Ziekenhuis Tjongerschans in Heerenveen was eind vorig jaar het eerste ziekenhuis dat zelfstandig overstapte naar een nieuw epd. Het migreerde van het Zis/epd EZIS 5.2 van ChipSoft naar de opvolger HiX. Als projectleider van deze migratie ben ik sindsdien bestookt met vragen. ‘Hoe hebben jullie het als relatief klein ziekenhuis voor elkaar gekregen om zo’n groot ict-project met eigen mensen uit te voeren?’ ‘Hoe groot was de impact op de organisatie?’ ‘Kunnen wij dat ook?’

Ingrijpende overstap
Soortgelijke vragen stelden wij onszelf vooraf ook, want een migratie naar een compleet nieuw systeem is ingrijpend. Alle 1200 medewerkers van Tjongerschans werken met het Zis/epd en zijn dus betrokken bij de overstap. Bovendien gaat zo’n migratie veel verder dan het ‘eenvoudig’ overzetten van gegevens, omdat veel zaken wel handmatig moeten worden ingericht in de software. En hoewel we een zorgbedrijf zijn en geen ict-bedrijf, wilden we dat tóch graag zelf doen.

Gedetailleerde kennis over HiX
Het Zis/epd speelt een steeds belangrijkere ondersteunende rol bij de verlening van goede, veilige zorg. Door zelfstandig te migreren, konden wij gedetailleerde kennis over HiX opbouwen en de inrichting ervan beïnvloeden. Onze ict’ers kennen het systeem nu van binnen en van buiten. Hierdoor kunnen we als ziekenhuis beter de juiste keuzes en afwegingen maken en kunnen onze applicatiebeheerders eventuele problemen vaak direct zelf oplossen.

Intensieve periode
De migratie kostte wel veel energie. Om het nieuwe systeem optimaal in te richten, hebben we een epd-projectteam van 85 mensen uit alle geledingen van de organisatie geformeerd. Vooral voor ons veertienkoppige ict-team was het een ontzettend intensieve periode. Ruim drie maanden werkten wij fulltime aan de epd-overstap. We richtten het nieuwe systeem in en oefenden keer op keer met de migratie van het ene naar het andere systeem. Daarnaast verzorgden negen mensen van ons team 106 trainingen om iedere medewerker te leren werken met het nieuwe epd. Tijdens en na de livegang plukten we daar de vruchten van.

Goede communicatie
Veel mensen uit de organisatie vrij plannen, is absoluut geen slagingsgarantie. Iedereen moet doordrongen zijn van de noodzaak van de overstap en de wil hebben de migratie te laten slagen. Om dat te bereiken, hebben wij direct na ons ‘migratiebesluit’ aan iedereen gecommuniceerd wat er precies aan kwam en waarom we dat gingen doen. Ook over de voortgang zijn we blijven informeren. Hierdoor werd de migratie snel gedragen door de hele organisatie. In onze ogen een must om zo’n proces succesvol te laten verlopen.

In het diepe
Hoewel het project dus veel vergde van de organisatie, en met name van de ict’ers, zouden we het zo weer doen. Daarbij speelt mee dat we door de epd-leverancier niet in het diepe zijn gegooid. Wij zijn vooraf uitgebreid geïnstrueerd en er keek continu iemand over onze schouders mee om de kwaliteit te borgen en vragen te beantwoorden.

Prio-1-project
Het blijft een klus die alleen tot een goed einde is te brengen door er een ‘prio 1-project’ van te maken en alles tot in detail voor te bereiden. Laat u daardoor niet afschrikken. De kenniswinst die al die werkuren opleveren, zijn dagelijks van grote waarde. Je bent eigenaar van de systeeminrichting en daarmee vanaf het eerste moment in staat je eindgebruikersorganisatie optimaal te faciliteren. Dit is waar het allemaal om draait en daarvoor maakt het niet uit of je een grote of een kleine zorgorganisatie bent.

Barbara Brands, projectleider HiX-migratie bij ziekenhuis Tjongerschans