In de hectiek van de eerste fase van de pandemie ontving de raad van bestuur van Amarant een opvallend signaal vanuit de werkvloer: ‘Wat fijn dat we weer gewoon met ons werk bezig kunnen zijn.’ De nieuwe realiteit schoof beleidsdrukte en complexe projecten naar de achtergrond en er ontstond ruimte voor onze medewerkers om gewoon ‘hun vak’ uit te oefenen. Positieve bijvangst in een crisissituatie, noemen we dat. We gaan gehoor geven aan dit geluid en streven naar meer eenvoud en verbinding. Niet meer top-down maar juist voor en door cliënten en medewerkers.

Beter met minder

Binnen Amarant werken ongeveer 300 teams Brabant-breed gepassioneerd in de zorg voor mensen met een beperking. Onze medewerkers zijn te veel tijd kwijt met het registreren van werkzaamheden en het uitpluizen van protocollen. Dit vraagt onnodig veel aandacht die ook naar de cliënt en zijn verwanten had kunnen gaan. Dat moet eenvoudiger, want werken in de zorg moet om de cliënt draaien.

Het gaat om de kunst van het weglaten. Het jaarplan en andere opgelegde ‘hulpmiddelen’ verdwijnen. Vaak willen we dingen oplossen door iets toe te voegen, bijvoorbeeld een extra project om de regeldruk te verminderen of administratieve lasten te verminderen. Daar stoppen we mee.

Wat is belangrijk?

Vanuit deze ambitie ontstond de kwaliteitsdialoog; een eenvoudige methodiek waarmee medewerkers, cliënten en verwanten jaarlijks samen bepalen wat echt belangrijk is. Door deze driehoek centraal te stellen, sluiten we naadloos aan op de uitgangspunten van het kwaliteitskader gehandicaptenzorg. Onze kwaliteitsdialoog zet de mensen om wie het gaat aan het stuur. Het is juist geen top-down beleidsinstrument maar staat gelijk aan het goede gesprek tussen cliënt, verwant en medewerker. Samen prioriteiten stellen op teamniveau binnen een organisatie die dit faciliteert.

Teamreflectie en medezeggenschap

In essentie draait de kwaliteitsdialoog om teamreflectie en medezeggenschap. Samen zetten drie partijen drie stappen: krachtmeting, in dialoog en aan de slag. Ze halen informatie op binnen het team, bij cliënten, de verwanten, de managers en de ondersteuning. De output is inzicht hoe ze er voor staan en voer voor reflectie. Vervolgens volgt een dialoog tussen team, cliënt en verwant. Ze bespreken wat goed gaat en bepalen samen welke maximaal drie punten ze gaan ontwikkelen. Stap drie bestrijkt de rest van het jaar en is het actief werken aan de gekozen ontwikkelpunten. Het geeft ruimte tot verbeteren vanuit de basis met maximale eigen regie voor de teams en stelt de cliëntvraag centraal. Mensen weten zelf prima wat ze nodig hebben. Als de sfeer en verhoudingen goed zijn is medezeggenschap een kwestie van ‘iets in de groep gooien’.

Verplichtingen en vrijheid

Toch is de definitie van ‘goede zorg’ niet volledig vrij te bepalen op locatieniveau. Ons gedachtegoed en de eisen van externe partijen brachten we onder in zes herkenbare thema’s: de kwaliteitsbouwstenen. Deze geven teams inzicht waar de zorg aan moet voldoen. Per bouwsteen is concreet omschreven wat we hieronder verstaan en hoe een team kan beoordelen hoe zij ervoor staan. Om het eigenaarschap van de teams te benadrukken, zijn zij vrij in de wijze en het tempo waarop de inhoud ter tafel komt. Het moet vooral inspireren om met kwaliteit aan de slag te gaan.

Ondersteuning op maat

De teams en cliënten bepalen welke hulp ze nodig hebben. Zij worden ondersteund door een toegankelijk team van ondersteuners met een klantgerichte visie. Het is voor hen van belang om zaken niet ingewikkelder te maken dan nodig en vooral te kijken waarom het wél kan. Luister goed en geef ze op basis van jouw expertise de ondersteuning waar ze om vragen.

Daarnaast willen we de teams zoveel mogelijk ontzorgen. Concreet betekent dit dat de ondersteunende diensten en het management een hitteschildfunctie vormen. Ze moeten voorkomen dat teams (over)belast raken met zaken die van buitenaf komen.

Vertrouwen en ontwikkeling

Teams uit de pilots zijn enthousiast. Een omslag binnen Amarant is nodig om de beweging naar ‘teams aan het stuur’ te realiseren. Van het management vraagt de manier van werken een andere mindset. Leidinggevenden geven minder sturing maar begeleiden medewerkers in hun ontwikkeling. Medewerkers mogen op hun beurt de ruimte pakken om nieuwe, creatieve paden te betreden en te doen wat in het belang is van de cliënt. Uiteraard is hier een veilige sfeer voor nodig. Je moet niet bang zijn om fouten te maken en eerlijk kunnen zijn over hoe het met je gaat. Wij hopen op een ‘olievlek van succes’ door de organisatie. Laat los en vertrouw!

Peter van den Broek, bestuurder van Amarant
Ron Brouwers, voorzitter van de centrale cliëntenraad van Amarant