren van de praktijk

Leveranciers hebben ongetwijfeld veel kennis en expertise. Maar ze zouden eens samen met een zorgmedewerker of verpleeghuisarts achter de tekentafel moeten gaan zitten. Gebruiksvriendelijkheid wordt ten slotte niet op kantoor bedacht. Je moet de werkvloer op om het werk van medewerkers en behandelaars te doorgronden. Hoe gaan een arts en verpleegkundige te werk en welke handelingen zijn eenvoudig te digitaliseren? Door deze kennis te integreren in systemen, krijgen ze direct meerwaarde.

Bestaand informatiesysteem

Ik kan alleen maar gissen naar de redenen waarom leveranciers hun ECD niet anders vormgeven. Ik vermoed dat een andere vormgeving financieel niet interessant is. De meeste leveranciers bieden een bestaand informatiesysteem voor de cliëntenadministratie, aangevuld met een ECD-module. Een andere mogelijke reden is dat ze onvoldoende zicht hebben op toekomstige ontwikkelingen. Technologische ontwikkelingen wijzen erop dat er veel gaat veranderen in de zorg. Tablets, touchscreens en sociale media zullen de komende jaren voor de nodige positieve ‘opschudding’ zorgen in de zorg. Visualisatie is daarbij cruciaal. Hiermee is een informatiesysteem zonder uitgebreide training en zelfs zonder handleiding direct te gebruiken. Wanneer gegevens visueel (en grotendeels intuïtief) weergegeven worden op het scherm, is snel duidelijk wat een medewerker ermee moet. Visualisatie zorgt ervoor dat een ECD gaat lijken op internetbankieren, chatten of online bestellen. En juist dat geeft een flinke impuls aan de gebruiksvriendelijkheid.

Harde eisen

Niet alleen de leverancier is verantwoordelijk voor succesvol gebruik van ECD’s. Ook zorginstellingen zelf moeten hun steentje bijdragen. Het is al jaren bekend dat digitalisering in de zorg steeds belangrijker wordt. Toch hebben zorginstellingen nog maar mondjesmaat geïnvesteerd in opleidingen in computervaardigheden. En ze hebben geen harde eisen gesteld aan de gebruiksvriendelijkheid van informatiesystemen. Dit komt deels door de beperkte prioriteit (zorg verlenen is belangrijker) en deels door een gebrek aan inzicht in de technische mogelijkheden. Zorgaanbieders zouden kritisch moeten zijn op de informatiesystemen die ze in huis halen. Want alleen als hun eisen duidelijk zijn en de leveranciers zich inspannen om aan die eisen te voldoen, is de gebruiksvriendelijkheid van het ECD op een hoger niveau te brengen. En daarmee is niet alleen het personeel, maar ook de patiënt gebaat.

Arjo Rozeboom, Furore