Simpelweg omdat er behoefte is aan regie en niemand in staat is om het geheel te overzien. Ziekenhuizen verschillen in dit opzicht niet van de luchtvaart.

Met veelal meer dan twintig specialismen onder één dak, duizenden polibezoeken, onderzoeken, operaties en opnames is een ziekenhuis een zeer complexe en dynamische organisatie. Alles hangt met elkaar samen en een deel van de zorg is onvoorspelbaar. Iedereen overziet wel een deel, maar wie overziet het geheel? Niemand.

VAN DE DAGELIJKSE GEFRAGMENTEERDE WERKELIJKHEID… NAAR CENTRALE REGIE OVER ZORG EN CAPACITEIT

Wat een control center doet, is alle databronnen ontsluiten en de relevante informatie samenbrengen op één plek. Zo ontstaat er totaaloverzicht en kan integraal sturing worden gegeven aan de operationele bedrijfsvoering binnen ziekenhuizen.

Coördineren van patiëntenzorg

Elke dag zijn talloze mensen bezig met het plannen en coördineren van de patiëntenzorg. Veelal gefragmenteerd, met beperkte informatie en zonder zicht op het geheel. Dit leidt tot een suboptimale sturing en besluitvorming en dagelijks veel operationele verstoringen. Deze zijn van grote invloed op de kwaliteit en doelmatigheid van de zorg. Waar een ziekenhuis naartoe wil, is centrale coördinatie en collaboratieve besluitvorming op basis van de meest actuele informatie, ondersteund door datagedreven intelligentie. Dit alles met een optimale zorgverlening en een efficiënt gebruik van de schaarse en kostbare capaciteit als resultaat.

Inzicht alleen is onvoldoende

Het HOTflo Hospital control center brengt informatie uit verschillende bronnen samen en biedt alle inzichten om integraal sturing te geven aan de patiëntenzorg en de capaciteit. Echter is alleen inzicht niet voldoende. Het Hospital control center bewaakt ook continu alle vitale processen en de beschikbaarheid van capaciteit. De krachtige voorspelalgoritmes maken continu prognoses voor de komende uren en dagen en signaleren proactief wanneer problemen dreigen en capaciteitniveau’s kritisch worden. En slimme intelligentie ondersteunt bij het nemen van de juiste beslissingen om vroegtijdig operationele problemen in de bedrijfsvoering effectief op te lossen. Inzicht, bewaken, signaleren én ondersteunen bij het nemen van de juiste beslissingen, dat maakt een control center zo uniek en waardevol voor ziekenhuizen.

Specifieke toepassingen

Vanuit het control center vindt de volledige coördinatie plaats van alle zorg van opname tot ontslag. Vanaf een week of enkele dagen voor uitvoering tot op de dag zelf coördineert het control center alles rondom opnamen, ontslagen, overplaatsingen, transfers, spoed, OK, bedden, personeel, artsen, ruimtes, materialen en middelen. Het is de plek waar de week- en dagstart plaatsvindt, waar opnameplanners overleggen met de personeelsplanners en schakelen met de beddencoördinator. Waar artsen binnen lopen met vragen en waar oplossingen worden gevonden voor problemen rondom de zorg van patiënten of in de beschikbaarheid capaciteit. Waar overzicht wordt gehouden en in gezamenlijkheid met artsen en management op uniforme wijze besluiten worden genomen om de zorgverlening in het ziekenhuis zo gestroomlijnd en ongestoord mogelijk te laten verlopen.

Complexiteit van het ziekenhuis

Het Hospital control center is dus meer dan een aantal schermen waarop informatie staat. Het is een totaal nieuwe visie op integrale sturing van patiëntenstromen en capaciteit in ziekenhuizen. Gegeven alle ontwikkelingen in de zorg en de complexiteit van een ziekenhuis, dienen we te concluderen dat de huidige wijze van sturing niet duurzaam is. We zullen naar een andere visie op sturing moeten en het Hospital control center is daarop het antwoord.

Wat levert het op?

De huidige wijze waarop de tactische en operationele sturing is georganiseerd leidt dagelijks tot veel operationele verstoringen in ziekenhuizen. Dit schaadt ontegenzeggelijk de kwaliteit van de zorg en leidt tot onnodige verspilling van schaarse en kostbare capaciteit. Dagelijks zijn vele mensen bezig met het ‘blussen van brandjes’, die voorkomen hadden kunnen worden. Wat de prijs hiervan is, weten we niet exact. Dat die hoog is, weten we zeker.

In Amerika en Canada is ruimere ervaring opgedaan met Hospital control centers en heeft het concept zich ruimschoots bewezen. De winst:

• Significante afname van het aantal operationele verstoringen en meer rust in de uitvoering;
• Efficiënter gebruik van capaciteit en lagere operationele kosten;
• Betere kwaliteit van zorg, hogere patiënttevredenheid, lagere mortaliteit;
• Reduceren van onnodig lange wacht- en doorlooptijden en verbeteren van de doorstroom en uitstroom;
• Afname van presentatiestops op de SEH, betere doorstroom vanuit de SEH naar de kliniek en een afname van het aantal opnamestops;
• Reductie van werkdruk en een hogere medewerkerstevredenheid;
• Grotere tevredenheid bij artsen.

De grootste uitdaging ligt in het durven loslaten van de huidige wijze van sturing. Raden van Bestuur en medici moeten de overtuiging én het lef hebben om deze stap te zetten. Zo’n tien jaar geleden was ook niemand overtuigd van de meerwaarde van een mobiele telefoon. Nu kunnen we niet meer zonder. Zo zal het ook gaan met het Hospital control center. Vasthouden aan ‘oud-denken’ is zinloos. De zorg staat voor grote uitdagingen en vraagt nieuwe concepten en oplossingen. Het Hospital control center vormt de ‘future standard’ voor integrale sturing binnen ziekenhuizen.

Benieuwd naar een Hospital control center in de praktijk? Ga naar www.performation.com/hcc en bekijk de video van Amphia. Dit ziekenhuis maakt gebruik van een Hospital control center.

Al twintig jaar werkt Marcel de Jong samen met ziekenhuizen aan nieuwe oplossingen op het gebied van capaciteitsmanagement. Met het concept Hospital control center tilt hij capaciteitsmanagement naar het hoogste niveau.