Kort door de bocht heeft elke zorgorganisatie ongeveer dezelfde algemene visie: we willen de beste zorg bieden aan onze cliënten/patiënten, de beste werkgever zijn voor onze medewerkers en dat willen we doen met een gezonde bedrijfsvoering. Hoe vertaal je deze visie naar de keuzes die je maakt in de personeelsplanning? Je medewerkers zorgen voor je kwaliteit van dienstverlening. Financieel vraagt dat om een grote investering. Hoe flexibeler je zorgmedewerkers zijn, hoe beter de roosters kunnen aansluiten op de zorgvraag. Maar dit vraagt dan wel wat van de werk-privébalans van je medewerkers.

Vertaling visie

De algemene visie gaat uit van een ideale balans tussen verschillende belangen. In de personeelsplanning zie je dat deze balans niet houdbaar is: meer flexibiliteit vragen om een gezonde bedrijfsvoering te waarborgen gaat vaak ten koste van de werk-privébalans van je medewerkers bijvoorbeeld. Ik adviseer het directieteam hier erkenning voor te geven en een richting uit te zetten voor de organisatie. “Wij vinden flexibiliteit belangrijk; dit betekent dat we van medewerkers vragen om inzetbaar te zijn voor verschillende teams” geeft een andere onderlegger voor het roosterbeleid dan “onze cliënten verdienen vaste gezichten aan het bed”.

Inhoud roosterbeleid

Als je duidelijk uitdraagt wat je met een planning wilt bereiken, kun je teamleiders en medewerkers meer ruimte geven in hoe ze dat doel willen behalen. Een set met roosterregels wordt dan minder belangrijk. Een roosterbeleid benoemt dan vooral de voorwaarden die nodig zijn om organisatiebreed tijdig inzicht te krijgen in toekomstige knelpunten. Denk aan het moment dat je in de organisatie de roosters uitbrengt. Of op welk moment medewerkers vakanties kunnen aanvragen. In het roosterbeleid geef je ook aandacht aan taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de planning. De invulling van de keuzes die je hierin maakt, zijn afhankelijk van het gezamenlijk bepaalde doel van de planning.

Geef ruimte en richting

Neem de tijd om met het directieteam van je organisatie stil te staan bij de dilemma’s waar je in de planning mee te maken hebt. Geef erkenning voor de realiteit dat de perfecte balans tussen belangen niet altijd haalbaar is in de planning en geef richting voor de keuzes die je wilt dat teamleiders en medewerkers in die gevallen maken. Draag actief uit hoe jij wilt dat hiermee omgegaan wordt. Vraag aan een representatieve projectgroep om een roosterbeleid samen te stellen met dit gedachtengoed als uitgangspunt. Geef hun de opdracht om in het roosterbeleid aandacht te hebben voor de randvoorwaarden die nodig zijn om het doel te bereiken. Je roosterbeleid vormt zo de basis van een professionele planning, in plaats van een nieuwe set roosterregels waar niemand zich aan houdt.

Door: Jorien van den Heuvel, principal consultant bij Vlirdens