Anderzijds zie ik al twintig jaar dat bij veel zorginstellingen de basis rondom het planningsproces niet op orde is en de software niet wordt gebruikt op de wijze waarvoor het ontwikkeld is. De investering in de software kan mijn inziens dan gezien worden als een desinvestering en daar moeten we van af.

Transparant en overdraagbaar

Als ik het heb over de basis van het planningsproces op orde, dan bedoel ik een duidelijk transparant en overdraagbaar planproces, planners die voldoende bagage hebben om dit proces te volgen en planningsapplicatie en inrichting die het planproces naar een hoger niveau kan tillen.  We hebben het hier over een brede basis die van invloed is op het resultaat van de planning, het rooster voor de medewerkers. Vandaag wil ik mij beperken tot de basisinrichting van de planningsapplicatie (de overige onderwerpen zullen de komende maanden nader toegelicht worden).

Rollen inrichten

Voor het op orde krijgen van deze basis zal het management van de zorgorganisatie de handen in één moeten slaan. Het management zal beleid, criteria en regels moeten opstellen, op basis waarvan processen, rollen en de applicatie ingericht moet worden. Daarnaast zal dit alles regelmatig getoetst, bijgesteld en bewaakt moeten worden.

Wie is verantwoordelijk?

In een overleg bij één van onze klanten waar een manager HR en een manager die verantwoordelijk is voor een zorgkolom in het ziekenhuis aanwezig waren, konden beiden mij niet vertellen wie in het ziekenhuis deze verantwoordelijkheid heeft. Meerdere werkgroepen, externe adviseurs en initiatieven lopen naast elkaar zonder dat dit gecoördineerd wordt vanuit één verantwoordelijke. Mijn inziens is het cruciaal dat deze verantwoordelijkheid duidelijker bekend wordt in de zorgorganisaties met een duidelijke lijn naar de raad van bestuur.

Keuzes maken

Door op deze manier te gaan werken aan de basis kan de software van de verschillende leveranciers hun toegevoegde waarde laten zien. Daar waar we vroeger diensten konden stempelen en de uren konden tellen, kan heden ten dage het systeem in een planner optimaal ondersteunen bij het maken van zijn rooster. Enerzijds kan op basis van kunstmatige intelligentie scenario’s en roosters gepland worden anderzijds kan het planners ondersteunen in het maken van keuzes. Keuzes die afgewogen zijn op basis van verschillende criteria, zoals beschikbaarheid, kwalificaties, ATW en cao-regels.

Basis op ingericht

De planner kan met behulp van software vandaag de dag een gewogen keuze maken ‘welke medewerker kan ik het beste inzetten op welke dienst’. Dit kan de planner veel inspanning besparen en de kwaliteit van de planning verhogen, met over het algemeen ook meer tevreden medewerkers. Het is dan wel cruciaal dat de basis hier ook op ingericht is.

Door: Johan Augustijn, manager Business Healthcare bij Ortec