De zorgsector ondergaat veel veranderingen die ervoor zorgen dat het opstellen van begrotingen niet alleen belangrijker wordt, maar ook ingewikkelder. Zorginstellingen zien zich gedwongen om meer op de kosten te letten, omdat de inkomsten onder druk staan. Wie geen grip heeft op zijn (verwachte) uitgaven, kan voor onaangename verrassingen komen te staan.

Daarnaast vindt er al een aantal jaren een fusiegolf plaats. Het is niet eenvoudig om de financiële administratie van twee of meer organisaties te consolideren. Een laatste trend die ervoor zorgt dat begrotingen ingewikkelder en tijdrovender worden, is de toegenomen concurrentie. Instellingen zien zich gedwongen om meer te onderhandelen met zorgverzekeraars en willen daarom meer inzicht in de verwachte inkomsten en uitgaven.

We identificeren vijf belemmeringen voor het opstellen van een bruikbare begroting voor de financiële planning.

1. Zelfsturende teams

De verantwoordelijkheid voor het opstellen van een begroting verschuift bij steeds meer organisaties van de financiële afdeling naar de zelfsturende teams en afdelingen. Bij zorgaanbieder  ’s Heeren Loo bijvoorbeeld wordt de begroting opgesteld per locatie en zijn de lokale afdelingen ook zelf verantwoordelijk voor het financiële resultaat. Zelfsturing is een geliefde manier om afdelingen en teams meer te betrekken bij hun eigen (financiële) prestaties, omdat dit de motivatie van managers en medewerkers kan vergroten. Voor het opstellen van een begroting op instellingsniveau kan dit echter een nachtmerrie zijn, omdat een centrale afdeling de verschillende losse begrotingen bij elkaar moet optellen.

2. Foute gegevens

Worden begrotingen wel centraal samengesteld, dan doet zich een ander probleem voor. De gegevens die financiële afdelingen gebruiken, komen niet altijd overeen met de werkelijkheid. Het komt regelmatig voor dat begrotingen worden gebaseerd op cijfers die niet kloppen, bijvoorbeeld omdat de opsteller ervan geen ruggenspraak heeft gehouden met teams of afdelingen. Als een begroting uitgaat van verkeerde bedragen, is het vrijwel onmogelijk om grip te houden op de financiële planning. Een instelling loopt dan het gevaar in een verliesgevende situatie terecht te komen.

3. Invoerfouten

De meeste zorginstellingen maken nog altijd begrotingen in Excel of een ander spreadsheet-programma. Die software is immers al aanwezig op de computers van veel medewerkers en je kunt er vrij ingewikkelde berekeningen, tabellen en grafieken mee opstellen.

Maar wanneer gegevens verkeerd worden ingevoerd of verschillende mensen gegevens op verschillende manieren invoeren ontstaan meerdere versies van de financiële werkelijkheid. Het is haast onbegonnen werk om deze gegevens handmatig aan te passen. Dat geldt met name voor geconsolideerde begrotingen, waarin vaak tientallen of zelfs honderden velden moeten worden samengevoegd.

4. Scenario’s doorrekenen

Eén van de grootste voordelen van een begroting is dat je vrij eenvoudig toekomstige scenario’s kunt doorrekenen. Wat betekent het bijvoorbeeld voor de financiën van het komende jaar als de instelling niet tien maar twaalf nieuwe cliënten krijgt? Wat betekent dit voor de bezetting en de uitgaven? Het vereist hogere wiskunde om dit soort berekeningen zelf uit te voeren in een spreadsheet-programma.

5. Trage totstandkoming

Door de toegenomen complexiteit kan het maanden duren voordat een begroting helemaal kan worden afgerond. Dan is de begroting alweer ingehaald door de realiteit en laat een planning van inkomsten en uitgaven zien van maanden die inmiddels alweer in het verleden liggen.

Door de druk op de kosten is het voor zorginstellingen niet altijd mogelijk om systemen aan te schaffen waarmee deze belemmeringen kunnen worden weggenomen. Bovendien kost het vaak extra tijd en geld om standaardbegrotingspakketten aan te passen aan de specifieke wensen en eisen van zorginstellingen. Maar net als de zorg is ook de softwaresector in beweging. Er komen oplossingen op de markt die niet alleen specifiek zijn ontwikkeld voor de zorg, maar ook een veel geringere investering vergen dan de standaardpakketten. Deze oplossingen zijn gebaseerd op best practices. Een module voor het opstellen van een begroting die succesvol is ingezet bij zorgstelling A kan vrij eenvoudig worden aangepast aan de wensen en eisen van instelling B.

Mogelijkheden begrotingsmodule

Een begrotingsmodule zorgt voor één versie van de financiële werkelijkheid, doordat alle afdelingen en teams met dezelfde gegevens werken. Dit maakt het mogelijk om de verantwoordelijkheid voor het opstellen van een begroting zowel centraal als decentraal toe te wijzen.

Ook is het hiermee veel eenvoudiger om toekomstscenario’s uit te werken en bepaalde gegevens automatisch te genereren op basis van historische data. Vergelijk het met het aangifteformulier van de Belastingdienst; ook hier zijn sommige gegevens al ingevuld op basis van eerdere aangiften en kan de indiener deze gegevens controleren en waar nodig aanpassen. Een begrotingsmodule kan op basis van historische gegevens over bijvoorbeeld de personeelsbezetting, de inkomsten van cliënten of de kosten van onroerend goed gegevens eenvoudig automatisch invullen.

Een dergelijk systeem kan de tijd die het kost om een begroting op te stellen met ongeveer twee derde terugdringen. Waar het maken van een begroting met een spreadsheet-programma algauw drie maanden in beslag neemt, kan deze tijd worden teruggebracht tot een maand. En dat maakt het risico dat een begroting bij voltooiing is ingehaald door de realiteit een stuk kleiner.

André van der Wal en Ronald Meijer, zijn unitmanager Information Management bij ilionx