1 Doelstelling en inrichting

Ondersteun de zorg met het ecd
Het doel van het ecd moet duidelijk zijn en als middel moet het bijdragen aan de zorg voor de cliënt. Zaken als cliëntdoelen, risicorapportages, ondersteuningsplannen en evaluaties in het ecd leiden tot goede zorg aan de cliënt.

Ondersteun de bedrijfsvoering met het ecd
Informatie uit het ecd wordt tevens gebruikt als managementinformatie, waarbij het gaat om zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens. Hoewel begrijpelijk, kan dit leiden tot voor zorgmedewerkers onwenselijke verzwaring van het ecd, omdat zij zo meer moeten invullen dan noodzakelijk voor de zorg aan de cliënt.

Houd het ecd beknopt en blijf dicht bij het doel ervan
Een beknopt ecd is een gezamenlijke missie. Bespreek regelmatig binnen de eigen organisatie wat er wel/niet in hoort te staan. Noodzakelijk is alleen datgene wat bijdraagt aan goede zorg aan de cliënt.

2 Aanbod en marktpositie

Zoek als zorginstelling zelf naar een geschikt ecd
De marktpositie van een ecd-leverancier hoeft niet leidend te zijn bij de keuze voor een ecd. Zorginstellingen hebben baat bij eigen onderzoek bij collega-instellingen om het ecd in de praktijk te zien en om zo goed onderbouwde keuzes te maken voor de aanschaf van een eigen ecd.

Beperk maatwerk van het ecd
Bij zorgaanbieders en ecd-leveranciers ligt vaak veel nadruk op maatwerk, terwijl standaardisatie doorgaans al voldoende houvast biedt. Bovendien is standaardisatie goedkoper en zorgt het voor een juiste invulling en gebruik van het systeem. Ook voor het genereren van data ten behoeve van managementinformatie is een gestandaardiseerd ecd wenselijker.

3 Selectie en implementatie

Luister goed naar de wensen van medewerkers
Bij het selecteren, ontwikkelen en implementeren van een ecd is het van groot belang goed te luisteren naar de wensen en verwachtingen van zorgmedewerkers en hiervoor voldoende tijd te nemen. Door dit vooraf goed en uitgebreid te doen, wordt op tijd helder welke wensen zorgmedewerkers hebben met betrekking tot het ecd voor goede zorg aan de cliënt.

Lees ook: Het landschap omgedraaid: zorgprofessionals in de lead bij het ecd

4 Invloed van klant en eindgebruiker

Betrek de gebruiker van het ecd
Door de eindgebruikers, dus zorgmedewerkers, vroeg bij de keuze en implementatie van het ecd te betrekken, is hun invloed groter, kan eerder worden voorgesorteerd op hun wensen en is de kans op juist en goed gebruik van het ecd het grootst. Laat daarnaast vroeg in het proces gebruikers en IT medewerkers met elkaar in gesprek gaan, om zo de ‘digitale taalbarrière’ te verkleinen. Op die manier ontstaat meer duidelijkheid over de wensen van zorgmedewerkers en hoe zij het ecd willen gebruiken. De zorgorganisatie moet hier prioriteit aan geven door tijd vrij te maken, het proces te faciliteren, vertrouwen te geven en beslissingsbevoegdheid bij de eindgebruikers te beleggen.

Waak voor zelf gecreëerde administratieve lasten
Regelmatige aanpassing en/of aanvulling van het ecd naar aanleiding van wensen en ideeën van zorgmedewerkers, ondersteunende diensten of management zorgen echter voor een administratief oerwoud. Zorg voor een juiste balans waarbij medewerkers gehoord worden, maar niet iedere individuele wens tot aanpassing van het ecd leidt. Bijvoorbeeld door het instellen van een werkgroep die verantwoordelijk is voor breed gedragen ecd-aanpassingen en het beperken van zelf gecreëerde administratieve lasten.

5 Technische functionaliteiten en beperkingen

Streef naar een simpel en intuïtief ecd
Een ecd is bij voorkeur eenvoudig en intuïtief. Op die manier kunnen ook minder digivaardige medewerkers goed overweg met het systeem en weten zij welke gegevens ze waar én hoe moeten invoeren.

Optimaliseer de conversie tussen (en binnen) systemen
Een goede koppeling van het ecd met andere ict-systemen zorgt voor meer gebruikersgemak en minder overbodige administratieve handelingen. Zo hoeven gegevens bijvoorbeeld niet meerdere keren in verschillende systemen ingevoerd te worden.

Benut de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie van het ecd
Zorgaanbieders kunnen door het invoeren van regels in slimme ecd-systemen (in de toekomst) patronen in data herkennen en daar proactief op acteren. Zo kunnen ecd-systemen op basis van historische data van meerdere cliëntkenmerken automatisch aangeven welke informatie relevant is om te registreren, bij welke patiënten checks nodig zijn en welke cliënten extra hulp behoeven.

6 Vaardigheden en behoeften van gebruikers

Borg goede training en juist gebruik van het ecd
Draag zorg voor een uniforme ecd-training voor alle medewerkers en faciliteer daarnaast een systeem van training on the job. De ervaring leert dat bijvoorbeeld superusers of digicoaches – aangesteld door de organisatie zelf – in staat zijn minder digivaardige medewerkers (als gevolg van bijvoorbeeld ervaring, taalvaardigheid of interesse) direct te helpen, waardoor deze medewerkers minder administratieve lasten ervaren.

Borg de juiste informatie voor de juiste persoon op het juiste moment in het ecd
Om het ecd werkbaar te houden voor de diverse medewerkers, is het essentieel om bij het invullen en gebruik ervan consequent te zijn in hoe en waar zij gegevens invoeren. Maak hierover duidelijke afspraken binnen de zorgorganisatie.

7 Richtlijnen, actuele wetgeving en standaarden

Sluit regelarm aan op veranderende wetgeving en standaarden
Op het moment dat wet- en regelgeving wordt gewijzigd, zijn ecd-leveranciers én zorgaanbieders verplicht hun ecd-systeem hierop aan te (laten) passen. Voer dergelijke aanpassingen zo regelarm mogelijk door in het ecd-systeem en verander niet meer dan strikt noodzakelijk. Eenvoud is leidend.

Maartje van Elst, Roy Valks en Floris van Dam zijn adviseur bij Berenschot