Bij het veranderen van verantwoordingsprocessen binnen zorgorganisaties is een aantal van de suggesties die de Raad voor Volksgezondheid & Samenleving (RVS) doet in haar advies processen van de lange adem, denk aan de benodigde wetsaanpassingen. Tegelijkertijd is er op de korte termijn al van alles mogelijk. Zorgverleners en zorgaanbieders kunnen hier het voortouw in nemen. Ik deel hierbij een aantal lessen uit Ruimte voor Veerkracht waarbij ons team van onderzoekers van Erasmus School of Health Policy & Management, onderzoek deed op twaalf afdelingen in vier ziekenhuizen.

Maak het doel van verantwoorden duidelijk

In discussies over anders verantwoorden gaat het al snel over mínder verantwoorden. Verminderen kan bijdragen aan het terugdringen van regeldruk. Er is echter meer aan de hand. Zo is er op de werkvloer een gebrek aan inzicht in het waarom achter bestaande verantwoordingspraktijken. Zorgverleners registreren zich dol zonder dat voor hen altijd duidelijk is met welk doel. Is dat om de ondergrens van kwaliteit te bewaken, handvatten voor kwaliteitsverbetering te identificeren, informatie te genereren ten behoeve van zorginkoop of keuze-informatie? Ook horen ze maar weinig terug over het resultaat van de afgelegde verantwoording. Dat gebrek aan inzicht leidt tot frustratie en een hogere ervaren regeldruk. Hier ligt een taak voor zorgorganisaties: maak aan de werkvloer het waarom en doel van verantwoorden duidelijk en koppel inzichten terug.

Benut bestaande ruimte om het op een andere manier te doen

Aan zorgverleners en managers stellen we steevast de vraag waarom ze op een bepaalde manier verantwoorden. Vaak is het antwoord, ‘ja dat moet voor de inspectie/accreditatie/zorgverzekeraar/…’. Zorgverleners en organisaties hebben zelf echter een belangrijke rol in het toenemende aantal registraties. Een standaard reflex bij het verbeteren is het meetbaar maken van de zorg. Dat betekent dat er in de huidige verantwoording ruimte zit. Maar wat je zelf hebt bedacht, kun je immers ook weer loslaten. Zo bleek op één van de afdelingen in ons onderzoek dat de eisen die zij stelden rondom herregistratie van pijnscores, niet ‘van de inspectie moest’, maar door de teamleiding was ingevoerd. Door te reflecteren op het nut en de noodzaak ervan, werd besloten om deze eisen te versoepelen. Houd als afdeling en organisatie je huidige verantwoordingsprocessen dus tegen het licht, onderzoek de functie ervan en ga op zoek naar ruimte die er al is.

Het anders doen vergt reflectie en moed van het management

Verantwoordingsgesprekken met managers in de hiërarchische lijn gaan al snel over de cijfers, en dan met name dat de onvoldoendes volgende keer beter moeten zijn. Het gesprek over waarom bepaalde aspecten minder scoren en wat dit dan zegt over de kwaliteit van de geleverde zorg vindt minder vaak plaats. In de praktijk zien we managers die strak sturen op cijfers, al dan niet vanwege eerdere ervaringen met verscherpt toezicht en kritische accreditaties. Anders verantwoorden met als doel goede patiëntenzorg vergt met momenten een ander benadering van de cijfers, bijvoorbeeld door de verhalen achter de cijfers meer centraal te stellen. Dat vraagt om reflexieve gesprekken binnen de lijn, waarom lukt het verpleegkundigen bijvoorbeeld niet om een dubbelcheck uit te voeren? En het vraagt om moed van leidinggevenden, omdat het leren loslaten is waarbij je de complexiteit van zorg omarmt.

Beïnvloed processen van de lange adem

Natuurlijk ligt een aanzienlijk deel van de verandering bij externe partijen. Daar is al beweging, denk aan de basisset van de inspectie waarin indicatoren zijn losgelaten. Zorgverleners en zorgorganisaties nemen wat mij betreft daarin een actieve houding aan. Zij kunnen niet alleen hun eigen processen aanpassen maar kunnen daarnaast juist vanuit de inhoud externe organisaties in beweging krijgen door nog duidelijker zichtbaar te maken waar de huidige verantwoording schuurt. Kortom, laat zien waar deze onvoldoende bijdraagt aan goede patiëntenzorg, en deze soms zelfs in de weg zit.

Door Jan-Willem Weenink, universitair hoofddocent aan Erasmus School of Health Policy & Management. Zijn onderzoek richt zich op de governance van professioneel werk in de zorg. In de afgelopen jaren leidde hij de projecten Ruimte voor Veerkracht I & II waarin hij de impact van verantwoording op het werken aan kwaliteit en veiligheid in ziekenhuizen onderzocht.