Er zijn hoge verwachtingen gecreëerd. Medewerkers hebben de indruk gekregen dat ze zelf hun rooster mogen samenstellen. En dan blijkt dat ze toch ook nog een vrijdag avond moeten werken. Waar ze niet om gevraagd hadden. Hoe hoger de verwachting, hoe dieper de teleurstelling.

Zorgvuldige communicatie

Zorgvuldige communicatie over wat teams van zelfroosteren kunnen verwachten is daarom een belangrijke onderlegger voor het succes van implementatie. Dit is precies waarom de trend inmiddels is om het niet meer over zelfroosteren te hebben, maar over teamroosteren of samen roosteren. Een dergelijke omschrijving geeft beter weer wat je als medewerker kunt verwachting: je krijgt meer invloed op je rooster, maar moet nog steeds samen met je team garant staan voor goede zorg. Dus ook samen verantwoordelijkheid nemen voor de minder populaire diensten.

Naast het goed managen van verwachtingen is er nog een andere belangrijke reden waarom teamroosteren vaak een minder groot succes blijkt als van tevoren verwacht. Dit heeft ermee te maken dat een implementatie vaak op operationeel niveau aangevlogen wordt. Eerst maakte de planner elke maand een rooster, nu zijn medewerkers er zelf voor verantwoordelijk.

Juiste instrumenten

Het is belangrijk het team de juiste instrumenten te geven om dit goed op te pakken. De formatie moet afgestemd zijn op de in te plannen diensten. Als er sprake is van formatietekort, dan moeten de diensten dus naar beneden bijgesteld worden voor het team. Zo is het duidelijk waar ze samen voor verantwoordelijk zijn. Het is vervolgens aan de organisatie om ervoor te zorgen dat het formatietekort opgelost wordt. Door het inzetten van de flexibele schil, flexpool of externe inzet. Of door het afschalen van zorg, wat waarschijnlijk de minst wenselijke oplossing is. Voor het team moet elke maand duidelijk zijn wat er van hen verwacht wordt: heb je deze maand liever dat medewerkers indien mogelijk een extra dienst werken, of een dienst minder? Of wellicht een dienst bij de buren?

Vooruit kijken

Een goede implementatie van teamroosteren kun je daarom niet los zien van verder vooruit kijken en bewuste keuzes maken als organisatie. Het is bij uitstek een implementatie die niet alleen op operationeel, maar ook op tactisch en strategisch niveau moet plaatsvinden. En als je het dan over teamroosteren hebt, dan is het natuurlijk het ideaal beeld om ook op dit niveau de teams mee te laten denken. Hoe ziet de zorg die wij leveren en het team dat we hebben er over drie tot vijf jaar uit? Hoe verloopt het aankomend jaar? Welke knelpunten kunnen we verwachten, welke oplossingsmogelijkheden zijn er en welke daarvan heeft onze voorkeur? Welke zorgorganisatie durft het aan om op dat niveau teamroosteren te implementeren? Dat is pas écht medewerkers verantwoordelijkheid geven over hun gezamenlijke rooster.

Door Jorien van den Heuvel, principal consultant bij Vlirdens