Twee ziekenhuisapothekers, drie openbare apothekers en een regionale samenwerkingsorganisatie bij elkaar om een convenant te tekenen. Ze spraken met elkaar af om, vanaf januari, medicatievoorschriften alleen nog maar digitaal voor te schrijven van de tweedelijns- naar eerstelijnszorg. Hiermee zou een einde komen aan het papieren- en fax-tijdperk. Ze beseften allemaal maar al te goed dat ze iedere schakel in de keten nodig hadden om deze stap tot een succes te maken en het vertrouwen werd bekrachtigd met handtekeningen.
Dit is een waargebeurd verhaal, dat op 8 december jongstleden in de regio Zuidoost-Brabant speelde. We zijn de eerste regio die medicatievoorschriften digitaal verzendt vanuit de tweede lijn naar de eerste lijn via het Landelijk Schakelpunt (LSP). Hoewel het eigenlijk een vrij technische oplossing betreft, is dit traject alles behalve technisch aangevlogen. Twee zaken speelden een cruciale rol: ketensamenwerking en procesinnovatie

Ketensamenwerking

Vanuit het VIPP-programma, een implementatieprogramma voor de versnelling van informatie-uitwisseling tussen patiënt en professional, is een van de doelstellingen de volgende: ‘Iedere zorginstelling kan op 31 december 2019 medicatievoorschriften digitaal aanbieden als vooraankondiging en/of recept’.
Het VIPP-programma richt zich vooralsnog op ziekenhuizen, dus vooral voor hen is het noodzakelijk deze doelstelling te halen. Echter, voor communicatie heb je altijd meerdere partijen nodig: de verzender en de ontvanger. De twee ziekenhuizen die onderdeel uitmaken van dit convenant hebben er dus heel goed aan gedaan om vanaf het begin de openbare apotheken bij het proces te betrekken.
Samen met de openbare apotheken is dus vanaf stap één bekeken wat nodig is om het digitaal verzenden van medicatievoorschriften mogelijk te maken. Het is echt een team-effort geweest en hierdoor werd het meteen een project voor de hele keten.

Procesinnovatie

Met het gegeven dat de gehele keten nodig is voor succesvol digitaal voorschrijven, werd ook meteen duidelijk dat het behalen van deze doelstelling verder gaat dan alleen het aanpassen van de techniek. Het gaat namelijk over de behoefte van informatie-uitwisseling met elkaar. In het samenwerkingsconvenant is daarom het hele proces meegenomen: van voorschrijven tot uitgifte. Er is uitvoerig, kritisch en vooral met elkaar bekeken waar in dit hele proces de risico’s zich bevinden.
Zo weten we bijvoorbeeld dat de techniek nog niet perfect is, dat er vanuit de leveranciers nog wat aanpassingen gedaan moeten worden aan de systemen voor ondersteuning. Maar met elkaar hebben we afgesproken dat het goed genoeg is om live te gaan. Ook hebben we met elkaar een risicoanalyse uitgevoerd om alle knelpunten in kaart te brengen. Zaken die hieruit naar voren kwamen, zijn bijvoorbeeld het omgaan met weekdoseringssystemen en AGB-codes.
Hoewel dit punten zijn die op korte termijn aangepakt moeten worden, zijn het geen belemmerende factoren om met digitaal voorschrijven in onze regio te starten. In goed overleg is besloten om direct een nieuwe werkgroep te starten met ziekenhuisapothekers, poliklinisch apothekers en openbaar apothekers om vraagstukken als deze op te lossen.

Apothekers erbij betrekken

Dit project is begonnen met een pilot anderhalf jaar geleden, waaraan één ziekenhuis en vier CGM-apotheken meededen. Hierna is bewust niet zo snel mogelijk overgegaan tot ingebruikname van de techniek door de hele regio, maar juist eerst bekeken hoe het hele proces zo goed mogelijk kan worden ondersteund. Het ging over hoe we met elkaar het hele proces kunnen verbeteren: van kop tot staart, van verzending tot uitgifte. In het ondertekende samenwerkingsconvenant zijn detailafspraken gemaakt over hoe we met de digitale medicatievoorschriften omgaan, er is een analyse gemaakt van de veiligheid en er is kritisch met elkaar gekeken naar oplossingen.
Ieder ziekenhuis dat nog aan de slag gaat met het behalen van deze VIPP-doelstelling, doet er goed aan de openbare apothekers en de regionale samenwerkingsorganisatie erbij te betrekken. Zodat er procesafspraken gemaakt worden en ketensamenwerking plaatsvindt. Want alleen dan wordt deze nieuwe techniek maximaal uitgebaat, zodat zorgverleners én patiënten er beter van worden.

Roanda Fokkens-Steba, klinisch informaticus en programmanager medicatie bij RZCC