Digitalisering is het omzetten van gegevens in digitale vorm zodat deze gegevens verwerkt kunnen worden door computers. Ook de verwerking van digitale gegevens door digitale apparaten wordt onder deze noemer geschaard. Dit is de technische betekenis van digitalisering. Onder de noemer ‘digitalisering’ worden vaak ook de organisatorische en procedurele aanpassingen geschaard die nodig zijn om de technische mogelijkheden te benutten. Deze aanpassingen kunnen andere werkwijzen betekenen en kunnen leiden tot organisatorische veranderingen zoals het platter worden van hiërarchieën en het creëren van ketens.

Digivaardigheid

Technisch kan er veel, maar de vraag is of dat in alle gevallen praktisch zinvol dan wel wenselijk is. Die vragen worden vaak te weinig gesteld. In het verleden is vaak ingezet op left-over automation, dat wil zeggen: alles wat niet te automatiseren is, door personeel laten doen. Inmiddels denkt men hier wat genuanceerder over en wordt onderkend dat een goede integratie van medewerkers en applicaties ook belangrijk is. Desondanks worden problemen met het gebruik van nieuwe applicaties vaak eenzijdig gezien als tekenen van weerstand dan wel als tekortkomingen van het personeel dat digivaardiger zou moeten worden. Dat problemen ook kunnen worden veroorzaakt door bijvoorbeeld beperkingen in de bruikbaarheid en de gebruiksvriendelijkheid van applicaties wordt niet altijd onderkend.

Project vs. proces

Een project is eenmalige activiteit gericht op het bereiken van een specifiek resultaat door een tijdelijke organisatie. Een proces is een activiteit gericht op het realiseren van bepaalde uitkomsten door een min of meer permanente organisatie. Digitalisering is iets anders dan het realiseren van een IT-project; al kan dit wel een stap / iteratie zijn in het proces van digitalisering.

Gebruikers betrekken

De governance die digitalisering vereist is een zaak van lange adem waarvan de uitkomst onzeker is. Bij de governance  van dit proces zijn veel partijen en projecten betrokken over een lange periode. Gebruikers zijn in dit alles ook een belangrijke partij maar hun belangen en eisen en inzichten worden niet altijd onderkend. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat een applicatie in de praktijk niet doet wat de leidinggevende verwacht en/of de leverancier belooft. Of dat afzonderlijke applicaties verschillende, zo niet conflicterende, eisen stellen aan gebruikers. Gebruikers zijn dan ook een belangrijke (essentiële) partij. Het tijdig en volwaardig betrekken van deze partij kan veel organisatorische, procedurele en ergonomische problemen voorkomen.

Integratie is het sleutelwoord. Integratie vereist afspraken, veel afspraken. Governance is het toezien op de totstandkoming (door overleg) en de naleving van die integratie, zodat alle belangen tijdig en volwaardig gewogen kunnen worden en afspraken gestand (kunnen) worden gedaan dan wel kunnen worden bijgesteld.

John van Rooij is informatie-architect en adviseur gegevensbescherming.