Naar aanleiding van deze uitkomst heeft het ministerie van VWS Berenschot gevraagd te onderzoeken hoe ecd’s beter aan hun doel kunnen beantwoorden. Dit project is deze zomer gestart als onderdeel van het programma Ontregel de Langdurige Zorg. Het is een zogeheten actieonderzoek. Door te starten met grondig begrip van oorzaken en knelpunten richt het zich op zowel kortetermijnverbeteringen die als het even kan direct worden doorgevoerd, als langetermijnverbeteringen.

Samenwerking en afspraken

Behalve inzicht in de (oorzaken van) knelpunten en verbetermogelijkheden beoogt het project ook een beweging op gang te brengen waarbij de diverse betrokkenen samen daadwerkelijk zorgen voor een betere werking van de ecd’s in de praktijk. Dit vanuit het besef dat een goed werkend ecd niet de verantwoordelijkheid is van één partij, maar samenwerking en afspraken vereist tussen diverse betrokken partijen. Onder meer Vilans, het Zorginstituut Nederland, brancheorganisaties, zorgaanbieders, verzekeraars, zorgprofessionals en uiteraard ook ecd-leveranciers zijn daarom betrokken bij het project. Ook heeft Berenschot net als in 2020 een zogenoemde Green Tape Sessie georganiseerd met een gevarieerd gezelschap van vooruitstrevende denkers in de zorg, variërend van zorgprofessionals en zorgbestuurders tot vertegenwoordigers van verzekeraars, Zorginstituut Nederland, Patiëntenfederatie Nederland en Vilans,.

Zeven lessen

Dit heeft geleid tot de volgende voorlopige lessen:

1. Sluit aan bij de zorg en houd het simpel en intuïtief. Dit klinkt als een open deur. Toch geven veel zorgprofessionals aan dat het ecd hun werk onvoldoende ondersteunt. Het ecd is te veel gericht op controle en verantwoording en te weinig op gebruiksgemak en methodisch werken. Hoewel zij degenen zijn die ermee moeten werken, zijn ze niet of nauwelijks betrokken geweest bij de ontwikkeling, selectie en implementatie ervan. Ecd-leveranciers zouden meer kennis van de zorgpraktijk naar binnen kunnen halen (ken je klant) en de gebruikerservaring na de implementatie actiever kunnen monitoren. Het effect is dan tweeledig: het ecd wordt praktijkgericht en zorgprofessionals ervaren de zin van het ecd. Zo kan de formule ‘effectiviteit = kwaliteit x acceptatie’ zijn werk doen.
2. Beheers de risico-regelreflex. Deze les sluit aan op de vorige. Te vaak komen regels voort uit incidenten, zijn ze politiek gedreven en sluiten ze onvoldoende aan op de ‘bedoeling’. Maar ook deze regels worden vaak vertaald naar het ecd, wat het gevoel van zorgprofessionals versterkt dat het ecd onvoldoende aansluit op hun praktijk. Consistentie in visie en beleid, meer werken vanuit vertrouwen en regelruimte helpen om de risico-regelreflex te beheersen.
3. Inrichting en implementatie van het ecd is ‘chefsache’. Het is immers een verantwoordelijkheid van het management – en dus ook van de bestuurder –om de zorg zo effectief, prettig en efficiënt mogelijk te organiseren en faciliteren. De bestuurder kan sturend zijn in het bepalen van het doel en de reikwijdte van het ecd. Dit om te voorkomen dat het wordt verzwaard met voor de zorg minder relevante functionaliteiten. Vervolgens is het van belang dat de bestuurder als eindverantwoordelijke nauw betrokken is bij de selectie en implementatie van het ecd (en het betrekken van de gebruikers daarbij).
4. Op diverse vlakken kan (nog) meer gestandaardiseerd worden. Dat begint bij standaardisatie van wetgeving en richtlijnen. Deze zouden, net als cliënten, veel meer domeinoverstijgend moeten zijn. Maar ook in lijn met het methodisch werken van zorgprofessionals kunnen registraties meer gestandaardiseerd worden. Hierbij kunnen beroeps- en cliëntenverenigingen een belangrijke rol spelen. Dit kan vervolgens vertaald worden naar informatiestandaarden (zoals in toenemende mate overigens al gebeurt).
5. Benut de kracht van het gebruikerscollectief. Je zou verwachten dat een ecd dat in lijn met de hiervoor genoemde punten gebruikmaakt van standaarden en daadwerkelijk aansluit bij de zorgpraktijk, tussen zorgaanbieders niet heel veel hoeft te verschillen. Toch geven zorgaanbieders aan niet te kunnen kiezen voor ‘het’ standaard-ecd van de leverancier om hier vervolgens hun eigen processen op af te stemmen. Er wordt altijd maatwerk geleverd: het ecd wordt afgestemd op de processen van de betreffende organisatie. Daar zit uiteraard een verdienmodel achter. Zorgorganisaties zouden zich (eventueel via de brancheverenigingen) kunnen verenigen om voor hen alle geschikte standaard-ecd’s af te dwingen en gezamenlijk in te kopen.
6. Schaal op vanuit pilots. Implementatie van een nieuw ecd of een majeure update is ingrijpend voor de zorgprofessional. Begin daarom in pilots, evalueer deze, voer verbeteringen door en schaal dan pas op. Het risico van een ‘big bang’ is dat je te maken krijgt met knelpunten of kinderziektes, die de kwaliteit of acceptatie (en daarmee de effectiviteit) schaden.
7. Faciliteer de zorgprofessional. Een intuïtief en consistent systeem helpt, maar uitleg, training en evaluatie van van het daadwerkelijk gebruik blijven nodig. Het gaat niet alleen om de werking van het systeem, maar ook om het wegnemen of verlagen van de drempel die velen ervaren bij dergelijke (nieuwe) systemen.

Op verschillende manieren wordt nu bij de eerder genoemde betrokkenen verder getoetst hoe deze lessen in de praktijk werken. Denk aan individuele gesprekken, groepsbijeenkomsten, bezoeken op de werkvloer bij zorgorganisaties en congressen. En waar mogelijk worden de geleerde lessen direct in de praktijk gebracht.