Allereerst merkt zij in haar arbeidsrechtelijke praktijk dat er veel vragen zijn over deze nieuwe verordening. De AVG bevat namelijk behoorlijk veel verplichtingen voor u als werkgever. In dit artikel bespreekt zij enkele punten die binnen uw praktijk aan de orde kunnen komen. Daarnaast deelt zij een recente uitspraak van de Rechtbank Rotterdam, die alles met de AVG te maken heeft.

Wat kunt u op dit moment doen?

Om te beginnen is het verstandig uw werknemers al bij de start van de arbeidsrelatie schriftelijk te informeren over een aantal zaken omtrent de persoonsgegevens:

• Het doel van de verwerking van hun persoonsgegevens
• Om welke gegevens het gaat
• Wat de termijn is waarbinnen de persoonsgegevens bewaard zullen worden
• Wat de rechten van de werknemers zijn (o.a. rectificeren, vernietigen, beperken)
• Dat de werknemer gebruik kan maken van het klachtrecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
• Of er sprake is van geautomatiseerde besluitvorming
• Of de persoonsgegevens eventueel worden doorgeleid naar het buitenland (en zo ja, welke waarborgen daarvoor zijn)

Als u dit bij de start van de arbeidsrelatie direct vastlegt, is de kans kleiner dat daarover later discussie ontstaat. Doe dit bijvoorbeeld in het personeelshandboek en laat uw werknemers voor ontvangst daarvan tekenen.

Recht op inzage uitgebreid

Met de komst van de AVG is het recht op inzage uitgebreid. Uw werknemer mag u bijvoorbeeld vragen om een kopie van zijn of haar volledige personeelsdossier. Zo is de werknemer op de hoogte van de verwerking van persoonsgegevens, maar ook om de rechtmatigheid ervan te controleren. Ervaring leert dat werknemers daar ook regelmatig om vragen. Met name als de arbeidsrelatie enigszins verstoord is. Of in de aanloop naar een gerechtelijke procedure.
Welke gegevens verstrekt u bij een aanvraag?

Er zijn een aantal standaardzaken die thuishoren in het personeelsdossier: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, arbeidsovereenkomst, salaris, beoordelings- en functioneringsgesprekken en eventuele ziek- en herstelmeldingen. Persoonlijke notities die niet in verslagvorm zijn verwerkt hoeft u daarentegen niet te verstrekken. Om te voorkomen dat u (of uw HR medewerker) persoonlijke notities toch meestuurt, kunt u twee dingen doen: u schoont het personeelsdossier op of u splitst het dossier op in het officiële personeelsdossier en de persoonlijke notities /mails.

Bij het verstrekken van de kopie van het personeelsdossier dient u er uiteraard voor te waken dat u de privacy rechten van derden, zoals collega’s, niet schendt.

Hoe snel moet ik reageren op een aanvraag?

Wanneer u een dergelijke aanvraag van een werknemer ontvangt, dient u hier binnen een maand op te reageren. Als u geen gevolg geeft aan een verzoek van uw werknemer, dient u dit tijdig en schriftelijk laten weten. Het is belangrijk dat u daarbij vermeldt dat uw werknemer een klacht kan indienen of de rechter om een oordeel kan vragen. U mag een verzoek tot inzage in enkele gevallen weigeren, bijvoorbeeld als het verzoek al meerdere keren is gedaan, buitensporig is of als een van de uitzonderingen zoals opgenomen in de AVG van toepassing zijn. Bijvoorbeeld als het gaat om het opsporen of voorkomen van strafbare feiten. Het is verstandig om juridisch advies in te winnen wanneer u overweegt geen gehoor te geven aan een verzoek van uw werknemer.

Onderzoek naar ongewenst gedrag: privacy recht?

Onlangs heeft de Rechtbank Rotterdam zich uitgesproken over de veel gestelde vraag of onderzoek naar ongewenst gedrag op de werkvloer ook onder het privacy recht valt. Een werkgever schakelde een onderzoeksbureau in wegens serieuze twijfels over het functioneren van een werknemer in relatie tot een andere werknemer. Het onderzoeksbureau concludeerde dat er inderdaad sprake was van ongewenst gedrag. Daarop diende de werkgever een ontbindingsverzoek bij de rechtbank in.

De betreffende werknemer verzocht het onderzoeksrapport te wissen, omdat deze volgens haar onrechtmatig was verkregen. De werknemer vorderde verder dat het de werkgever zou worden verboden het rapport te gebruiken en verder te verwerken. De rechter oordeelde echter dat de werkgever een gerechtvaardigd belang had. Ook was de werknemer vooraf geïnformeerd over het onderzoek en de aanleiding daarvoor.

Het onderzoeksrapport ten slotte, was uitsluitend gebaseerd op interviews met betrokkenen en gegevens die door betrokkenen zelf waren aangeleverd. Er was geen sprake van gegevens die door (heimelijk) onderzoek van het bureau boven tafel waren gekomen. De werkgever zelf had alleen de contactgegevens van de betreffende werknemers verstrekt. Ook dat kon de toets van de rechtmatigheid doorstaan. De rechter oordeelde dan ook dat er geen aanknopingspunten waren voor het oordeel dat deze werkgever in strijd handelde met de AVG.

Er zijn dus grenzen aan de privacy rechten van uw werknemers. Wees daarmee voorzichtig en neem elk verzoek van uw werknemers serieus. Bij twijfel is het altijd verstandig juridisch advies in te winnen.

Hebt u nog vragen over het privacy recht? Wij staan voor u klaar. Bel 030 247 49 99 voor juridische tips en advies.