Veel zorgorganisaties compenseerden de afgelopen jaren een tekort op hun zorgexploitatie met een positief resultaat op de vastgoedexploitatie. De kosten voor huisvesting en vastgoed stijgen echter flink. Dat geldt onder meer voor nieuw- en verbouw, onderhoud, energie en huur. Dergelijke kosten worden vergoed vanuit de normatieve huisvestingscomponent (nhc), maar die daalt per 1 januari 2024 met 8 procent. Dus kunnen zorgorganisaties niet langer leunen op een positieve vastgoedexploitatie en moeten ze elders zoeken voor een dekkende zorgexploitatie.

Schijnbare paradox

Overheadfuncties spelen een voorname rol bij het op orde krijgen en houden van de zorgexploitatie. Denk aan werving, ontwikkeling, aansturing, behoud en efficiënte inzet van vakkundig personeel, en aan goede IT-ondersteuning en informatievoorziening. Momenteel neemt de druk op deze functies toe, terwijl tegelijkertijd de discussie over de omvang van de overhead aanzwelt vanwege stijgende kosten en druk op tarieven.

Deze paradox is echter slechts schijn. Dat zorgorganisaties kritisch kijken naar de omvang van hun overhead is namelijk van alle tijden en ook gezond. Immers, elke euro die ze uitgeven aan overhead kunnen ze niet besteden aan daadwerkelijke zorg. Overhead is daarmee een kostenpost, maar dat is zorgpersoneel natuurlijk ook. En net als zorgpersoneel is ook overhead van waarde. Sterker nog, een zorgorganisatie kan nog geen dag zonder overhead. Want wat als het ecd of domotica een storing heeft en er geen IT-ondersteuning beschikbaar is? Of als de salarissen niet betaald worden?

In onze optiek moet de discussie dan ook precies daarover gaan: de toegevoegde waarde van overhead. Die is maximaal als exact datgene geboden wordt wat nodig is, tegen minimale kosten. Daarvoor moet je allereerst scherp hebben wat nodig is vanuit de overhead. En dat vervolgens goed en zo efficiënt mogelijk bieden. Dat vergt een continue dialoog tussen overhead en ‘interne klant’. Zij staan samen aan de lat voor dezelfde uitdaging: goede en betaalzorgbare zorg en prettig werk.

Optimale overhead: zoek de scherpte

Exact het benodigde bieden tegen minimale kosten en zo bijdragen aan een effectieve en efficiënte organisatie lukt alleen als de overhead zelf ook effectief en efficiënt is georganiseerd. Daar mogen intern scherpe en concrete afspraken niet ontbreken. Wat verwacht een zorgorganisatie van overhead, hoeveel mag dat kosten en hoe wordt vastgesteld of de afgesproken waarde geleverd is? Spreek hiervoor bijvoorbeeld normen af ten aanzien van de geleverde kwaliteit en meet, monitor en bespreek deze vervolgens ook. De kost gaat hier doorgaans voor de baat uit.

Dé optimale overhead bestaat niet; elke organisatie is immers uniek. Wel zijn er handvatten, best practices, benchmarks en kengetallen die helpen de overhead te optimaliseren én te normeren. Voor elke organisatie begint dit met een heldere en gedeelde visie op wat overhead is, wanneer deze van toegevoegde waarde is en binnen welke (financiële) kaders. En wat dit vervolgens vraagt van cultuur, personeel, aansturing, processen, IT en structuur. Ons advies: houd het zo eenvoudig mogelijk, dat is al moeilijk genoeg. Onderstaand model helpt daarbij.

Mogelijkheden voor samenwerking

De meeste zorgaanbieders vliegen het verbeteren van de bedrijfsvoering solitair aan. Een gemiste kans, gezien de mogelijkheden voor samenwerking. Denk aan gezamenlijke inkoop, IT of administraties en aan hr in de werving, opleiding, doorstroom en (organisatieoverstijgende) inzet van personeel. Dit zou inhuur kunnen terugdringen en professionaliteit en carrièrekansen van medewerkers kunnen verbeteren. Het Deltaplan van veertien Zeeuwse organisaties en het onderling uitwisselen van medewerkers van vier Brabantse aanbieders illustreren dit.

Focus op toegevoegde waarde

Zorg dat binnen uw organisatie overhead aantoonbaar bijdraagt aan goede en betaalbare zorg en prettig werk. Focus dus niet alleen op de kosten, maar vooral op toegevoegde waarde. Zoek daarbij de samenwerking, met zowel de interne klant als externe partners. Zie overhead niet alleen als zorggeld, maar ook als zorgheld.

Simon Heesbeen en Marvin Hanekamp zijn beiden werkzaam voor adviesbureau Berenschot. Hun expertise ligt op het gebied van bedrijfsvoering in de langdurige zorg. Daarnaast zijn zij al jaren verantwoordelijk voor de Benchmark Care. Het benchmarkonderzoek waar jaarlijks zo’n 80 organisaties (VVT, GHZ en GGZ) aan deelnemen.