Wie in de zorg werkt, weet hoe belangrijk het is om een goed rooster te hebben. Een rooster dat rekening houdt met de zorgvraag, het personeelsaanbod en de wensen van de medewerkers. Een rooster dat flexibel is, maar ook betrouwbaar en efficiënt. Een rooster dat zorgt voor een optimale inzet van beschikbare personeel en een hoge kwaliteit van zorg.

Onmisbare schakel

Wie maakt zo’n rooster? Dat is de taak van de personeelsplanner in de gezondheidszorg. Een personeelsplanner is een onmisbare schakel in de zorgsector. Hij of zij draagt bij aan het welzijn en de tevredenheid van zowel de medewerkers als de cliënten of patiënten. Een slecht rooster kan leiden tot ontevreden medewerkers, met als resultaat een hoger ziekteverzuim en/of verloop.

Kwaliteit van zorg

De planner levert een belangrijke bijdrage aan de continuïteit en de kwaliteit van zorg. Een rooster dat onvoldoende is afgestemd op de zorgvraag, leidt tot slechtere zorg. De planner maakt het verschil tussen chaos en orde, tussen frustratie en waardering, tussen verspilling en optimalisatie.

Balans en communicatie

Een personeelsplanner moet rekening houden met veel factoren bij het maken van een rooster. Er moet bijvoorbeeld gezorgd worden voor een goede balans tussen vast en flexibel personeel, tussen ervaren en onervaren medewerkers, tussen dag- en nachtdiensten, tussen werk- en privétijd, tussen individuele en collectieve belangen. De planner moet ook anticiperen op veranderingen in de zorgvraag, zoals pieken en dalen, spoedgevallen, afwezigheid of uitval van medewerkers of cliënten. Tenslotte moet de planner ook communiceren met alle betrokkenen, zoals leidinggevenden, medewerkers en andere afdelingen of instanties.

Uitdagende functie

Een personeelsplanner heeft dus een uitdagende en veelzijdige functie. Het is een functie die veel kennis, vaardigheden en competenties vereist. Een personeelsplanner moet bijvoorbeeld analytisch kunnen denken, goed kunnen organiseren, snel kunnen schakelen, stressbestendig zijn, oplossingsgericht zijn, klantgericht zijn en samen kunnen werken. Een personeelsplanner moet ook beschikken over een relevante opleiding en kennis van de materie.

Zonder opleiding

En helaas moeten we constateren dat een personeelsplanner in de zorg vaak niet beschikt over de relevante opleiding, noch op het gebied van roosteren en plannen noch op het gebied van gebruik maken van de benodigde hulpmiddelen (software). In een sector waar personeelstekort steeds groter wordt, de kosten van personeelsinzet jaarlijks toenemen, mede door de oplopende kosten voor personeel niet in loondienst, laten we de planning verzorgen door mensen die er niet of nauwelijks voor opgeleid zijn.

Investeren

Begrijp me goed, dit is niets ten nadele van de medewerkers die nu dagelijks bezig zijn met de planning, maar op basis van hun kennis en kwaliteiten en mogelijkheden presteren ze maximaal. Maar als personeelsplanning zo essentieel is als hierboven beschreven, dan moeten we ook investeren in de personeelsplanner. Plannen is een vak en geen neventaak, laten we investeren in dit vak, deze investering zal zich zeker terugverdienen.

Door Johan Augustijn, manager Business Healthcare bij Ortec