Het invullen van het elektronisch patiëntendossier (epd) is foutgevoelig en tijdsintensief, maar van groot belang voor een zorginstelling. Alleen met een foutloos ingevuld zorgtraject kan deze uiteindelijk declareren bij de zorgverzekeraar. Het aantal handelingen per consult is echter groot. De SEH-arts moet het epd openen, een verslag maken, zorgactiviteiten registreren, een zorgtraject met zorgvraag openen en de activiteiten koppelen aan het juiste zorgtraject. De combinatie van dit hoge aantal handelingen en de werkdruk zorgt regelmatig voor dubbel werk omdat collega’s van de afdeling Zorgadministratie de gemaakte fouten weer moeten herstellen. Om dit probleem het hoofd te bieden, zochten medewerkers van de SEH-afdeling van het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) naar een oplossing.

Robot komt direct in actie

De toepassing van robotic process automation (RPA) zorgde voor verandering. De Quoratio Groep bouwde voor het ziekenhuis een robot die de administratieve taken van artsen deels overneemt. Deze robot komt direct in actie bij het eerste registratiemoment, wanneer de patiënt wordt aangemeld. Daarna volgt de triage en het onderzoek door de arts waarna die een verslag schrijft met het probleem en een diagnose. De robot zorgt met die input voor een koppeling tussen de diagnose en de verrichting. Ook de declaratie van de diagnosebehandelcombinatie gebeurt dankzij de robot zonder tussenkomst van de arts.

Eigen werkplek

Deze robot is feitelijk een script dat functioneert als een ‘gewone’ medewerker; met een eigen werkplek in een Windows-omgeving met apps en de juiste rechten. Binnen een week had het ziekenhuis in kaart gebracht hoe dat script eruit moest komen te zien. Hierna is in een aantal dagen het eerste concept gelanceerd en na vijf weken van testen en finetunen is de RPA gelanceerd op de afdeling.

Vijfduizend clicks minder

Uit de logboeken blijkt dat alle SEH-artsen tezamen dankzij de robot op weekbasis vijfduizend clicks minder hoeven te doen. Dat levert per patiënt een tijdsbesparing van vijf minuten op tijdens het consult, en nog eens tien minuten erna. Artsen kunnen daardoor meer patiënten op de SEH zien in dezelfde tijd. Voor de artsen scheelt deze ontwikkeling veel administratieve rompslomp, terwijl de robot ook nog eens snel en zonder fouten werkt.

Meer werkplezier

RPA is zo een perfect voorbeeld van het samenkomen van technologie en zorg. Uit een enquête onder de werknemers van het ziekenhuis wordt in reactie op de vraag “Waar ben je het meest trots op?” de robot vaak genoemd. Ook is het werkplezier gestegen en zijn de medewerkers blij dat alle info nu nog maar één keer ingevoerd hoeft te worden.

Administratieve druk verlicht

Initieel zorgen robots in de zorg voor veel vragen omdat men al snel denkt aan vervanging van personeel aan het bed. Deze toepassing maakt echter zichtbaar dat robots ook de administratieve druk kunnen verlichten waardoor het zorgpersoneel meer tijd krijgt voor belangrijk en waardevol werk.

Suggesties

Binnen de afdeling Zorgcontrol van CWZ zijn de medewerkers inmiddels overtuigd en komen ze nu regelmatig zelf met suggesties voor processen die door robots kunnen worden overgenomen. Zo verspreidt RPA zich als een olievlek over de afdeling en door het ziekenhuis.

Door: Dennis van Putten, RPA developer bij de Quoratio Groep,

en Hans de Boer, manager Zorgcontrol bij CWZ Nijmegen.