Capaciteitsmanagement is tenslotte het fundament onder de operationele personeelsplanning. Het geeft je de mogelijkheid om te anticiperen op het komende jaar. En de weken binnen dat jaar. Te acteren richting die toekomst inzake vraagstukken rondom continuïteit in zorgverlening, kostenbeheersing en rust in planning voor medewerkers.

Onmisbare ingrediënten

Tijdens één van de boeiende presentaties hoorde ik een spreker verkondigen dat correcte data de onmisbare ingrediënten zijn voor een succesvolle personeelsinzet. Deze uitspraak bleef als een pittige smaakexplosie in mijn gedachten rondspoken. Onderweg naar huis besefte ik plotseling: capaciteitsmanagement is niets minder dan bakken.

Net zoals een chef-kok die een nieuw gerecht creëert, raadpleeg ik voor capaciteitsplanning ook een recept. Eén dat richtlijnen geeft voor een perfect resultaat: welke ingrediënten heb ik nodig, welke software is onmisbaar, en niet te vergeten: hoeveel tijd is er nodig voor de bereiding? Vergelijkbaar met het ontwikkelen van een sublieme keukencreatie, moet ik bij het opstellen van een effectieve planning weten hoeveel zorg er op welk moment geleverd moet worden, welke kwaliteitsnormen gelden, hoe personele beschikbaarheid zich ontwikkelt en welke regels (zoals de cao en arbeidswetgeving) er gelden. Zonder een degelijk recept of kader is de kans op een teleurstellend resultaat groot.

Te weinig bloem

Een inspirerende casus bij een zorgorganisatie: bij het maken van de vakantieplanning kwam men vlak voor het aanbreken van de vakantieperiode erachter dat van de 440 medewerkers er 230 op vakantie waren. Dit terwijl de zorgvraag nauwelijks veranderd was. Doet dit denken aan een mogelijke culinaire catastrofe? Je kunt geen smakelijke cake bakken met te weinig bloem op voorraad.

Eten is voor ons mensen een primaire levensbehoefte, en net zo essentieel is capaciteitsmanagement voor een gezonde en aantrekkelijke zorgorganisatie. Het vormt de ruggengraat van een vlekkeloos bedrijfsproces.

Software als keukenapparatuur

Tijdens het congres werd ook enthousiast gesproken over slimme en makkelijk te gebruiken software. Software die echt helpt bij het proces van capaciteitsmanagement en de benodigde resultaten die dit proces moet hebben. Deze software is als keukenapparatuur: “Krijg ik een goede verhouding van mijn ingrediënten zonder keukenweegschaal?” Theoretisch zou het misschien kunnen. Maar als ik toch iets probeer te maken zonder een goed hulpmiddel, is de kans op succes beduidend minder.

Helaas zie ik de praktijk nog veel zorgorganisaties die planningen maken zonder goed recept. Een recept waarmee ik anticipeer op wat ik moet maken. Om mijn ingrediënten op tijd te hebben moet ik boodschappen doen. Om niet verrast te worden in de vakantieperiode, of welke periode in het jaar dan ook, moet ik het voorspellend vermogen hebben om nu al de oplossing te bewerkstellingen voor de uitdagingen in de toekomst.

Smaakvol resultaat

Goed koken en goed plannen zijn beide uitdagende taken, maar met de juiste software en expertise kan iedereen een smaakvol resultaat bereiken. Toch niet weer een zomervakantie waar 230 van de 440 medewerkers weg zijn?