In een ideale wereld zijn medewerkers gelijkmatig gedurende het jaar afwezig, zodat je inzetbare formatie ook gelijkmatig over het jaar verdeeld is. In de praktijk is dit geen realistische verwachting. Het afwezigheidspatroon volgt de (school)vakantieperiode. Je hebt daarom door het jaar heen pieken en dalen in de medewerkers die beschikbaar zijn om zorg te verlenen.

Reductieweken

In ziekenhuizen wordt er op deze afwezigheid geanticipeerd door in schoolvakanties te werken volgens reductieweken: in de periode dat verwacht wordt dat meer medewerkers afwezig zullen zijn wordt minder zorg geleverd. Deze verwachting wordt vaak niet getoetst. Dat veel medewerkers er ook voor kiezen om juist net buiten de schoolvakanties weg te gaan wordt vaak vergeten.

In langdurige zorg is reductie nagenoeg onmogelijk, omdat afschalen van zorg direct gevolgen heeft voor de bewoners, die dag en nacht afhankelijk zijn van ondersteuning. Ook in de zomer. De tekorten in de langdurige zorg in combinatie met de vakantieperiode leiden regelmatig tot erg knappe bezetting die ten koste gaat van de kwaliteit die zorgmedewerkers idealiter leveren.

De afwezigheid van collega’s betekent dat de aanwezige medewerkers veel meer dan hun contracturen ingezet moeten worden. Je moet meer werken om je eigen vakantie heen. In een periode waar kinderen vaak nog vrij zijn. In de praktijk geen realistische vraag.

Flexibiliteitsoplossingen

Door deze pieken in afwezigheid ontkom je er niet aan om naar aanvullende flexibiliteitsoplossingen te kijken. Ook als op papier je formatie en je zorgvraag perfect op elkaar aansluiten.

Als je op tijd een realistisch beeld hebt van deze knelpunten in de planning, geeft je dit de mogelijkheid bewuste keuzes te maken. Wanneer ga je medewerkers bijscholen bijvoorbeeld. En hoe richt je primaire zorg in tijdens krappe periodes?

Natuurlijk helpt het ook om bewuste keuzes te maken bij het inzetten van tijdelijke krachten. Hierbij is het dan slim om niet alleen te kijken naar wat nodig is in een team, maar ook naar locatie. Of beter nog: organisatie. Zo kun je over langere periodes aantrekkelijkere contracten of samenwerking aanbieden en creëer je een flexibele schil van betrouwbare vaste gezichten voor cliënten en collega’s.

Oftewel: capaciteitsmanagement en schaalvergroting creëeren stabiliteit in flexibiliteit. Een mooi doel om naar te streven in de complexe wereld van personeelsplanning in de zorg.

Door Jorien van den Heuvel, principal consultant bij Vlirdens