Zeker in de beginmaanden van de eerste lockdown was er sprake van ongekende eensgezindheid; de continuïteit van zorg stond voorop. Tal van regels werden instant versoepeld en geld speelde heel even een ondergeschikte rol. Voorbeelden zijn de versnelde goedkeuring van vaccins en minder strenge regels rond zorginkoop en -verantwoording. Tegelijkertijd was op andere vlakken juist sprake van aanscherpingen en extra registratie. Denk aan de wekelijkse uitvraag naar de bezetting van covid-bedden zowel binnen als buiten het ziekenhuis. Of aan registraties bij het binnentreden van de organisatie, extra controlevragen voor medisch-specialistische zorg of het proactief bijhouden van productie en kosten, zonder dat al duidelijk was of en hoe dit verantwoord moest worden.

Effect coronacrisis op regeldruk

Wat de effecten zijn geweest op de administratieve belasting van zorgprofessionals onderzoeken wij op dit moment weer middels onze jaarlijkse enquête, die nog tot 31 augustus kan worden ingevuld.
Dé grote vraag wat ons betreft is nu vooral welke lessen we uit de coronaperiode kunnen trekken.

Veel onderzoek naar administratieve belasting

Wij pretenderen niet het volledige antwoord op de vraag te hebben. We weten echter wel steeds beter wáár we het moeten zoeken! De afgelopen jaren hebben wij, en velen met ons, immers veel onderzoek gedaan naar dit thema.

Onderliggende mechanismen

In algemene zin geldt dat je een probleem pas echt kunt oplossen, als je de oorzaken kent. Dat geldt ook voor administratieve belasting. Het vraagt om kennis van de onderliggende mechanismen die leiden tot regeldruk. Natuurlijk… de feitelijke administratieve tijdsbesteding is simpelweg de resultante van het aantal registratieve handeling en de tijd die dit per keer kost. Daarvoor zijn snappen en schrappen van onnodige registratieve handelingen, het daarna verminderen van de registratiefrequentie (denk aan het afschaffen van de vijf-minutenregistratie) en tot slot het vergemakkelijken van resterende registraties de voor de hand liggende oplossingen. Maar onze overtuiging is dat het reduceren van administratieve belasting veel verder gaat dan het snappen en schrappen van regels, om vervolgens zogenoemde merkbaarheidsscans uit te voeren om het effect te onderzoeken. Dat suggereert in onze optiek een maakbaarheid die onvoldoende rekenschap toont van de complexe en met elkaar verweven oorzaken. Het is in onze optiek niet mogelijk om meer of minder regeldruk nauwkeurig toe te schrijven aan één specifieke maatregel.

Terugdringen administratieve belasting

We hebben vorig jaar samen met het ministerie van VWS een traject doorlopen dat enkele waardevolle inzichten heeft verschaft over die onderliggende mechanismen. Zo zagen we dat er óók in het huidige stelsel wel degelijk organisaties zijn die de administratieve belasting effectief hebben teruggedrongen. Zij hebben de onderliggende mechanismen dus weten te doorbreken. En wij wilden weten hoe. Samen met ‘vooruitstrevende denkers’ in de zorg (waaronder zorgaanbieders, verzekeraars, cliëntenorganisaties en experts) zijn we op zoek gegaan naar het antwoord. We noemden dit Green Tape Sessies, als tegenhanger van Red Tape (‘bureaucratie’), omdat we niet zozeer op zoek wilden naar ‘wat niet’ maar veel meer naar ‘wat juist wel’. We draaiden het dus om en kwamen met elkaar tot de volgende punten:

• Integraliteit. Stel de behoeften van de cliënt, diens kwaliteit van leven en de zorgprofessional centraal, niet het systeem en regels. Zorg vanuit een integrale vraag, voor integrale hulp, integrale financiering en integrale regels en registraties. Breng daarbij systeempartners en uitvoering dichter bij elkaar.
• Heldere, gedragen en consistente visie, die aansluit bij ‘de bedoeling’. Benadruk hierin de gezamenlijkheid van systeempartners in belangen, doelstellingen en verantwoordelijkheden. Goede en betaalbare zorg en prettig werk is zo’n gezamenlijke doelstelling. Overbrug de verschillen en bespreek dilemma’s en tegenstellingen met elkaar.
• Communicatie. Communiceer via uiteenlopende kanalen, consequent en veelvuldig over die gedeelde visie en bereikte successen. Kies voor de positieve insteek; niet de focus of wat mis gaat, maar meer op wat beter kan. Dit draagt bij aan een andere perceptie van administratieve belasting.
• Vertrouwen en regelruimte. Vanuit gedeelde waarden maak je makkelijker impliciet de goede keuzes en heb je minder regels nodig. Waarden en principes gaan dus boven regels. Dit kan gepaard gaan met een andere manier van verantwoorden, waarbij interne besturing veel meer in lijn is met externe verantwoording.
• Verdraagzaamheid en acceptatie boven regels. Verdraag en accepteer traagheid (het is morgen een beetje beter, maar nog niet opgelost), fouten, risico’s, verschillen, uitzonderingen en tegenstellingen. Het hoeft niet ineens perfect, als de gezamenlijke intentie maar juist is.
• Leiderschap op alle niveaus. Dit vraagt visie en consistentie. Maar ook om vertrouwen en steun geven. Fouten maken hoort erbij. Incidenten komen voor. We moeten ons dan niet laten leiden door emotie en populisme en in de regelreflex schieten. Heb het lef om met de bedoeling voor ogen af te wijken van regels, of om juist koers te houden.
• Blijf kritisch, stel vragen. Stel nieuwe en bestaande regels ter discussie. Want als je doet wat je altijd al deed…
• Alleen nog goede regels; regelarm by design. Zorg dat regels die er zijn, opgesteld én getoetst zijn met de zorg zelf, bijdragen aan ‘de bedoeling’, makkelijk uitvoerbaar, uitlegbaar en logisch zijn. Doordenk ze in de praktijk, alvorens ze te implementeren.
• Eenvoud, eenvoud, eenvoud. Zowel qua financiering, verantwoordingseisen en verantwoordingswijzen. We schieten nu ‘de bedoeling’ vaak ver voorbij.
• Eenmalige registratie. Eenmalige registratie aan de bron en meervoudig gebruik (dus ook een eenmalige uitvraag).
• Samenwerkende en gebruiksvriendelijke systemen. Zorg dat systemen en applicaties waarmee zorgprofessionals werken, gestandaardiseerd, snel en gebruiksvriendelijk zijn en met elkaar samenwerken. En train zorgprofessionals om er goed mee te kunnen werken.
• Identificeer en beloon best practices. Maak deze (in pilots) breder toepasbaar en schaal ze op. Begin (mag ook klein!), experimenteer, leer en implementeer. Deel successen en help elkaar.

Onze overtuiging is dat veel van deze punten ook tijdens de coronacrisis de basis waren voor succesvolle interventies ten aanzien van administratieve belasting. En nogmaals, echt niet alles ging goed. Maar de uitdaging is om ook dáár lessen uit te trekken.

Door: Marvin Hanekamp, Managing Director bij Berenschot.