We zien wat voor belangrijke bijdragen CNIO’s en CMIO’s leveren in het ziekenhuis. Als verpleegkundige of medisch specialist met focus op ict zijn zij de verbindende factor tussen management, IT en de werkvloer. Ze zijn op de hoogte van de ontwikkelingen, nieuwe applicaties, en kijken wat voor de organisatie van toegevoegde waarde is en weten hier een vertaalslag van te maken naar de praktijk. Kortom, een ware spil in het web. En dat is precies waarom het mij verbaast dat een soortgelijke rol voor de polikliniek er nog niet is.

Polimedewerkers worden ook wel de Haarlemmerolie van de polikliniek genoemd. Terecht als je het aan mij vraagt, want zij vervullen een centrale rol bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Net zoals Haarlemmerolie als een universele oplossing kan dienen, kan een competente en proactieve polimedewerker aan de veelzijdige behoeften van een polikliniek invulling geven. Zij kennen het poliklinische proces dan ook door en door. Een polimedewerker zou daarom uitstekend passen in de functie van CPIO en complementair zijn aan de bestaande CMIO en CNIO.

De CPIO als verbindende factor

Met digitalisering werken de poliklinieken ook hard aan het bouwen aan een toekomstbestendige zorg, passend ook binnen het Integraal Zorgakkoord (IZA). Eén waarin hybride zorg en digitalisering een gegeven zijn en geen vraag. Maar als je de gemiddelde poliassistent vraagt wat het IZA betekent voor zijn of haar eigen praktijk, ben ik bang dat niet veel van hen weten waar je het over hebt. Terwijl zij degenen zijn die de poliklinische processen draaiende houden. Niet meer dan logisch dat ook zij op de hoogte zijn van wat er speelt in het zorglandschap, en wat de main topics zijn. Op dit vlak kan een CPIO een essentiële rol vervullen bij het meenemen van medewerkers in huidige ontwikkelingen. Doordat een CPIO zelf werkzaam is op de polikliniek zijn polimedewerkers eerder geneigd zijn informatie te accepteren.

Voeten in de klei

Hoe zie ik zo’n functie concreet voor me? De CPIO staat letterlijk ‘met de voeten in de klei’ door zelf werkzaam te zijn op een polikliniek. Door de directe betrokkenheid bij de poliklinische praktijk begrijpt de CPIO de dagelijkse uitdagingen en behoeften van het zorgpersoneel en weet hoe daarop in te spelen met de inzet van digitale tools. Deze persoon fungeert als brug tussen de medewerkers en de technologische ontwikkelingen, wat essentieel is voor het succes van digitale implementaties.

De verbindende rol beperkt zich niet tot het technologische aspect, maar omvat ook het verbinden van de mensen op de vloer met het management. Door actief te participeren in strategische besluitvorming kan een CPIO de stem van de zorgmedewerkers op de poliklinieken vertegenwoordigen, zo ontstaat er een gebalanceerde aanpak van besluitvorming en zullen medewerkers zich beter gehoord voelen.

Een CPIO kan hierin ondersteund worden door bijvoorbeeld key users. Zij helpen bijvoorbeeld bij het uitrollen van de nieuwe werkprocessen middels een train de trainer-principe. Daarnaast is er een direct aanspreekpunt op de poliklinieken/werkvloer zelf waardoor de ervaringen en geluiden weer makkelijker verzameld kunnen worden.

Er verandert namelijk veel in het werk van de polimedewerkers. Dit kan gepaard gaan met weerstand, of onzekerheid met betrekking tot digitale vaardigheden. Het signaleren van weerstand en het identificeren van de behoefte aan het ontwikkelen van digitale vaardigheden in de zorg is van cruciaal belang voor het meekrijgen van je polimedewerkers. Als sleutelfiguren in de zorgsector kunnen CPIO’s met hun kennis niet alleen snel weerstand detecteren, maar ook anticiperen op de behoeften van zorgprofessionals op het gebied van vaardigheidsontwikkeling.

Van eilandjescultuur naar ‘samen’

De nieuwe rol van CPIO draagt niet alleen op poliniveau bij aan de digitale transformatie, maar is ook waardevol op organisatiebreedniveau. Want poliklinieken zijn bijna opzichzelfstaande kleine bedrijven te noemen. Elk specialisme zijn eigen werkprocessen, andere zorgpaden maar ook andere ideeën. En vaak weet je op een polikliniek niet hoe de processen van je ‘buren’ er uitzien. Maar wat nou als zij een briljant idee hebben die wellicht wel voor andere poliklinieken ook toepasbaar is? Dat wiel wil jij niet zelf opnieuw hoeven uitvinden maar trots kunnen kopiëren. Een CPIO op de poliklinieken kan als een verbindende schakel fungeren, waarbij de communicatie en samenwerking tussen verschillende specialismen wordt bevorderd, wat leidt tot een geïntegreerde benadering van de patiëntenzorg.

Dit scheelt niet alleen tijd, maar is ook belangrijk voor het succes van digitalisering. Want procesoptimalisatie en uniforme werkwijzen tussen verschillende poliklinieken heeft natuurlijk grote meerwaarde. Veelal van deze projecten staan bekend als ‘polikliniek van de toekomst’. Dit soort projecten is hard nodig en kunnen bijdragen aan het doorbreken van de eilandjescultuur en de pijlers van het IZA. Mijn overtuiging is echter dat we onszelf tekortdoen wanneer we dergelijke ontwikkelingen uitsluitend op projectbasis benaderen, zonder ze structureel te verankeren in de reguliere bedrijfsvoering. Wanneer dit op een structurele manier geagendeerd wordt, creëer je de mogelijkheid om blijvend in te spelen op de dynamiek van een poli.

Kortom, de toevoeging van een CPIO op de poliklinieken is een strategische zet om de zorg te versterken, de digitale transformatie te omarmen en een brug te slaan tussen de menselijke kant van de zorg, het management en IT.

Door Leonore van Kasteel, projectmanager bij BeterDichtbij