Afhankelijk van de ruimingsdrift van de instelling lig je daar na je bewaartermijn nog vele jaren. Je voelt je geheugen minder en minder relevant worden maar daar kun je niets tegen doen. Er komt een dag dat je wordt geëuthanaseerd.

Oud papier
De uitvaart van dossiers is meestal bar slecht geregeld. Meestal worden oude en overbodig geworden dossiers gezien als oud papier. Oud papier wordt ingezameld door een oudpapierhandelaar die, in het beste geval, een dubbeltje per kilo betaalt maar die zich meestal flink laat betalen voor de verleende ophaaldienst. Op de zijkant van de vrachtwagen van de oudpapierhandelaar staat tegenwoordig ‘Gecertificeerd Archief Vernietiger’ wat hetzelfde is als uitvaartverzorger voor patiëntendossiers.

Datalek
In deze uitvaartzorg is veel mis en de nabestaanden doen er weinig aan.
Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) moet de oudpapierhandelaar gezien worden als een bewerker van vertrouwelijke informatie en moet er een bewerkersovereenkomst worden afgesloten. Is deze wettelijk verplichte bewerkersovereenkomst er niet, en bij uw instelling ontbreekt hij vast, dan is sprake van een datalek en moet de afvoer van vertrouwelijk papier gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens, op straffe van een fikse boete.

Certificaten
Gecertificeerd vernietigen kan. Er is een aantal normen waaraan een archiefvernietiger kan voldoen en waarvoor hij inderdaad certificering kan behalen. Het loont de moeite de archiefvernietiger eens naar zijn certificaten te vragen en na te kijken op welke normen ze slaan. Ik maak u graag attent op de DIN 66399, de norm die aangeeft hoe groot de snippertjes uiteindelijk mogen zijn, niet alleen van papier maar ook van harddisk en andere informatiedragers.

Controle
Als blijkt dat uw archiefvernietiger zich niet aan de juiste norm houdt en u zelfs nooit ter plaatse bent gaan kijken en dus niets gecontroleerd heeft, is er, zelfs als er een bewerkersovereenkomst is, nog steeds sprake van een datalek en ligt de verantwoordelijkheid nog altijd bij u. Bezoek die archiefvernietiger en vraag eens om een vuilniszak snippers. Hoe leesbaar zijn die? U zou er weleens van kunnen schrikken.

Versnipperen
Het is zaak om in uw beleid rekening te houden met de laatste wensen van uw dossier. Begraven vinden dossiers zinloos, crematie verdient voorkeur maar is erg ongebruikelijk. De meeste dossiers kiezen uiteindelijk voor versnipperen. Het is aan u te zorgen voor de juiste muziek, bloemen, formulieren en vooral uitvaartverzorger. Met een goede uitvaart van de dossiers geeft u de nabestaanden veel meer rust.

De actualiteit van het artikel bleek vandaag ook al weer, getuige dit bericht op NU.nl

Berend de Vries, managing partner Comfort-IA