Een cliënt heeft te maken met meerdere instanties. Allerlei hulpverleners brengen gevraagd of ongevraagd advies uit en verwachten dat de cliënt daarop actie onderneemt. De onderlinge afstemming tussen de hulpverleners kan vaak beter. Om het web van instanties rond de cliënt overzichtelijk te maken, en de onderlinge communicatie tussen deze partijen te verbeteren, is domeinoverstijgend samenwerken het devies. Maar hoe doe je dat?

1. Ga met alle betrokkenen samen om de tafel

Om dat te realiseren, is het van belang om inzichtelijk te krijgen welke zorgaanbieders actief zijn in de betreffende regio en op het betreffende gebied. De regio kan een gemeente zijn, maar ook een zorgregio. In veel gevallen wordt in eerste instantie samenwerking gestart met het oog op de ouderenzorg. Ga dan bij de start van het proces goed na welke partijen daarbij betrokken zijn. Dat kan per gemeente of zorgregio verschillen; belangrijk is dat ze allemaal meedoen. Is er een afvaardiging van de huisartsen, van de wijkverpleging? Misschien het ziekenhuis, de geriatrieafdeling? Benoem het belang van efficiënt domeinoverstijgend samenwerken en de voordelen die alle partijen daarbij hebben.

2. Zorg voor commitment in de regio

Succesvol domeinoverstijgend samenwerken begint met gezamenlijk keuzes maken die breed gedragen worden. Als het gelukt is om met alle zorgaanbieders bij elkaar aan tafel te komen, formuleer dan gezamenlijke doelen. Zet die sterk aan door bijvoorbeeld de cliënt centraal te stellen. Zorg ervoor dat het geen ‘huisartsenfeestje’ wordt, maar creëer draagvlak bij alle betrokken partijen in het werkgebied. Zij moeten het gevoel hebben dat ze gezamenlijk kiezen om op deze manier met elkaar samen te werken. Vorm een projectgroep met vertegenwoordigers van de verschillende zorgaanbieders in het gebied, stem af welke doelen ze willen bereiken en kom uiteindelijk samen tot een keuze.

3. Zorg dat de mensen die gaan samenwerken meebeslissen

Het is voor de deelnemende instanties heel belangrijk om hun mensen op de werkvloer mee te laten denken over de samenwerking. Zorg dat zij er warm voor lopen. Bij enthousiasme creëer je namelijk eigenaarschap bij de medewerkers en geen weerstand. Dus kondig niet top-down aan dat ‘we gaan samenwerken’. Dan gaan waarschijnlijk direct de hakken in het zand bij de mensen die het moeten gaan doen. Veel beter is om de medewerkers vanaf het begin mee te nemen in het proces. Geef hun het gevoel dat ze een stem hebben in de keuzes die gemaakt worden.

4. Zorg voor goede begeleiding

Goede begeleiding bij de nieuwe samenwerking is cruciaal om succesvol domeinoverstijgend samen te werken. De zorg-/hulpverleners zal je daarin moeten ontzorgen. Bied goede scholing aan en zorg dat ze weten bij welke contactpersoon ze terechtkunnen. Onze ervaring is dat zij echt korte lijntjes nodig hebben. Zet daarnaast het eerste jaar volledig in het teken van de samenwerking, zorg dat alle betrokken organisaties in het gebied actief blijven meedoen.

5. Evalueer de voortgang regelmatig

Het echte domeinoverstijgend samenwerken begint pas wanneer je het een tijdje hebt geprobeerd. Houd een vinger aan de pols bij alle organisaties die meedoen en monitor regelmatig wat daar de stand van zaken is. Zorg bijvoorbeeld voor een dashboard waarin je eenvoudig per gemeente alle wijkteams en hun activiteiten inzichtelijk hebt. Zo kan je goed zien wat opvalt. In een organisatie die gedurende een langere periode nauwelijks activiteit vertoont, kan iets aan de hand zijn. Check in zo’n geval of daar wat speelt. Houd veelvuldig en structureel contact met alle deelnemers. Vraag waar de mensen tegenaan lopen, wat beter kan en wat de positieve ervaringen zijn. Zit er kort op en evalueer regelmatig.

Marieke Willems, manager projectorganisatie bij OZOverbindzorg