Overal in zorgland horen we termen als; “gezond roosteren” en “werk-prive balans”. Personeel is het belangrijkste kapitaal, maar tevens ook de grootste kostenpost; vaak rond 80% van de totale bedrijfskosten en dat loopt al snel in de miljoenen. Patiënten horen beloftes als “De patiënt staat centraal” en “zorg op maat”. Een mooi gedachtegoed en een zeer nobel streven, maar lastig te realiseren binnen een gezonde bedrijfsvoering. De zorgverzekeraars bepalen grotendeels welke zorg geleverd mag worden, toch wordt het ‘klant is koning’ gedachtegoed nog dagelijks verkondigd. Deze voorbeelden wekken een onrealistisch beeld, waardoor ontevredenheid groeit en verzuim zienderogen stijgt. Menig organisatie heeft een prachtige visie, met mooie kernwaarden. Hoe men dit vertaalt naar de werkvloer verdient niet altijd de schoonheidsprijs. We willen meer handen aan het bed, maar belasten zorgprofessionals met taken en rollen die niet passen bij hun functie. Zo ook met planning. Plannen is een vak, daar zijn we het over eens. Het vraagt logistiek en cijfermatig inzicht. Een goede zorgprofessional bezit hele andere competenties, maar de handen van deze kanjers worden van het bed gehaald om te plannen, voor hun al dan niet zelfsturende team. Met het gedachtegoed van zelfsturing is niets mis, maar wordt te vaak selectief ingevoerd. De managementlaag wordt verwijdert en het team zelden goed begeleid. Wat kunnen en willen zorgprofessionals zelf doen en waar hebben ze ondersteuning nodig?
Als we dit vertalen naar de planning, dan kunnen medewerkers prima bepalen hoe de werkdagen of vakanties worden verdeeld. De kunst is om de lusten en lasten eerlijk te verdelen en dat blijkt in de praktijk behoorlijk lastig. Fluctuaties in de zorgvraag, omgaan met verzuim en het stabiel houden van de planning is zeer complex. Kaders die recht doen aan de klant, medewerker en organisatie zijn er meestal niet en dagelijks is men bezig om brandjes te blussen. Weer iemand ziek, geen tijd voor overleg, want de SEH loopt vol omdat het ijzelt buiten. Vooruit kijken? Hoe dan? Het grote ruilevenement dat plaatsvindt als de roosters uitkomen of de bergen mutaties die doorgevoerd moeten worden kosten veel tijd. Tijd en energie die niet aan de patiënt gegeven kan worden, en dan is de cirkel weer rond. Gezond roosteren, stabiliteit en regelmaat zijn met uitsterven bedreigd en trends laten zien dat burn-out klachten en depressies steeds vaker de kop op steken. En dan die schrijnende verhalen van patiënten die op wachtlijsten staan, veel verschillende gezichten zien en niet de zorg krijgen die ze nodig hebben. Zorgmedewerkers willen kwaliteit leveren maar de minuten per patiënt worden geteld, dus dat kopje koffie kan niet meer.
Wat is dan de oplossing voor dit fenomeen? Het serieus nemen van, en prioriteit geven aan planning op alle niveaus. Het volgen van een cyclus waarbij vooruit gekeken, gepland en geanalyseerd wordt. De kaders bepalen, coaching faciliteren en het trainen van goede planners. De oplossing is niet alleen een softwaresysteem, het inrichten van processen en kundige mensen achter de knoppen is net zo cruciaal. Planning is je fundament, en alleen als het fundament klopt, kun je het volledig potentieel uit je mensen en organisatie halen. Planning, in het vakgebied bekend als Workforce Management, is meer dan roosteren. Het is inspelen op trends, sturen op KPI’s, capaciteitsmanagement en budgetbewaking. Het verlenen van goede zorg is het kloppende hart van een zorgorganisatie en Workforce Management is de randvoorwaarde om dit succesvol te kunnen doen. Meer tijd en geld naar je primaire proces en professionals laten doen waar ze goed in zijn. Een planner kun je geen wit jasje geven en de vloer op sturen, een zorgprofessional kun je niet zomaar achter de planning zetten. Naast catering en vastgoed behoort ook planning niet tot hun expertise. Het is cruciaal dat de planning wordt uitgevoerd door gespecialiseerde Workforce Management professionals en net als bovengenoemde voorbeelden, kan ook planning worden uitbesteed. PlanMen biedt outsourcing van WFM aan via PlanVille, www.planville.nl.
Jorien de Rooij-Boomaars is sr. consultant PlanMen. Na 10 jaar in de zorg te hebben gewerkt en daar dagelijks tegen de planningsproblematieken aanliep , heeft Jorien in januari de overstap gemaakt naar PlanMen. Met haar visie op de zorg maakt ze nu vanuit PlanMen het verschil door het potentieel binnen zorgorganisaties te helpen benutten.
