De administratieve belasting van zorgprofessionals is al jaren een knelpunt. Uit onderzoek van Berenschot blijkt dat 82 procent van de zorgprofessionals administratieve taken als belastend ervaart, zij hieraan gemiddeld 35 procent van hun werkbare tijd besteden en dat er een verband bestaat tussen administratieve belasting, verloopintentie en werkplezier. Er is zorgorganisaties dan ook veel aan gelegen om de regeldruk in te dammen. Ict kan daar op verschillende manieren een bijdrage aan leveren.

Registraties digitaliseren

Veel registraties gebeuren nog steeds eerst met de hand om vervolgens digitaal te worden vastgelegd. Bij het meten van de bloeddruk van een patiënt bijvoorbeeld, noteert de verpleegkundige de waarde handmatig om het vervolgens in te voeren in het ecd. En van de patiëntgegevens voert zelfs de meerderheid deze niet direct digitaal in, maar noteert ze eerst op papier. Dubbel administratief werk dus. Hier valt met digitalisering nog veel winst te behalen.

Kritisch systeemontwerp

Hoewel wet- en regelgeving leidt tot regeldruk, is die regeldruk deels ook te wijten aan ict-systemen. Wet- en regelgeving schrijft namelijk maar zelden systeemprocedures en specificaties van invoervelden voor, terwijl die wél een bron van regeldruk vormen. Zo kunnen bij het systeemontwerp informatievelden ontstaan die niet allemaal noodzakelijk zijn. Of er komen informatievelden van gelijke strekking in verschillende systemen die niet met elkaar harmoniëren. Dit is te voorkomen door een kritisch systeemontwerp.

Meer gebruiksgemak

Ondoorzichtige of trage ict-systemen zijn een bron van ergernis en verhogen de administratieve belasting. Het gebruiksgemak blijft echter vaak onderbelicht, omdat het accent ligt op functionaliteit en technische innovatie. Zorgmedewerkers willen echter een gebruiksvriendelijke applicatie. Snelle en betrouwbare systemen, waarin ze gegevens makkelijk kunnen invoeren, weinig hoeven doorklikken en met meerdere personen tegelijk kunnen inloggen. Een prettige user interface is daarbij onontbeerlijk.

Opschoning applicatielandschap

De afgelopen decennia is er bij zorgorganisaties een veelheid aan applicaties en systemen ontstaan, die nog te vaak onvoldoende met elkaar samenhangen. Doorgaans is het aantal applicaties toegenomen, zonder te kijken welke applicaties overbodig zijn geworden. Daardoor wordt informatie soms op meerdere plekken en/of in meerdere applicaties geregistreerd. Opschoning en optimalisatie van het applicatielandschap brengt dubbele en/of niet gebruikte functionaliteit in kaart en kan de regeldruk verlagen.

Standaardisatie

De digitale transformatie brengt veel goeds, maar heeft ook een keerzijde. Systemen die parallel aan elkaar informatie registreren, waarbij de interoperabiliteit beperkt is. Denk aan een zorgregistratiesysteem waarbinnen de modules indicatie, zorgarrangement en planning niet aan elkaar gekoppeld zijn. Als gevolg hiervan moeten zorgprofessionals gegevens handmatig overzetten, met alle regeldruk van dien. Investeren in standaardisatie die koppeling van ict-systemen mogelijk maakt, kan de regeldruk verminderen. En door die interoperabiliteit af te dwingen in (landelijke) kaders voor gegevensuitwisseling binnen maar ook tussen organisaties, loopt de regeldruk nog veel verder terug.

Digitale vaardigheden

Wil de zorg de voordelen van al die systemen, applicaties en digitale middelen verzilveren, dan zijn digitale vaardigheden onontbeerlijk. Uit onderzoek blijkt echter dat veel zorgmedewerkers deze vaardigheden missen. De uitdaging voor werkgevers is dan ook om te blijven investeren in ict en digitale competenties, en wel zodanig dat zorgmedewerkers het kunnen bijbenen. Pas dan helpt ict de zorgprofessional daadwerkelijk vooruit.

Nauwe samenwerking

Van oudsher wordt ict als een technisch vraagstuk gezien, maar door het ook als informatiekundig vraagstuk te zien, kunnen organisaties met ict de regeldruk indammen. Dat heeft als randvoorwaarde dat de ict-specialisten nauw samenwerken met de informatiemanagers die zorgdragen voor het informatiemanagement. Regeldruk is namelijk een taai onderwerp en beide expertises zijn nodig om een betekenisvolle reductie te realiseren. Het resultaat is er ook naar: meer tijd voor goede zorg en meer werkplezier bij de zorgprofessionals.

Dirk-Jan Schoneveld is managing consultant Informatiemanagement bij Berenschot.