In de zorg is personeel schaars. Een deel van deze schaarste wordt veroorzaakt door organisaties zelf, denkt directeur Yvonne Biemans van Assist Zorg. Zorgaanbieders sluiten met hun beleid niet altijd optimaal aan bij de wensen en behoeften van medewerkers. “Zo kunnen zorgprofessionals mantelzorgtaken of taken thuis lang niet altijd goed combineren met hun diensten. Je wilt HR-beleid dat meer meebeweegt met wat er in hun levens speelt.”

Christ-Jan Danen, lid RvB bij Thuiszorg West-Brabant (TWB), gelooft in een focus op inzetbaarheid en vitaliteit. “De afgelopen tien jaar is het ziekteverzuim in de zorg continu gestegen. Als we dit met drie procent weten terug te brengen, hebben we geen tekort meer maar een overschot.” Het nog verder optimaliseren van werkprocessen lost de schaarste niet op, denkt hij. Waar wel ruimte in zit is het aantrekkelijker maken van het werk en zo bijvoorbeeld ziekte en verloop voorkomen. “Daarvoor moeten we wel weten wat er leeft.”

Gedifferentieerd HR-beleid

TWB weet wat er onder collega’s leeft dankzij de tool Assist Analytics. Ze zetten dit digitale gereedschap maandelijks in. Dan krijgen willekeurig geselecteerde collega’s de kans zich uit te spreken over hun werk en de organisatie. TWB gebruikt de geanonimiseerde data uit deze onderzoeken en legt ook verbanden met andere data zoals verzuimcijfers.
Volgens Biemans kunnen zorgorganisaties met de tool tot een gedifferentieerd HR-beleid komen. “Via onderzoeksvragen kun je nagaan wat er bij bepaalde doelgroepen of teams leeft en hoe je het werk voor hen aantrekkelijker kunt maken. Door het gebruik van data en algoritmen krijg je belangrijke inzichten die je daarvoor niet had. Op basis daarvan kun je betere beleidskeuzes maken.”

Assist Analytics werkt beter dan een jaarlijks onderzoek naar tevredenheid van medewerkers, vindt Danen. “Daaruit komen gemiddelden. Je moet het wel erg slecht doen, wil je laag scoren. Met Assist Analytics kunnen we onze onderzoeken toespitsen op thema’s. Ook kunnen we vragen aan elkaar verbinden. Dan zie je wat leeft, bijvoorbeeld rond het thema veilige werkomgeving. Daar zijn we wat dieper ingedoken. We kwamen erachter dat er per functiegroep grote verschillen zijn in de issues en wat er nodig was aan interventies. Dit betekent dat we geen standaard beleid en interventie-instrument moesten maken.”

Jonge moeders

Met Assist Analytics kun je nagaan waar het werk nog niet optimaal aansluit bij wat collega’s willen. Zo achterhaalt TWB wat ze in hun HR-beleid nog beter kunnen doen. Danen geeft een voorbeeld: “Sommige teams gaven aan dat er te weinig flexibiliteit in hun rooster zit. In onze cijfers zagen we bij die doelgroep een hogere verzuimfrequentie. Oorzaak is dat mensen moeite hebben met het combineren van werk met (mantel)zorg thuis. Als ze thuis nodig zijn, kunnen ze niet vrij vragen. Dan melden zich soms ziek. We overwegen nu een systeem, waarbij collega’s elk jaar twee keer een rode kaart kunnen trekken. Zo zeggen ze als het ware: ik ben er even niet vandaag.”
Eerder heeft TWB dankzij data uit het onderzoek het werken in de thuiszorg aantrekkelijker gemaakt voor jonge moeders. Ze ontwikkelden een speciaal ‘pappa en mamma-contract’ waardoor ouders er thuis tijdig voor hun kinderen kunnen zijn. “Het klinkt simpel, maar het gaf onze mensen wel het gevoel: er is naar mij geluisterd.”

Feiten in plaats van sentimenten

Om van Analytics een succes te maken, moet een bestuurder zich er volledig aan verbinden, vindt Biemans. Het moet regelmatig op de agenda van de Raad van Bestuur staan en worden verankerd in de strategie. “Je moet nagaan wat je ermee wilt bereiken en hoe. Op basis van de te bereiken doelen – bijvoorbeeld verzuim verlagen, verloop verkleinen – verzamel je vervolgens data. Daarop baseer je jouw interventies.” Het effect ervan staat of valt bij communicatie, benadrukt Biemans. “Essentieel is dat de feedback van collega’s in alle openheid wordt besproken en dat je problemen daarna oplost. Als je dat consequent doet, dan blijven dingen minder lang etteren.” Volgens Biemans wil je voorkomen dat Assist Analytics alleen van het management en de directie is. “Het moet een tool van de teams zelf zijn. Met Analytics leg je een basis voor het goede gesprek over de feiten in plaats van sentimenten. Voor medewerkers is dit eindelijk een manier om helder aan te geven wat ze nodig hebben. Dat een organisatie jou die kans geeft, betekent dat ze waarde hechten aan jouw openheid.”

Nieuw type leidinggevenden

Ook Danen is ervan overtuigd dat Assist Analytics moet worden omarmd door het bestuur. “Het moet geen speeltje van HR zijn. Het leidinggevende kader heeft de sleutel tot succes.” Het kost volgens hem even om er goed mee te leren omgaan. Zijn advies: “Begin laagdrempelig. Omgaan met die data is wennen. Het is lastig om oorzaken vast te stellen. Dat is vaak een combinatie van factoren. Trek niet te snel conclusies. Ga over de resultaten eerst de dialoog aan.” Danen denkt dat datagedreven HR-beleid de toekomst heeft en vraagt om een nieuw type leidinggevenden. “Vroeger was je de koning als je de cijfers begreep en efficiënte processen kon inrichten. Nu krijg je HR-gedreven leidinggevenden die met deze tools kunnen omgaan en deze kunnen vertalen naar verbeteringen in welzijn en welbevinden van collega’s. Human capital wordt de kern van de zorg. Ik zie Assist als een van mijn expert HR-collega’s die mij daarbij helpt.”

Assist Analytics in kort bestek

Assist Analytics is een samenwerking tussen Scorius en Assist. Met deze tool kunnen zorgorganisaties achterhalen wat er leeft onder collega’s en daarmee de betrokkenheid vergroten. Het standaardonderzoek stelt zestien basisvragen. Het is mogelijk om daar zelf vragen aan toe te voegen. Door de frequente onderzoeken ontstaat inzicht in waar interventies nodig zijn. Hiervoor is ook een interventiehandboek beschikbaar met praktische handreikingen. Assist Analytics combineert psychometrische data (uit de onderzoeken) met business- en HR-data. De combinatie van die data geeft een zeer reëel beeld en kan zelfs voorspellend werken. Ook geeft het Analytics-dashboard realtime inzicht.