Dat blijkt wel als je ziet dat de ervaren regeldruk van zorgmedewerkers onverminderd hoog blijft. Bovendien is meer nodig, gezien het grote arbeidsmarkttekort. Zo luidde mijn introductie op het Zorgvisie-congres ‘Grip op regeldruk’ waar ik samen met Jacqueline van Ginkel (voormalig Zorgverbeteraar bij zorgaanbieder TWB) en Maddy de Leeuw (adviseur zorgbeleid bij TWB) sprak over regeldruk.

Voorkom regeldruk

Wat nou als we regeldruk kunnen voorkomen? Dan hoeven we regels niet achteraf te repareren, maar zorgen we ervoor dat ze in eerste instantie goed aansluiten bij de behoeften van zorgmedewerkers. Het goede nieuws? Verschillende koplopers in het land lukt het om op deze manier te werken. En daarmee regeldruk drastisch te verminderen.

Deze koplopers denken niet vanuit systemen. Dit zijn zorgaanbieders die zich niet afvragen hoe ze hun ecd efficiënter in kunnen richten. Dit zijn zorgaanbieders die zich afvragen wat zorgmedewerkers nodig hebben om hun werk goed te doen. Om vervolgens te kijken of een ecd het juiste middel is, of niet. Het grappige is dat deze koplopers ook niet praten in termen van regeldruk of ontregelen.

Andere kijk op regels

Dit vergt een compleet andere kijk op regels. En ook een andere werkwijze, en zelfs een andere organisatiestructuur. Dat is niet van vandaag op morgen geregeld. Maar morgen beginnen kan wél. Zo is Thuiszorg West-Brabant ook gestart. Door één project agile aan te pakken. Stap voor stap tackelen zij uitdagingen en verfijnen zij hun werkwijze. Ook hun organisatiestructuur is zodanig aangepast, dat zorgmedewerkers een belangrijke stem hebben in het (niet) maken van regels en beleid.

Vertrouw op inhoudelijke oplossingen

Bij zo’n verandering is het belangrijk recht te doen aan behoeftes van verschillende disciplines binnen de organisatie. Het is makkelijk gezegd dat bestuurders moeten vertrouwen op hun medewerkers en een regel moeten afschaffen. Vertrouwen op inhoudelijke oplossingen wordt een heel stuk makkelijker als er een goede aanpak en een strak proces ligt. Maar ook voor zorgmedewerkers kan loslaten lastig zijn. Bijvoorbeeld doordat bepaalde handelingen ingesleten zijn. Systeemdenken is niet voorbehouden aan bepaalde functies.

Werken vanuit de behoeften

Over systeem gesproken. Ook de zogeheten systeempartijen, branche- en beroepsverenigingen, en ook mijn werkgever Vilans hebben een rol in het voorkomen van regeldruk. Door zorgmedewerkers niet alleen te betrekken bij het maken van richtlijnen, registraties, regels en beleid, maar door vanuit de behoeften van zorgmedewerkers te werken, en verschillende perspectieven te verbinden. Om in woorden van de spreker, bestuurder Dick Veluwenkamp van zorgaanbieder (en koploper) Arkin, te praten: partijen zullen comfort moeten worden geboden om anders te werken. Samen zijn we onderdeel van het probleem, maar ook van de oplossing.

Door: Bart van Mierlo, senior adviseur – Innoveren en (proces)verbeteren bij Vilans, de kennisorganisatie voor zorg en ondersteuning. Hij werkt onder andere aan het programma (Ont)Regel De Langdurige Zorg.