Door Danny van der Helm, Johan van der Boog, Caroline Vrijenhoek, Christa Vlieger, Emilie ten Horn, David Lam, Ian  Alwayn, Paul  van der Boog en Aiko de Vries. Dit artikel maakt deel uit van de KiZ-special ‘Verder komen met waardegedreven zorg’. Naar het overzicht met alle artikelen.

Er zijn twee typen gebruiksdoelen voor dashboards. Ten eerste kan het dashboard helpen om verbeteracties te monitoren. Hierop kan heel gerichte informatie staan, zoals het aantal transplantaties dat een centrum per orgaan verricht heeft. Maar ook meer inhoudelijke, zorggerelateerde data zoals het aantal en type complicaties dat gemiddeld per verrichting voorkomt zou hiermee inzichtelijk gemaakt kunnen worden.

Een dashboard kan in beeld brengen of een bepaalde complicatie in een periode vaker voorkomt en dus geen toevalligheid is. Op basis hiervan kan het zorgteam analyseren waar dit door zou kunnen komen en waar mogelijk een verbeteractie door te voeren is.

Koppeling

Een ander  voorbeeld is de koppeling tussen medicatie en vitale metingen. Een te hoge bloeddruk of cholesterol zijn nadelig voor een patiënt terwijl deze relatief makkelijk met medicatie op te lossen zijn. Door de metingen aan de voorgeschreven medicatie te koppelen, is inzichtelijk te maken hoe groot de groep is die een te hoge waarde heeft maar geen medicatie gebruikt. Dit inzicht kan leiden tot een verbeteractie die uiteindelijk de zorg verbetert.

Gezamenlijke besluitvorming

Ten tweede is een dashboard ook te gebruiken patiëntenvoorlichting en gezamenlijk besluitvorming. Voor een niertransplantatie heeft een ontvanger verschillende donoropties. Normaal beveelt een arts op basis van zijn expertise een bepaalde behandeling aan.

Door een dashboard te bouwen en hier in de spreekkamer de karakteristieken van de ontvanger en de verschillende behandelopties in te voeren, is per behandeloptie een overlevingscurve te plotten. Op deze manier kan de arts de patiënt beter voorlichten en implicaties van bepaalde keuzes met de patiënt bespreken. Hierdoor kunnen patiënt en arts samen tot een juist behandelplan komen.

PROMs

Voor beide typen dashboards maken we graag gebruik van PROMS. Dit kan op persoonlijk niveau, waarin we een patiënt in de tijd volgen. Daarnaast op populatieniveau waarin we een bepaalde patiënt met zijn populatie vergelijken. Als er bepaalde afwijkingen in de hele populatie te zien zijn, is te kijken of dit  in een verbetercyclus aangepakt kan worden.

Ook is het dashboard te gebruiken om een patiënt gerust te stellen. Een transplantatie is een zeer ingrijpend proces waarbij een patiënt verschillende bijeffecten (zowel psychisch als fysiek) kan ervaren. Door in de spreekkamer te laten zien dat bepaalde bijeffecten normaal zijn en in de hele populatie voorkomen kan een patiënt gerustgesteld worden. Als een PROMS-bevinding van een individuele patiënt afwijkt van normaal zou de behandelaar hierop kunnen ingrijpen.

Kortom: een dashboard is een handige tool voor de evaluatie van zorg en voor mogelijke patiëntenvoorlichting.

Bouwen van dashboards

Hoe komt een dashboard voor een bepaald zorgpad tot stand? In het navolgende geven we  stapsgewijs weer hoe het Transplantatiecentrum van het LUMC dit heeft aangepakt.

Om een dashboard te bouwen, is veel data nodig die op een gestructureerde manier altijd up-to-date benaderbaar is.  Dit betekent dat er veranderingen in de vastlegging van data zullen moeten plaatsvinden.

Grootste obstakel

In het LUMC was het grootste obstakel dat verslaglegging veelal in vrije tekstvelden gedaan werd. Deze data is waardevol voor de zorgverlening,  maar voor een dashboard onbruikbaar. Om deze reden moesten er in het EPD vragenlijsten gebouwd worden die dezelfde informatie als de oude verslagen zouden bevatten. Deze vragenlijsten moesten samen met betrokken invoerders opgesteld worden en vervolgens door het EPD-beheer gebouwd en ingevoerd worden.

Het EPD-beheer en de dataplatform-afdeling zijn van groot belang, omdat zij de kennis en kunde over de mogelijkheden in HIX hebben. Zij weten hoe de data vervolgens in het dataplatform van het ziekenhuis opgeslagen wordt.

Programmeerervaring

Daarnaast is er iemand nodig die alle processen coördineert en aanstuurt en dus eigenlijk van iedere stap alles moet weten. Deze persoon moet naar aanleiding van klinische vraagstukken een dashboard inrichten en de onderliggende data analyseren en valideren.

Voor het transplantatiecentrum is dit een postdoc geworden met kennis van programmeren en transplantatiegeneeskunde. De programmeerervaring is van belang om een tussenlaag te creëren waarin de data die in het platform verzameld wordt inzichtelijk aan elkaar gekoppeld wordt, zodat deze in een dashboard inzichtelijk te maken is.  In het LUMC is PowerBi als programma gebruikt om de dashboards in vorm te geven.

Grote verandering

Het bouwen van een dashboard is een grote verandering. Het vraagt aanpassing en medewerking van vele mensen , zoals verpleging, artsen, ICT-afdeling en secretaresses. Om deze reden is het van belang dat iedereen het initiatief steunt en de meerwaarde ervan inziet. Het is dus essentieel om gedurende het proces iedereen aan boord te krijgen en te behouden. Wat hierbij kan helpen is om de tussentijdse resultaten en voortgang te tonen. Successen werken aanstekelijk en zorgen voor betrokkenheid en aansporing om mee te doen.

Als aan de conditie is voldaan dat er voldoende draagvlak is bij betrokkenen dan kunnen de volgende stappen worden gezet.

1. Bedenk wat er in het dashboard inzichtelijk gemaakt moet worden

Als voorbeeld nemen we hier de bloeddrukmonitoring na niertransplantatie. In dit dashboard worden patiënten met een te hoge bloeddruk maar zonder medicatie inzichtelijk gemaakt.

2. Maak een dataplan

Beschrijf daarin welke data er nodig is, wie deze nu verzamelt en hoe de data nu in het dataplatform van het ziekenhuis opgeslagen staat. Voor het voorbeeld is het van belang dat alle niertransplantaties met transplantatiedatum geregistreerd worden. Voor het dashboard zijn verder ook de laatste bloeddrukmeting met de bijbehorende datum en de medicatie van dat moment van belang.

Hierbij zijn er dus zeven variabelen: 1. Patiëntennummer 2. Niertransplantatie, 3. Transplantatiedatum, 4. Type bloeddrukmedicatie, 5. Medicatiedatum, 6. Bloeddrukmeting uitslag, 7. Bloeddrukmeting datum.

3. Vraag de EPD-ondersteuning om de aanpassingen en start de invoer

Om de missende gegevens beschikbaar te maken,  is er bij ons een vragenlijst in het EPD gemaakt die door het secretariaat van het transplantatiebureau bijgehouden wordt. Deze lijst is in samenwerking met de secretaresses en de EPD-ondersteuners opgesteld, zodat deze makkelijk in hun praktijk toe te passen is. De EPD-ondersteuning bouwde de vragenlijst, die vervolgens prospectief door het secretariaat werd ingevuld. Een probleem dat een rol kan spelen zijn ontbrekende retrospectieve data. In ons centrum is er besloten om deze data met terugwerkende kracht door een studenten-team in te laten voeren, zodat de data compleet is.

4. Orden data in een tussenlaag

Het dashboard moet altijd up-to-date zijn. Daarom is er een directe link met het dataplatform nodig. Voor het dashboard moet aan iedere transplantatiepatiënt de laatste meting en de medicatie van dat moment gekoppeld worden. Ook moet er gedefinieerd worden wat een te hoge bloeddruk is en welke medicatie er onder bloeddrukmedicatie valt. Door een programmeerscript kunnen de labels ‘hoog’, ‘normaal’ en ‘laag’ aan de bloeddrukwaarde toegeschreven worden. Ook is er door middel van programmatuur in kaart te brengen welke medicatie onder bloeddrukmedicatie valt. Hier is een ‘bloeddrukmedicatie’ label aan te hangen. Kortom: de programmeur zorgt voor de juiste datakoppelingen. Deze gekoppelde data wordt vervolgens in een tussentabel in het dataplatform opgeslagen. Door het script automatisch iedere nacht toe te passen, wordt de data iedere dag opnieuw ververst.

5. Valideer de data

Deze validatie kan door middel van steekproeven, maar ook door slimme query’s en cross referenties. Kortom missen er patiënten?  Zijn diastolische en systolische bloeddruk niet toevallig omgekeerd?

6. Ontwerp een duidelijk en overzichtelijk dashboard

Laat het dashboard in één oogopslag vertellen wat de boodschap is. Vermijd te veel bijzaken die afleiden van de boodschap. Vermijd ook hippe kleurtjes en plaatjes. Hoe eenvoudiger de vormgeving, hoe beter het dashboard wordt begrepen.

7. Zorg voor een implementatieplan en probeer verbetercyclus op te starten

Het bloeddruk-medicatie voorbeeld is tijdens de klinische nefrologen bespreking gepresenteerd. In deze bespreking werd het probleem geschetst. ‘Er zijn patiënten met een te hoge bloeddruk maar zonder bloeddrukmedicatie’.

8. Monitoring op verbetering

Na de klinische bespreking werd de vooruitgang in het dashboard gemonitord en teruggekoppeld. Uiteindelijk heeft dit tot een verbetering van de zorg geleid. Mocht de aandacht in de loop van de tijd verslappen, dan zal dit in het dashboard zichtbaar worden en opnieuw naar de behandelaars teruggekoppeld worden.

Dit artikel biedt een voorbeeld en schetst wat er allemaal bij het ontwikkelen en gebruik van een dashboard komt kijken en wie nodig zijn. Ook laat het zien hoe een dashboardtool ingezet kan worden om de zorg te verbeteren. De beschreven aanpak kan helpen bij implementaties van dashboards.