‘Soms voelt het als werken voor het systeem, in plaats van voor de cliënt’, een pijnlijke uitspraak, maar eentje die veel zorgprofessionals zullen herkennen.

De klassieke systemen zoals Elektronische Cliëntendossiers (ecd’s) zitten technisch knap in elkaar en verwerken complexe wet- en regelgeving. Maar ze zijn vaak zo onbuigzaam en uitgebreid dat ze voorbijgaan aan de dagelijkse praktijk. In plaats van dat de techniek zich aanpast aan de werkwijze van de zorgverlener, moet de zorgverlener zich aanpassen aan het systeem.

Als administratie de zorg in de weg zit

Neem iets eenvoudigs als het registreren van een nieuwe cliënt. Wat in theorie een soepel proces zou moeten zijn, verloopt in werkelijkheid omslachtig en is foutgevoelig. Gegevens worden handmatig ingevoerd, statussen zijn niet centraal terug te vinden en er gaat veel tijd verloren aan het opvragen van ontbrekende informatie bij collega’s of externe partijen. Het gevolg: onnodige vertraging, frustratie bij de cliënten en zorgmedewerkers die bezig zijn met administratie in plaats van zorg.

Maatwerkautomatisering als aanvulling op bestaande systemen

Precies daar kan slimme maatwerkautomatisering het verschil maken. Een voorbeeld is een applicatie voor patiëntinschrijving, gebouwd met behulp van low-code-technologie. Zo’n tool vraagt automatisch ontbrekende gegevens op, houdt de status per patiënt bij en informeert betrokkenen actief over de voortgang. Geen overbodige handelingen meer, maar overzicht, snelheid en duidelijkheid voor zowel zorgmedewerkers als cliënten.

Een ander voorbeeld is het maken van roosters. In veel organisaties gebeurt dat nog grotendeels met de hand, omdat het epd of ecd onvoldoende overzicht biedt of rekening houdt met cao-afspraken, vakantieplanning of persoonlijke voorkeuren. Planners bouwen in Excel aan complexe roosters die lastig schaalbaar zijn, terwijl slimme algoritmes dit werk in enkele seconden kunnen doen. Afgestemd op alle regels én persoonlijke wensen. Zo krijgen medewerkers weer grip op hun rooster.

• Optie: De praktijkcase van Vierstroom laat zien hoe zo’n algoritme roosters genereert die recht doen aan de complexiteit én de menselijke maat.

Slimme technologie die werkt voor zorgprofessionals

De zorg zal de komende jaren verder digitaliseren, daar is geen weg terug. Maar laten we die ontwikkeling benutten op een manier die echt werkt voor zorgprofessionals en cliënten. Niet door systemen nóg groter of complexer te maken, maar door ze slimmer aan te vullen. Met gerichte oplossingen die knelpunten wegnemen en aansluiten bij de dagelijkse praktijk.

Steeds meer zorgorganisaties laten zien dat dit kan. Met relatief eenvoudige maatwerktoepassingen, gebouwd met technologieën als low-code, AI of RPA, worden tijdrovende processen efficiënter én menselijker gemaakt. Het gaat daarbij niet om de technologie zelf, maar om wat die mogelijk maakt: minder administratie, minder frustratie en meer ruimte voor zorg.

Want uiteindelijk is dat waar het om draait. epd’s en ecd’s zijn bedoeld als ondersteuning, geen hindernissen. Slimme automatisering is een kans om de zorg werkbaar te houden en de menselijke maat terug te brengen.

Door Louise Kallen, senior manager zorg bij Tacstone technology