Het epd is een waardevolle gegevensbron om het werk van zorgorganisaties te verbeteren. Maar dan moeten die gegevens er wel zijn. De praktijk leert dat minstens de helft van de invulvelden in het epd leeg blijft. Tegelijkertijd wees een onderzoek van KPMG eerder dit jaar uit dat artsen te veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Deze paradox legt de vinger op de zere plek: het epd wordt ervaren als een administratieve last in plaats van middel om de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

Administratieve last
Het gaat in veel gevallen al bij de bouw van een epd mis. Artsen hebben de neiging om bij het ontwerp van een epd zoveel mogelijk te structureren, zodat ze geordende data kunnen vastleggen met het idee: ‘dan kan ik er in ieder geval later iets mee doen’. In de praktijk blijkt dit erg veel tijd te kosten en wordt het al snel als administratieve last ervaren. Vooral door collega’s die een andere wijze van registreren hanteren dan de arts die betrokken is geweest bij de bouw van het epd. Omdat artsen merken dat invulvelden extra tijd kosten, beperken ze zich al snel tot het memoveldje. De informatie wordt minder overzichtelijk, moeilijker te interpreteren en wordt daardoor nauwelijks gebruikt om zorgprocessen te optimaliseren. De stimulans om trouw alle velden van het epd in te vullen, verdwijnt zo als sneeuw voor de zon.

Maak ict-afdeling belangrijk
De oplossing ligt bij de ict-afdeling. De ict’ers hebben verzoeken en uitdagingen van alle afdelingen de revue zien passeren. Zij hebben daardoor een hoop kennis over de behoeften van de organisatie opgebouwd en kunnen uitstekend adviseren over wat wel en niet werkt. Bovendien is een ict’er ‘neutraal’. Hij dient het belang van het gehele ziekenhuis. Voor hem is het de gewoonste zaak van de wereld om over de interne schuttingen van de ziekenhuisafdelingen heen te kijken. Het is doodzonde om niet van die expertise gebruik te maken. Zet de ict’er achter het stuur van het ict-project en laat hem de doorvrager van het project zijn. Niet ‘u vraagt, wij draaien’, maar ‘waarom wil je die vraag op structurele basis in het epd hebben?’, ‘voor welke collega’s moet de informatie beschikbaar zijn?’ of ‘waar in het proces is deze informatie belangrijk?’ Met dergelijke vragen krijg je de werkelijke behoeftes van de collega’s boven tafel en kan een epd ingericht worden om processen optimaal te ondersteunen. 

Data-analist voegt waarde toe
De ict’er zou zijn werk nog beter kunnen doen als hij bij het doorvragen wordt ondersteund door een data-analist. Deze data-analist moet kritisch zijn op de balans tussen gestructureerde vragen en memovelden in een epd. Een data-analist weet feilloos welke informatie je uit een epd zou kunnen halen en hoe je die informatie moet interpreteren. Daardoor kan hij de waarde van die informatie tastbaar maken voor onder andere beleidsbepalers, artsen en financieel specialisten. Die waarde helpt laatstgenoemde groep om te bepalen welke informatie zij belangrijk vinden (en welke velden hoe dan ook in het epd moeten terugkomen). De combinatie van doorvragende ict’er en interpreterende data-analist zal leiden tot een epd dat relevante informatie voor alle gebruikers biedt. Bovendien weten de gebruikers de informatie op waarde te schatten en zullen ze eerder geneigd zijn de informatie op de juiste plaats in te vullen.

Ook een rol voor de patiënt
Naast de ict´er en de data-analist zou de patiënt een belangrijkere rol moeten spelen bij het optimaal benutten van het epd. Stel daarom een deel van de vragenlijst open voor patiënten. Dat biedt hen de mogelijkheid om voorafgaand aan een consult al na te denken over zaken die de arts wil weten. Voor artsen heeft dit als voordeel dat een deel van de data al gestructureerd is vastgelegd door de patiënt. Dat moet je uiteraard niet verplichten, maar door de patiënt zelf te laten kiezen, vergroot je zijn betrokkenheid bij zijn genezingsproces. De arts krijgt sneller een beeld van de kwaal en zowel de patiënt als de arts kan het consult effectiever voorbereiden. Tijdens het consult kunnen arts en patiënt meteen ‘de diepte in’. Zo krijgt het epd de functie die het hoort te vervullen: een dossier voor de patiënt en een databron voor verbetering van de zorgkwaliteit.

Erik Elderman en Irma Diever zijn lead consultants bij PinkRoccade Healthcare