Eigenlijk wil iedereen hetzelfde: dat de personeelsplanning het primaire proces optimaal ondersteunt. De hele organisatie maakt een planning volgens een duidelijke eenduidige visie. De planning wordt gemaakt door kundige planners, die verstand hebben van de arbeidstijdenwet, de cao en aanvullende afspraken. Ze kennen het team, maar hebben ook een teamoverstijgend inzicht en kunnen belangen tussen teams afwegen. En natuurlijk wordt het planproces en de planner ondersteund door goede planningssoftware. De software is gebruiksvriendelijk, en biedt de juiste inzichten aan alle stakeholders. De medewerkers zien hun rooster en kunnen makkelijk ruilen en gewerkte uren invoeren. De planner ziet alle kpis waar in de planning rekening mee gehouden moet worden, en de leidinggevende ziet in één oogopslag of het rooster binnen het budget blijft.

Duidelijk doel

Het doel is duidelijk, en eigenlijk vrij vanzelfsprekend. Maar dan de weg ernaartoe. Want hoe bereiken we dit allemaal? Het liefst met een afgekaderd project, duidelijke business-case en in één, nou vooruit, maximaal twee jaar.

Het eerlijke verhaal? Dat gaat je niet lukken. Het klinkt allemaal heel logisch, maar in de praktijk vraag je verandering. Verandering van overbelaste medewerkers én organisaties.

Verbetering van de personeelsplanning is niet altijd een makkelijke boodschap voor zorgorganisaties. Zelfs niet als je de medewerkers ermee op één wil zetten. Je gaat beter zorgen voor de gemiddelde medewerker, maar de meest vocale medewerkers zijn niet automatisch blij. Ook de teamleden die nu plannen, en dat naar eer en geweten doen, worden niet per se gelukkig als deze taak bij hen weggenomen wordt. Zelfs al zien ze de logica en weten ze dat er meer expertise en focus nodig is.

Daarnaast heb je nog andere verbeteringen die nodig zijn om met de personeelsplanning in control te komen. Denk bijvoorbeeld aan goed en consistent softwaregebruik. Het voordeel hiervan voor de teams en medewerkers is nog lastiger uit te leggen.

Accepteer weerstand

Kortom: om het doel te bereiken heb je een lange adem nodig en moet je weerstand accepteren. Van weerstand uitgaan zelfs. Maar je hebt geen keuze. Als organisatie moet je door dit proces heen om echt toekomstbestendig te worden. Want goed zorgen voor werknemers en cliënten binnen hele strakke financiële kaders is absolute noodzaak, en een professionele personeelsplanning is onderdeel van dit fundament.

Wat is dan de eerste stap? Natuurlijk verschilt dit per organisatie. Het algemene advies is om te beginnen waar de urgentie het meest gevoeld wordt. En niet te wachten totdat je het perfecte plaatje inzichtelijk hebt. Eén stap beter dan vandaag is het al waard om voor in beweging te komen.

De eerste stap die ik vaak zet is het bij elkaar zetten van de verschillende betrokkenen van de planning en samen het huidige planproces uit te tekenen. Te beginnen bij het budget, de vertaling van de verwachte zorgvraag naar diensten, het inschatten van afwezigheid van medewerkers door het jaar heen en voor het eerstkomende rooster. De wensen en eisen die medewerkers zelf stellen, en zo kan ik nog wel even doorgaan. De eyeopeners die een dergelijke bijeenkomst voor iedere aanwezige stakeholder oplevert, is een goede eerste stap en aanjager voor verandering. Er ontstaat de nodige bewustwording van complexiteit en afhankelijkheid.