Binnen ZGEM bieden wij al jaren inzicht in de fte-ontwikkeling met behulp van data in de strategische personeelsplanning. ZGEM gebruikt hiervoor de data van het Pensioenfonds Zorg en Welzijn. Deze data zijn gebaseerd op de gemiddelde in- en uitstroom en de daadwerkelijke uitstroom op basis van de pensioenleeftijd. Met deze data kan HR verschillende berekeningen laten zien. Een voorbeeld: wat als de pensioenleeftijd in werkelijkheid niet 67 jaar is, maar 64 jaar? Daarvoor kunnen mogelijke oplossingsrichtingen uitgewerkt worden en het effect cijfermatig inzichtelijk gemaakt.
Integratie binnen de organisatie
Om HR-analytics goed te organiseren, is het van belang om de taken goed te verdelen. Verschillende taken zijn: de businessvraag ophalen, de data analyseren en uiteindelijk de besluitvorming. Aan de hand van HR-analyticscyclus (Al & Doze, 2015) maak je deze taken inzichtelijk. Een goede samenwerking tussen HR en Planning & Control is hiervoor belangrijk.
Ik ervaar het als een voordeel dat zowel HR als Finance bij ZGEM op directieniveau vertegenwoordigd zijn, dat geeft meer slagkracht. Zo zijn we afgestapt van een financieel kwartaalverslag. Wij hebben gekozen voor een kwartaalverslag met daarin uitwerkingen van meerdere organisatiebrede onderwerpen. Zo staan daar onder andere de kwartaalcijfers, MIM (meldingen incidenten medewerkers), finance, in-/uitstroom, verzuim en sinds kort ook data over werkgeluk, loopbaanontwikkeling en learning in. Het voordeel van een breed spectrum aan data is dat diverse data vergeleken kunnen worden en dwarsverbanden gelegd kunnen worden. We vinden het leuk ermee bezig te zijn en om van elkaar te leren.
HR aan het roer
Toen we HR-analytics verder wilden ontwikkelen, hebben we samen met HR en Planning & Control gekeken naar de onderwerpen die we als eerst wilden uitwerken. Waar vraagt de business regelmatig naar? Welke data hebben we beschikbaar en zijn relatief makkelijk te analyseren? We kozen voor ‘het laaghangende fruit’ en zijn met de dataverzameling gestart van in- en uitstroom. De data én de businessvraag waren bij de start leidend.
Daarnaast was het een oefening voor HR om datagericht te denken en data om te zetten in informatie waar de bedrijfsvoering om vraagt. Inmiddels is de businessvraag leidend. Het achterhalen van die vraag, vraagt oefening van HR. Wat is de daadwerkelijke behoefte? Vanuit welke vraag start je? Het antwoord daarop boven water krijgen, is in de waan van de dag niet altijd makkelijk.
HR-adviseurs bespreken het kwartaalverslag met de locatiemanagementteams en gaan op dat moment ook in gesprek over de businessvraag. Is de informatie toereikend? Waar wil de business meer over weten? Daarnaast kan het locatiemanagementteam continu inzicht krijgen in de data.
Verschillende data
Wat is er anders aan de cijfers in het HR-dataportaal dan die van het pensioenfonds? De data van het pensioenfonds zijn ook up-to-date en altijd beschikbaar, kunnen organisatiebreed gepresenteerd worden en ook daarin is een selectie op functieniveau mogelijk. Een groot voordeel van deze cijfers is dat ze te benchmarken zijn. Met onze eigen cijfers kunnen locaties inzoomen op hun eigen vraagstukken en locatiegerichte scenario’s bedenken en beslissingen nemen. Daarom zijn beide inzichten voor ons van belang.
Ook van start?
Van belang is een HR-adviseur die zich interesseert voor datagericht werken. Over het algemeen kan human resource zich hier beter in ontwikkelen en positioneren.
Door: Anne van Kempen, Concerndirecteur Mens- en organisatieontwikkeling
