Tegelijkertijd leidt te weinig investering in beheer tot slecht gebruik van een applicatie. Hierdoor wordt het potentiële rendement van de applicatie te niet gedaan.
Vraagbaak
De functioneel beheerder is de vraagbaak voor de gebruikers van de applicatie. Bij de meeste zorginstellingen zien wij dat er op 10 medewerkers één medewerker is die toegang heeft tot het rooster in de applicatie. In een ziekenhuis van 5000 medewerkers zijn dit dus 500 medewerkers waarvan vragen beantwoord moeten worden, informatie gedeeld moet worden en waarbij ook voor scholing gezorgd moet worden. Daarnaast zijn er nog 5000 medewerkers die via een app of portal toegang hebben tot hun rooster en op basis hiervan de nodige vragen stellen.
Informatie ophalen
Naast vraagbaak te zijn van de gebruikersorganisatie is de functioneel beheerder ook nog een spil in proces rondom nieuwe releases/updates van de software en aanpassingen in de regelgeving in de applicatie zoals cao-aanpassingen. Denk hierbij aan het testen van de software, het informeren van de gebruikers en zorgen voor instructie aan nieuwe gebruikers van de software. Daarnaast zou de applicatiebeheerder ook nog informatie moeten ophalen bij de gebruikersorganisatie over hun wensen t.a.v. de inrichting van de software.
Accorderen
Naast de reguliere werkzaamheden die applicatiebeheerders hebben, zie ik in de praktijk dat er ook andere taken en bevoegdheden bij deze medewerkers liggen. Op het moment dat wij een klantendag organiseren en dit rond de 6de van de maand doen, kunnen veel applicatiebeheerders niet komen. De reden hiervoor is dat zij veel roosters moeten accorderen of leidinggevenden hierop moeten attenderen dat dit nog moet gebeuren. Mijn inziens is dit helemaal geen taak en verantwoordelijkheid van een applicatiebeheerder. Hier zijn leidinggevenden verantwoordelijk voor. Zeker als wij ons bedenken dat de personeelskosten in de zorg ruim 50 miljard zijn. Je ziet ook dat functioneel beheerders heel vaak procesvragen krijgen over het rooster. Het is slim om hier een key user aan te stellen, die de brug vormt tussen beleid en techniek. Dit kan bijvoorbeeld een planner zijn. Zo zorg je ervoor dat goed gebruik van de software en de link naar proces breder in de organisatie draagvlak krijgt.
Zoals dit pleidooi aangeeft ligt er een risico in de functie van applicatiebeheer zien als kostenpost, waardoor je het niet goed borgt in de organisatie. Weinig investeren in functioneel beheer kan kostenbesparend lijken, maar als je maximaal rendement uit je software wilt halen is solide functioneel beheer een must.
Door: Johan Augustijn, manager Business Healthcare bij Ortec
Helaas een enorme waarheid Johan. In ons leven worden we omgeven door software waar we ook vanuit gaan dat het allemaal vanzelf gaat. Zover zijn we nog niet. Veel software is nog steeds niet “gebruikersvriendelijk”. Eigenlijk zijn wij als gebruiker ook niet geinteresseerd in hoe iets werkt! Ik wil dit en dat, regel het. Ongeacht hoe ingewikkeld het proces is en wat er voor nodig is.
Een functioneel beheerder is dus nog steeds een zeer belangrijk tussenpersoon tussen de gebruiker en de software. Het niet hebben van een goed functioneel beheer team kost de organisatie veel geld aan procesverstoring, gebrek aan informatie en zeker niet te vergeten werknemers ontevredenheid.