Organisaties die op zoek zijn naar software voor zelfroosteren, hebben velerlei vragen:

• is de applicatie gebruiksvriendelijk?
• kunnen mensen het eenvoudig leren?
• op welke wijze verzorgt de leverancier de opleiding?

Dit soort vragen gaan vooral over het gebruik van de software. De leveranciers die een oplossing bieden, hebben allen een applicatie die niet moeilijker is dan het gebruik van je facebook-account, maar zelfroosteren is meer dan een tool gebruiken. Het is ook meer dan alleen je werktijden invullen wanneer je wilt werken. Bij zelfroosteren is de tool maar een beperkt onderdeel van het totale plaatje.

Leerzaam
Onlangs zat ik bij een evaluatie van een van mijn klanten die aan zelfroosteren doet. Tijdens dit bezoek kwamen allerlei aspecten over het gebruik van software aan de orde. Erg leerzaam. Zo hoorde ik niet alleen hoe de software gebruikt wordt, maar kwamen ook andere aspecten van plannen naar voren.
Medewerkers die zelf gaan roosteren, zijn geneigd alle contracturen in te plannen. Als ze bijvoorbeeld een contract hebben voor 24 uur per week, gaan ze ervan uit dat ze ook 24 uur per week moeten roosteren.

Extra taken
Bij de klant waar ik was, is het de bedoeling dat de medewerkers naast hun zorgtaken voor het team wat extra taken uitvoeren die niet van tevoren gepland worden. Dus als een medewerkster 24 uur inplant en zij die extra taken moet doen, komen er uren bij. Dit leidt tot werken in eigen tijd – wat toch niet de bedoeling kan zijn – of tot meer-uren of overuren draaien, wat niet past in het instellingsbudget.

Lekker gewerkt
Het evaluatiegesprek vond plaats in het begin van het nieuwe jaar. Bij een van de teams waren alle uren van iedereen keurig ingepland en er was in deze periode geen ziekte geweest of vakantie opgenomen. Kortom: er was lekker gewerkt. Maar niemand had van tevoren aan het team duidelijk gemaakt dat in de formatie 5 procent ziekte en vakantie waren verrekend. Dit team heeft dus, uitgaande van 7 fte, een schuld opgebouwd van 22 vakantie-uren en mogelijk 12 ziekte-uren. En geen uren gespaard voor de inzet van vakantiekrachten in de zomer.

Planningsmethodiek
Dit deed mij realiseren dat zelfroosteren als concept en planningsmethodiek een prachtige oplossing is om meer grip te krijgen op privé en werk. Anderzijds is zelfroosteren meer dan diensten kiezen en wat onderhandelen. Zelfroosteren zal ertoe moeten leiden dat medewerkers zich bewust worden van hun jaarurenbudget in relatie tot de vraag van de afdeling. Niet alleen kijken naar het hier en nu, maar gedegen rekening houden met de uren van het team. Hoe komen we uit met de uren? Als we in de zomer allemaal op vakantie willen, zullen we in het voorjaar wat uren moeten sparen, zodat we in de vakantiemaanden in de weken dat we niet op vakantie zijn wat extra uur beschikbaar zijn om de vakantie van de collega mogelijk te maken.

Kortom de tool is het minst complexe onderdeel van zelfroosteren. Het proces is een veel grotere uitdaging.

Johan Augustijn, senior accountmanager Healthcare Ortec