Personeelsplanning heeft een link met HR, want het gaat om mensen. Het heeft ook een link met financiën, want de personeelskosten moeten onder controle blijven. En last but not least heeft het een link naar de zorg, want capaciteit heeft invloed op kwaliteit, en goede zorg geeft bestaansrecht aan zorgorganisaties. Bij wie leg je dan de verantwoordelijkheid voor de personeelsplanning neer?

Integraal

In ziekenhuizen zie je gelukkig steeds vaker een afdeling integraal capaciteitsmanagement, die direct onder de raad van bestuur valt. Wat mij betreft de enige juiste keuze. Idealiter is deze afdeling dan niet alleen verantwoordelijk voor de vertaling van productieafspraken, OK en beddenplanning, maar ook voor de personeelsplanning. Personeelsplanners hebben zo de mogelijkheid om roosters te maken volgens de visie van de organisatie, zonder daarbij meegetrokken te worden in de kortetermijnbelangen van een specifieke stakeholder.

Ivoren toren

Natuurlijk betekent dit niet dat planners in een ivoren toren een rooster aan het maken zijn. Ook als ze onderdeel zijn van een centrale afdeling kunnen ze nog steeds regelmatig fysiek dicht bij het team zitten dat ze plannen. Ze hebben in deze constructie alleen een volwaardig onafhankelijke adviesfunctie richting de leidinggevende van het team. Ze nemen niet alleen het belang van het geplande team, maar ook van de gehele organisatie mee in de planning. De leidinggevende blijft eindverantwoordelijk voor zijn planning, maar zal zijn beslissingen moeten kunnen beargumenteren als deze afwijken van het advies van de planner.

Bovenstaande constructie zou ook in langdurige zorg toegepast kunnen worden. Zeker met de aanhoudende tekorten wordt integraal overzicht in capaciteit en tactisch inzicht in benodigde flexibiliteit steeds belangrijker.

Zelfroosteren

Hoe verhoudt dit zich dan tot de implementatie van zelfroosteren, waar veel zorgorganisaties op dit moment actief mee bezig zijn? Zelfroosteren in de zorg heeft als randvoorwaarde dat je als team de zorg levert die nodig is. Elke dag. Daarom wordt de adviserende rol van de planner alleen maar belangrijker. Succesvol zelfroosteren implementeren, valt of staat bij goed inzicht in de knelpunten van de operationele en langetermijnplanning en een duidelijke strategie voor de flexibiliteit in de organisatie. Pas dan is het voor alle betrokkenen duidelijk binnen welk speelveld er door het team een rooster gemaakt kan worden en wat daarin verwacht wordt. Dit vraagt een sterke leidinggevende, die het team goed begeleidt in dit proces.

Afdeling planning

Kortom, mijn advies aan zorgorganisaties is om een afdeling planning op te richten die verantwoording aflegt aan de raad van bestuur. Zeker in deze tijd. Het rooster is een belangrijke factor voor werkgeluk van medewerkers. Om hier voldoende aandacht voor te hebben, is het goed te erkennen dat plannen een vak op zich is. Het verdient een eigen plek in de organisatie.

Door: Jorien van den Heuvel, principal consultant bij Vlirdens.

Lees hier de vorige blog van Jorien van den Heuvel.