MCL kiest voor VNA: “In een ziekenhuis moet ICT altijd innoveren; stilstand is achteruitgang.”

Over Medisch Centrum Leeuwarden
Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) is een topklinisch ziekenhuis in Leeuwarden en Harlingen, voor acute, hoog complexe én basiszorg in Friesland. Het ziekenhuis is gericht op onderzoek, onderwijs, innovatie en biedt uitzonderlijke zorg voor iedere individuele patiënt.

Op 1 april 2016 is MCL live gegaan met een Vendor Neutral Archive systeem, ook wel een VNA 2.0 genoemd. MCL is hiermee klaar voor de toekomst.

De uitdagingen van MCL
De archief omgeving van MCL was aan vervanging toe. Deze liep tegen de grenzen van haar capaciteit aan.

Jeroen Wijnstra, Applicatie Coördinator Beeldvormende technieken bij MCL was projectleider van de VNA 2.0 implementatie. “Bij de geplande vervanging van onze oude omgeving moesten we rekening houden met een aantal factoren. Zo had elk PACS systeem zijn eigen opslag voor beeldmateriaal: van radiologie tot operaties en echo’s. Maar elk systeem had ook een eigen viewer voor het beeldmateriaal die alleen voor dat type informatie geschikt was. De belangrijkste reden om over te gaan naar een VNA 2.0 was dat we naar een nieuw Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) overgingen, waarbinnen het niet mogelijk was al die verschillende viewers te ondersteunen.”

Oplossingsrichting
Jeroen Wijnstra: “De situatie met losse informatiesilo’s was historisch gegroeid. Wij hadden het voornemen de opslag meer te centraliseren, waarbij we rekening moesten houden met de rechten: wie mag toegang hebben tot welke informatie?”

Bij het vervangingstraject heeft MCL een aantal aanvullende doelstellingen geformuleerd. Naast de centralisatie wilde MCL de kostprijs van opslag verlagen, mede gezien de groeiende hoeveelheid data die wij bewaren. Dit moest worden gerealiseerd door standaardisatie en de adoptie van open standaarden. Verder moest het VNA 2.0 leiden tot een verbeterde interne informatievoorziening maar ook een duurzamere oplossing voor transmurale informatie-uitwisseling. Een belangrijk streven was dat al het beeldmateriaal, maar ook aan de patiënt gerelateerde documenten, vanuit het EPD moeten kunnen worden bekeken.

Jeroen Wijnstra: “Met deze verandering wilden we direct de omslag maken van systeem centraal naar de patiënt centraal. Dat heeft grote gevolgen voor de manier waarop je je ICT omgeving inricht.”

De keuze voor het Hyland Vendor Neutral Archive (VNA) systeem
Jeroen Wijnstra: “Al in 2009 had onze informatie architect een eerste vooronderzoek gedaan naar VNA systemen. Begin 2015 hebben we dit traject opnieuw opgepakt. Op dat moment was het concept VNA uitgegroeid tot een volwassen systeem en sloot het goed aan op de behoefte vanuit het nieuwe EPD. Daarnaast bood het doorgroei mogelijkheden binnen de innovatiestrategie van het ziekenhuis. In een ziekenhuis moet ICT altijd innoveren; stilstand is achteruitgang. Waar we in eerste instantie alleen het archief wilden vervangen, hebben we nu gekozen voor de volledige VNA suite van Hyland. Dat betekent dat we een VNA (voor alle patiëntenbeelden), ECM (patiëntendocumenten en andere belangrijke documenten), XDS (voor de uitwisseling met andere ziekenhuizen) en een ziekenhuisbrede viewer hebben afgenomen. Hiermee heeft het MCL een 360°patientenbeeld gecreëerd. Al geruime tijd bieden PACS vendoren ook soortgelijke VNA systemen aan, maar die oplossingen voldeden niet aan onze eisen, daarnaast vonden we dat de oplossing “Vendor Neutraal” moest zijn. We wilden echt een open platform en Hyland is op dit moment een van de weinige leveranciers in Nederland die dat wel biedt.

Een Vendor Neutral Archive systeem is een geavanceerd platform voor de opslag van medische data. Naast de basis storage en archief functionaliteiten biedt ons VNA vendor neutral archiving, waardoor we gebruik kunnen maken van generieke hardware voor de opslag. De content management functionaliteit biedt onder andere workflows en regels hoe lang bepaalde informatie moet worden bewaard, waardoor je relatief eenvoudig information lifecycle management kunt inrichten. De ingebouwde communicatiesoftware stelt ons in staat op basis van internationale standaarden te integreren en communiceren met afdelingsspecifieke systemen.

Kort gezegd: dit systeem integreert op intelligente wijze met de werkprocessen van het ziekenhuis, een standaard storage systeem moet je zelf integreren met alle nadelen van dien.”

Ervaringen tijdens de implementatie
De implementatie is gestart in maart 2015, waarna MCL in april 2016 live is gegaan met het VNA platform. Jeroen Wijnstra: “De implementatie had nogal wat voeten in de aarde, mede gezien het feit dat deze tegelijk met de implementatie van Epic liep. Vooral de migratie van de beelden leverde onverwachte uitdagingen op. De verschillende PACS leveranciers slaan beelden en de eventuele bewerkingen en opmerkingen niet op uniforme wijze op, waardoor een 1 op 1 migratie niet mogelijk was. Verder waren er wat uitdagingen met de koppeling van bepaalde apparatuur, of de output van een systeem bleek net niet conform de standaard. Onze belangrijkste ervaring in dat opzicht: je kan geen enkele aanname doen, je moet alles testen en valideren en standaarden zijn niet altijd standaarden. Ondanks de Vendor Neutral aanpak heb je dan toch de bestaande leveranciers soms nodig.

Om het project beheersbaar te houden hebben we het in delen opgeknipt. We hebben eerst de basis van het VNA systeem neergezet en deze gekoppeld met de PACS systemen (ook wel VNA behind genoemd. Vervolgplan is dat we dit verder gaan optimaliseren. Dat betekent dat we de modaliteit(en) rechtstreeks koppelen aan het VNA (VNA in front). We kunnen dan zelf bepalen of we de beelden door routeren naar een PACS systeem of dat we deze rechtstreeks in de VNA plaatsen en via het EPD ontsluiten. Het voordeel van deze nieuwe situatie is dat wij daarmee de volledige regie hebben zodat de patiënten informatie steeds in de optimale context kan worden geplaatst.
Daarnaast bied ons dit de mogelijkheid om legacy software te kunnen uitfaseren en kosten te kunnen besparen.”

Ervaringen en voordelen
Jeroen Wijnstra: “Mijn ervaringen met i3 groep is overall goed. Wij zijn het eerste ziekenhuis in Nederland die deze totaaloplossing zo heeft geïmplementeerd en dat was soms een lastig traject. Mede doordat het nieuw was voor ons als ziekenhuis, maar ook voor i3 groep en voor Hyland in Nederland. Ondanks een aantal uitdagingen zijn we er altijd netjes en tevreden uitgekomen en hebben we de implementatie succesvol voltooid.

MCL deed al een geruime tijd zaken met i3 groep op het gebied van storage oplossingen. In dit project is duidelijk geworden dat ze ook voor de implementatie van een Vendor Neutral Archive systeem een goede partner zijn. i3 groep is voor ons het single point of contact voor eventuele storingen en aanpassingen aan zowel de software als hardware. Het technisch en functioneel beheer doen wij zelf.
De voordelen van het Hyland VNA systeem zijn groot. Het biedt slimme manieren om apparatuur te koppelen en informatie op de juiste plek op te slaan, waardoor deze vrijwel direct beschikbaar is voor de organisatie. De ingang tot informatie is centraal geregeld vanuit het EPD. Dit betekent eenvoud en gemak voor de gebruikers en een geborgen gevoel voor patiënten omdat er volledig inzicht in de historie is.

Omdat het systeem alle gangbare standaarden ondersteunt, biedt het nu en naar de toekomst openheid. Dat geeft niet alleen meer keuzemogelijkheden, het biedt ook duidelijke financiële voordelen. Als je voor elk PACS systeem archiefstorage bij moet kopen, is dat duur. Met ons VNA systeem kopen we generieke opslagcapaciteit voor ons centrale archiefsysteem. Uitbreiding en vervanging worden hierdoor gemakkelijker, goedkoper en zonder downtime zodat de gebruikers er geen last van hebben. Met dit VNA systeem kan MCL bewuster op prijs inkopen, zonder op kwaliteit in te leveren.”

“De omslag van systeem centraal naar patiënt centraal heeft grote gevolgen voor je ICT omgeving.”