Bij de implementatie van regie wordt vaak vooral aandacht besteed aan de structuur, dus een regie-organisatie met de juiste functies.
Vanzelfsprekend is het verstandig om een goede structuur neer te zetten met juiste functies, maar dat is niet voldoende. Regie implementeren vraag om meer. Een succesvolle implementatie van regie vraagt om:
1. Verankeren in besturing
2. Nieuwe competenties
3. Inbedden in uitvoering
Verankeren in besturing
Door regie te verankeren in de besturing worden de randvoorwaarden gecreëerd waarin nieuw effectief gedrag van de medewerkers mogelijk is en wordt gestimuleerd. Dat betekent dat regie onderdeel moet worden van de:
• piramide van prestatie-indicatoren: de piramide maakt duidelijk waarop gestuurd wordt binnen Directie, MT’s en teamoverleggen. Het laat zien wat de leidinggevenden van een organisatie belangrijk vinden. De prestatie-indicatoren zijn krachtige prikkels om gedrag te veranderen.
• vergaderstructuur en –cultuur: de structuur en cultuur van vergaderingen is respectievelijk de agendavorming en de wijze waarop directie, MT’s en teams vergaderen. De onderwerpen van een vergadering en hoe deze behandeld worden heeft een belangrijke invloed op het gedrag van organisaties.
Nieuwe competenties & oriëntatie
De overgang naar meer regie is ook de overgang van de liefde voor vakmanschap naar de liefde voor verbinden. Een goede uitvoerder maakt nog geen goede regisseur. Regie vraagt om andere competenties, die afwijken van de competenties van de traditionele uitvoerende functionaris. Het talent op het vlak van inhoud en uitvoering dekt vaak onvoldoende de benodigde regie-competenties, die te maken hebben met klantgerichtheid, zakelijkheid en contracterend gedrag. Ook kan het voor iemand met veel ervaring in de uitvoering lastig zijn om voldoende afstand te nemen van hun vroegere aandachtsgebied. Bovendien zijn zij gewend aan bepaalde routines en kunnen de oriëntatie missen om het werk op een andere afwijkende wijze te organiseren. Ex-uitvoeringsmedewerkers hebben vanuit hun uitvoerende oriëntatie vaak moeite om de rol van regisseur aan te nemen. Als regisseur is het aansturen van de uitvoering belangrijk, maar zonder op de stoel te gaan zitten van de uitvoering.
Eén van de belangrijkste tips die wij willen geven, vanuit onze ervaring met regie, is: “leid interne mensen zoveel mogelijk op, maar aarzel niet om vers bloed van buiten aan te trekken”. Regie-organisaties die minder goed functioneren worden vaak alleen bemenst door ex-uitvoeringsmedewerkers. Het succes van regie valt en staat met de juiste competenties en oriëntatie.
Inbedden in uitvoering
Leidinggevenden hebben de neiging om alles goed uit te denken en te ontwerpen. Alles staat op papier en nu moet het ‘gewoon’ gedaan worden. Het is echter van groot belang dat een overgangs- of ontwikkelperiode wordt gecreëerd. Een belangrijk element van een dergelijke oefenperiode zijn processimulaties. Tijdens de processimulaties gaan de betrokkenen met elkaar oefenen in de nieuwe rollen door mogelijke situaties en interactiepatronen gezamenlijk door te lopen.
Processimulaties vormen de brug tussen papier en actie. Zij zijn bij uitstek geschikt om regie in te bedden in het dagelijks handelen van de betrokkenen en geven input voor de besturing.
Processimulaties in het kort:
• Verzamel alle betrokkenen van een proces in één kamer.
• Loop gezamenlijk door het proces.
• Maak afspraken wie wat wanneer gaat doen.
• Leg de afspraken vast
Een belangrijke stelregel bij processimulaties:
“Als alle betrokken van een proces met elkaar in één kamer er niet uitkomen, dan wordt het proces zeker niet goed uitgevoerd in het grote gebouw van een provincie. Zijn alle betrokkenen van een proces wel in staat om er met elkaar in één kamer uit te komen, dan is daar de krachtige basis gelegd om het proces succesvol in te richten en het handelen van mensen echt te veranderen”.