Berenschot ontwikkelde de pragmatische STAY-aanpak® om organisaties te helpen bij het behoud van medewerkers. De naam staat voor STay strong, stay okAY.

Stap 1: Formuleer een gedeelde ambitie

Iedere zorgprofessional en -organisatie wil dat er kwalitatief goede zorg verleend wordt. Iedereen snapt dat daar voldoende gemotiveerde en gekwalificeerde medewerkers voor nodig zijn. Bespreek deze gezamenlijke ambitie en vertaal ze naar een aansprekend doel waar alle partijen zich in herkennen. Dat geeft energie en een gevoel van verbondenheid.

Stap 2: Inventariseer de belangrijkste knelpunten op basis van data

Breng met een nulmeting de factoren in beeld die van invloed zijn op het behouden van zorgprofessionals. Inventariseer de grootste knelpunten op basis van literatuur, HR-cijfers én een dialoogsessie met betrokkenen. Zo voorkomt u suboptimale verbetering en kunt u tijdens vervolgstappen het effect van interventies monitoren. Knelpunten kunnen per organisatie verschillen en zijn afhankelijk van de specifieke context: te hoge werkdruk, teveel administratieve lasten, te weinig professionele ontwikkeling en/of te weinig erkenning vanuit leidinggevenden, etc. Formuleer voor elk knelpunt gerichte verbeteracties.

Stap 3: Prioriteer en focusseer

Gebruik de nulmeting om met elkaar de top 3 van knelpunten te bepalen op basis van urgentie en verscheidenheid. Kies topics die betrekking hebben op verschillende stakeholders (medewerkers, leidinggevenden, organisatie), om een gezamenlijke verantwoordelijkheid te creëren. Formuleer per topic SMART doelstellingen. Bepaal vervolgens de werkstructuur, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de voortgang en effecten in beeld gebracht en gedeeld gaan worden.

Stap 4: Genereer ideeën

Brainstorm over ideeën voor de drie topics en laat u niet leiden door ‘ja maar’. U zult versteld staan waar mensen in een halfuur tijd mee komen. Cluster en selecteer ideeën op basis van vooraf opgestelde criteria (kosteneffectief, grote groep, binnen afzienbare tijd, waar krijgen we energie van, etc.). Kies en verdeel vervolgens de activiteiten over de (project)groep en laat de subgroepen zelf een planning maken.

Stap 5: Blijf verbeteren

De subgroepen voeren met elkaar de bedachte activiteiten uit. Spreek terugkommomenten af om de (tussen)resultaten te bespreken en elkaar feedback te geven. Bedenk gezamenlijk hoe u successen gaat delen en hoe de communicatie over het traject verloopt. Werken aan behoud van medewerkers is geen project met een kop en een staart. Start met de intentie te blijven verbeteren en samen steeds weer nieuwe mogelijkheden te verkennen.

Suggesties

Onze oproep voor meer focus op behoud van medewerkers voor de zorg leverde veel reacties op van professionals uit de zorg, van leidinggevenden en van vrienden en familie van medewerkers in de zorg. We delen graag de suggesties van anderen met u:

• Zet vraagtekens bij zelforganisatie. De invoering van zelforganisatie heeft volgens velen gezorgd voor minder aandacht en waardering voor de individuele medewerkers. Terwijl dat juist belangrijk is om te achterhalen wat nodig is om hen voor de organisatie te behouden. Zelf meer verantwoordelijk zijn voor collegialiteit, aandacht en zorg voor elkaar blijkt in de praktijk lastiger dan gedacht. Mede door bezettingsproblemen hebben medewerkers al hun tijd en aandacht nodig voor de patiënten/cliënten.
• Meer ruimte voor de jonge generatie. Zorgorganisaties moeten jong talent de ruimte geven om hun (verbeter)ideeën te delen. ‘We doen het al jaren zo’ is niet uitnodigend voor nieuwe medewerkers. Daar komt bij dat hun frisse blik en up-to-date kennis waardevol kunnen zijn. Als de jonge generatie zich gehoord voelt, vergroot dit de binding met de organisatie.
• Kwestie van willen én kunnen. Werken in de zorg is fysiek en mentaal zwaar. Goede arbeidsomstandigheden, goede begeleiding maar ook ontspanning zijn dan ook belangrijk. Inzicht in de individuele behoeften helpt om medewerkers naar hun kwaliteiten en mogelijkheden in te zetten en tot oplossingen te komen als zij bepaalde taken niet meer kunnen uitvoeren.
• Goede balans tussen werk en privé. Of medewerkers willen en kunnen blijven, hangt soms ook af van praktische zaken. Denk aan het regelen van kinderopvang, het huishouden of mantelzorg, maar ook een passend rooster. Voor dit soort zaken kunnen organisaties diensten aanbieden of alternatieve werktijden bespreken. Een goede werk-privébalans vormt de basis voor duurzaam werken in de zorg.
• Zorg voor een hoger salaris en betere arbeidsvoorwaarden. Tot slot, het zal u niet verbazen, gingen veel reacties over een hoger salaris en betere arbeidsvoorwaarden voor zorgpersoneel.

Nu stappen ondernemen

Het is mogelijk om nu al stappen te ondernemen voor meer focus op behoud van personeel. Denk aan een dienstencentrum voor huishoudelijke activiteiten, regionale mobiliteitsnetwerken, job crafting, schrapsessies voor minder administratieve werklast en bestuurder meets professional. In een volgend artikel zullen we verschillende acties voor u uitwerken.

Deze blog is geschreven door Simon Heesbeen, Francel Vos en Emma Zwaveling, adviseurs bij Berenschot.