De landelijke bureaucratie rond covid-19 is enorm toegenomen. Geranne Engwirda, bestuurder van het Catharina Ziekenhuis, deelt haar zorgen over de illusie van maakbaarheid en stuurbaarheid die hierdoor ontstaat. ‘Dagelijks leveren ziekenhuizen data aan het ROAZ en LCPS. Daarnaast zijn er nog de gegevens voor de NZa en uitvragen van de IGJ. Als deze cijfers op orde zijn, dan doe je het goed. Dit gaat echter alleen over corona. Onze zorgportefeuille is veel breder en de noodzakelijke voorwaarden voor goede zorg zijn divers, waarbij personeel de meest cruciale is. Daarom houden we cijfers bij over ziekteverzuim en enquêteren we dagelijks 50 medewerkers hoe het met hen gaat. Dus we hebben een interne vorm van bureaucratisering opgetuigd die helpt in het gevoel van controle, orde en stabiliteit. Maar uiteindelijk koers ik niet op deze cijfers. Als mijn managers inschatten dat de grens bereikt is en we medewerkers verlof moeten gunnen, volg ik hun oordeel. Soms loopt dat gelijk op met de cijfers, soms niet. Tijdens de eerste coronagolf heerste het gevoel van “samen schouders eronder”. Het gevoel van eigenaarschap, eigen regie en maakbaarheid is in de tweede golf een stuk minder.’

Niemand houdt van inktschijterij

De landelijke aanpak verwordt tot een inktvis, een metafoor van filosoof René ten Bos. Een hyperobject, geïnstitutionaliseerd, te groot om te bevatten of te beheersen. Cijfers geven een schijnzekerheid en het gevoel van maakbaarheid. De manager is de slippendrager van de bureaucratie zegt filosoof René ten Bos. ‘Bureaucratie is waar je je menselijkheid even aan de kapstok hangt en onderdeel wordt van het systeem.’ Er is een discrepantie tussen wat werknemers zelf goed achten en hoe hun werk wordt ingevuld en beoordeeld. Dit leidt tot een gevoel van miskenning, vervreemding.
Bovendien is de productie van papier vergelijkbaar met stront: niemand vindt het aangenaam, zelfs de bureaucraat, de ‘inktschijter’ zelf niet. En toch lijkt het een noodzakelijk kwaad. Het komt voort uit de menselijke behoefte naar voorspelbaarheid. Volgens de managementmoraal moet de wereld projectmatig aangepakt worden. Overal heerst de wens dat dingen goed geregeld zijn. We leven in een auditsamenleving. Toetsen, testen en controleren zijn doelen op zich geworden. We streven naar perfectie, maar vergeten reflectie op de waarde hiervan.

Bureaucratie houdt zichzelf in stand

Als de mens een bureaucratisch wezen is, waarom is het dan nodig om te stoppen met de bureaucratie? Als onduidelijk wordt wie nog echt stuurt, gaan de data een eigen leven leiden. Dit onderstreept Jaap de Bruijn van coöperatie VGZ: de 5-minutenregistratie in de thuiszorg is al 5 jaar afgeschaft en toch blijven zorginstellingen het doen, ingebakken als het is in zelf ontworpen systemen. Zelfs de Tweede Kamer blijft vragen stellen of dat nou niet een keer afgeschaft kan worden: de bureaucratie houdt zichzelf in stand.
Ruth Maas, bestuurder bij Zorgcentra de Betuwe en Rijnlander van het jaar, werkt vanuit vertrouwen: geen overbodige interne controles meer. Daardoor is er veel meer openheid in de organisatie, meer leerruimte en ruimte voor initiatieven. Jaap de Bruijn vult aan dat in de thuiszorg een budget per cliënt is geïntroduceerd in plaats van urenregistratie en dat dit uiteindelijk goedkoper blijkt te zijn.

Remedie tegen bureaucratie

Albert van Esterik, bestuurder van GGZ centraal, heeft met de zorgverzekeraar afspraken gemaakt om te stoppen met het schrijven van indirecte tijd. Dit bespaart enorm veel tijd (alleen de zorgverleners al gemiddeld een kwartier per dag). Toch was er ook intern aanvankelijk weerstand: hoe weet de bestuurder dan wat we doen? Van Esterik heeft doorgezet en nu is er ook onder zijn medewerkers enthousiasme.
René ten Bos biedt slechts één remedie tegen bureaucratie: ‘Laten we, als hansworsten van de bedrijfskunde en dus voorbij alle angst, ervoor kiezen bureaucratie en haar inktschijtende bewoners te blijven parodiëren. Ze verdienen het, al was het alleen al omdat we zelf zoveel op hen zijn gaan lijken.’

Dit kunnen we volgens mijn gespreksgenoten in ieder geval doen om de bureaucratie te verminderen:

1. Stop met controleren en datadrift. Werk vanuit vertrouwen in de professionals.
2. Gebruik minder bureaucratische alternatieven om verantwoording af te leggen: een individueel verhaal beschrijven, dialoog organiseren, steekproeven nemen, de al verzamelde data analyseren.
3. Stel steeds de vraag: waarom verzamelen we deze gegevens?
4. En vervolgens: doen we er daadwerkelijk iets zinvols mee? Met welke dataverzameling kunnen we stoppen/doen we niets?
5. Ga in gesprek over de impliciete interpretatie: iedereen kijkt, bewust of onbewust, met zijn eigen ‘bril’ naar de data.
6. Verzamel data om te leren en leg dit terug bij degenen van wie de data zijn (de zorgverleners) in plaats van het eigenaarschap over te nemen.

Ruth Maas stelt bijvoorbeeld voor om morgen de VOG-aanvraag te schrappen: minder dan 0,5 procent van de VOG’s wordt niet toegekend. Bovendien kan ook een medewerker met een VOG een strafbaar feit plegen. Het geeft een schijnzekerheid en kost de zorg meer dan 35 miljoen euro per jaar. Waar kunnen we nog meer mee stoppen?