Voordat het selectieproces begint, is een grondige analyse nodig. Moet er gekozen worden voor een best-of-breed aanpak of een alles-in-één oplossing? Wil je werken met decentrale planning binnen teams of juist met professionele planners? Is het systeem flexibel genoeg om toekomstige veranderingen te accommoderen?

Kijk verder dan de kosten

Het is belangrijk om verder te kijken dan alleen de oppervlakte en kosten. Een betere procesondersteuning kan namelijk grote kostenbesparingen opleveren die de hogere licentiekosten rechtvaardigen.

Bij het selectieproces moeten zorgprofessionals, leidinggevenden, HR-personeel en IT-specialisten betrokken worden. Het is geen besluit dat alleen aan de vergadertafel genomen moet worden; laat mensen ook echt ervaren wat de impact is op hun werk. Gesprekken met andere instellingen zijn vaak waardevoller dan een demo van de leverancier. Eén referentie is geen referentie, en verschillende rollen kunnen verschillende ervaringen hebben. Kortom, wees kritisch, want het gaat om een keuze voor vele jaren.

Duizenden uren per jaar

Een praktijkvoorbeeld illustreert dit: voor een klant in de gehandicaptenzorg met zo’n 5000 medewerkers heb ik een businesscase gemaakt. Per maand worden daar ruim 29.000 aanpassingen gedaan op het rooster. Als dit in het ene systeem per mutatie 30 seconden meer kost dan in een ander systeem, scheelt dit bijna 3000 uur per jaar.

De implementatie van een roosterapplicatie brengt veranderingen met zich mee in de manier waarop dienstroosters worden opgesteld, gecommuniceerd en beheerd. Het is van groot belang om de impact van deze veranderingen te begrijpen en proactief te anticiperen op mogelijke uitdagingen, vooral gezien het cruciale belang van het rooster voor medewerkers die onregelmatige diensten draaien.

Overtuig

Een heldere en doelgerichte communicatie is essentieel bij de implementatie van roosterapplicaties. Benadruk de voordelen van de nieuwe applicatie, adresseer eventuele zorgen en verschaf duidelijkheid over de veranderingen die zullen plaatsvinden. Investeer daarnaast in training van planners om ervoor te zorgen dat zij de applicatie effectief kunnen gebruiken en begrijpen.

De implementatie van een roosterapplicatie is geen eenmalig proces, maar eerder een doorlopende cyclus van evaluatie en verbetering. Het is essentieel om feedback van gebruikers te verzamelen, zowel tijdens de implementatie als na de ingebruikname van de applicatie. Deze feedback kan worden gebruikt om de applicatie te optimaliseren en de tevredenheid van gebruikers te verhogen. Hiervoor is een goed team van applicatiebeheerders nodig dat samenwerkt met een gebruikersraad.

Door Johan Augustijn, manager Business Healthcare bij Ortec