Het is al jaren een hot topic in de zorg: administratieve werkdruk. Althans, als het gaat over de administratie in het primaire proces. Die in het secundaire proces is vaak nog een ondergeschoven kindje. Terwijl je met een goede bedrijfsvoering juist béter kunt focussen op zorg.

Als zorginstellingen op zoek zijn naar een nieuw administratief systeem, vragen ze leveranciers vaak om een proof of concept. Laat maar zien dat jouw systeem kan wat wij nodig hebben, is dan de gedachte. Dat klinkt logisch – tot je beseft dat ‘wat wij nodig hebben’, nog vaak gebaseerd is op werkwijzen uit het verre verleden.

Basale vragen stellen

Ik adviseer dan: bedenk je eerst waarom je iets doet. En waarom je het zó doet. Wat levert het op? En wat kost het je? Basale vragen, waar in de zorg niet vaak tijd voor is geweest. Administratie is immers geen verdienmodel voor de zorg. Het moet altijd zo efficiënt mogelijk worden ingericht, en niet naar ieders individuele wensen. Veel organisaties rolden van de ene fusie in de andere, en er was (mede door veranderende wetgeving) altijd wel ergens een brandje dat geblust moest worden. Begrijpelijk, maar daardoor is de administratieve druk in de loop der jaren enorm gegroeid. En ik ben ervan overtuigd dat dat de zorg miljarden euro’s per jaar kost.

Drie man voor een bonnetje

Een voorbeeld. Bij een zorgorganisatie met meer dan 8000 medewerkers vroeg men: hoe kan ik een bonnetje toewijzen aan twee kostenplaatsen? Mijn antwoord: dat kan niet, en dat moet je ook niet willen. Jawel, vond men, want er zijn twee kostenhouders die hier goedkeuring voor moeten geven. Dat ging om duizenden bonnetjes per jaar, van meestal nog geen tien euro. Daar moesten elke keer minstens drie mensen mee bezig – zelfs als alles goedgekeurd werd.
Dan is het echt tijd om terug te gaan naar de tekentafel. En te bedenken: waar wil je op sturen? Bedrijfsvoering in de zorg is gebaat bij management by exception. Ga niet alles controleren, maar focus op wat fout dreigt te gaan. En zoek daar een geschikt systeem bij, dat veel meer lastig werk over kan nemen dan je nu misschien denkt.

Geld voor de zorg

Nog een voorbeeld. Veel organisaties hebben drie administraties voor vrijwilligers. Eentje bij HR, eentje bij Finance, en eentje bij de vrijwilligerscoördinator. Driedubbel werk, met als resultaat: meer kans op fouten. Die versnippering ontstaat doordat de zorg medewerkers op hun eigen winkeltje laat passen. Terwijl dit eigenlijk op MT- of bestuurdersniveau aangepakt moet worden, omdat er anders geld wordt weggegooid. Geld dat we aan zorg kunnen besteden, als we de processen en systemen aan de achterkant op orde hebben. En dáárom is het tijd om terug te gaan naar de tekentafel.

‘Oude processen kosten de zorg miljarden euro’s per jaar’

AFAS SOFTWARE
www.afas.nl/zorg
T: 033 – 434 1800

Thijs van der Schee is salesmanager Zorg & Welzijn bij AFAS. Hij is specialist bedrijfsvoering en e-HRM, en adviseert VVT-organisaties, de gehandicaptenzorg en (academische) ziekenhuizen. Overal ziet hij hetzelfde: dubbel werk door dubbele invoer, inefficiënte processen en een administratieve werkdruk die veel hoger is dan strikt noodzakelijk.

Deze rubriek is geschreven door een partner van Zorgvisie en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.