Binnen ziekenhuizen ligt bij ICM vaak de nadruk op zorglogistiek (beddenplanning, OK-planning). Dat personeelsplanning een vak op zich is, is nog niet overal doorgedrongen. Vaak worden de roosters nog door een verpleegkundige van de afdeling gemaakt. Soms door een speciaal daarvoor aangenomen planner. Maar verder kijken dan de eigen afdeling, of verder dan het eerstvolgende rooster, is nog een zeldzaamheid. Laat staan het rooster consequent goed verbinden aan de productieplanning van het ziekenhuis. Of de mogelijkheden onderzoeken om het beschikbare personeel door de keten heen als uitgangspunt te nemen voor de fasering van de productieplanning.

Van ad-hoc naar langzaam vooruit

In de langdurige zorg verschuift de focus van de personeelsplanning al wel langzaam van ad hoc-dagsturing en elke maand een rooster opleveren naar verder vooruit en breder over afdelingen heen kijken om knelpunten op te lossen. Maar helaas geldt hier het sleutelwoord ’langzaam’.

Het doorleven van het belang om verder vooruit keuzes te maken en planningen aan elkaar te verbinden, is lastig. Het ‘nu’ blijkt altijd belangrijker dan het ‘later’. Logisch, maar ook pijnlijk. Want hoe eerder je knelpunten constateert, hoe meer opplossingsrichtingen je kunt verkennen.

Echt onverwacht?

Een perfect voorbeeld waar heel veel zorgorganisaties jaarlijks tegenaan lopen: de vakantieplanning. Ik wil niet te cynisch overkomen, maar het verbaast me dat care-en-cure-organisaties zich elk jaar totaal laten overvallen door de incomplete planning en drukte. Spreiding van vakanties lukt onvoldoende, en daar bovenop komt elk jaar weer vlak voor de zomer ‘onverwachte’ uitval van collega’s. Door ziekte, zwangerschap of uitstroom. Dan denk ik: zagen we dit écht niet aankomen?

De zomerplanning is een worsteling

Als je het droogkookt is de vakantieplanning een groot jaarlijks terugkerend thema van capaciteitsmanagement. Ziekenhuizen proberen met beddensluitingen en afschalen van planbare zorg de planningen rond te krijgen. Langdurige zorg heeft deze sturingsmogelijkheid niet. Ook in de zomer vragen bewoners aandacht en hebben zij zorg nodig. Willen ze eten, naar de wc en douchen. De worsteling om daar de planning rond te krijgen in de zomer is daarom nog lastiger.

E-mails, post-its en Excelsheets

Hoe probeert de zorg in Nederland dit proces onder controle te krijgen? Het overgrote deel gebruikt hiervoor Excelschema’s. Ingevuld per team door planners of zorgmedewerkers die de planning erbij doen. Vakantiewensen worden door deze helden verzameld aan de hand van e-mailtjes, post-its en belletjes van zorgmedewerkers. Hierdoor is het lastig om -zeker overstijgend – een compleet en betrouwbaar overzicht te krijgen van de stand van zaken. Waar zit nog ruimte en waar zakken we straks écht door het ijs? Dit resulteert in een zomerlang heel veel stress. Niet echt een situatie waarin je medewerkers tot rust kunnen komen.

Investeer in techniek

Mijn tip: zie een professionele vakantieplanning als het startpunt én kern van (integraal) capaciteitsmanagement en investeer in een goed proces en ondersteunende techniek. Zo creëer je organisatiebreed inzicht. Heeft je organisatie dit al goed voor elkaar? Ik hoop dat je als bestuur of directie dan even de moeite neemt om – behalve je zorgmedewerkers – ook de planners te bedanken. Want zij hebben met weinig middelen iets moois neergezet. En ik hoop dat je ze helpt dit proces volgend jaar verder te stroomlijnen. Want zoals gezegd: als je vakantieplanning op orde is, heb je al een flinke stap gezet om capaciteitsmanagement in je organisatie te introduceren.

Door: Jorien van den Heuvel, principal consultant bij Vlirdens