De verhouding tussen Erwin Melger, Ronald van Tol (beiden Vivium Zorggroep) en Sjors de Kwaasteniet (Ecare) is niet die van de klassieke opdrachtgever-opdrachtnemer. Formeel natuurlijk wel. Maar in het gehele gesprek klinkt vooral hun partnerschap door. “We weten dat we ook moeilijke momenten krijgen hoor. We houden onszelf niet voor de gek”, relativeert Ronald van Tol die als interne projectleider aan het project verbonden is. Die momenten zouden dan moeten komen in het implementatietraject waar vorige maand mee is gestart. Maar als resultaten uit het verleden garantie bieden voor de toekomst, is er alle reden om ook daar met vertrouwen naar uit te kijken.

EEN NIEUWE LEVERANCIER

Terug naar het begin. Want hoe begon de route naar een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD)? Met het opstellen van vijf leidende principes, vertelt Erwin Melger. Hij is directeur Financiën en ICT bij de zorgverlener in de regio Gooi en Vechtstreek en Amsterdam-Zuid. “Op basis daarvan kwamen we tot de conclusie dat we niet verder konden met onze huidige ECD-leverancier.” Dus werden er op basis van die leidende principes uitgangspunten geformuleerd voor de selectie van een nieuwe leverancier. “We zochten een strategische partner die kan bijdragen aan toekomstbestendige zorg. De vraag naar mobiel werken neemt toe en de trend om regionaal samen te werken wordt groter. Dat vraag om steeds betere integraties. Tegelijkertijd willen we de boel wel beheersbaar houden – zeker gezien de krapte op de ict-markt. En ja, lagere kosten zijn ook niet onbelangrijk.”

KRITISCHE BLIK VAN BUITEN

Het feitelijke selectieproces dat heeft geleid tot de keuze voor PUUR. is grondig en gedegen aangepakt. “Zonder dat het heel lang duurde. Dat zien we niet altijd”, weet Sjors de Kwaasteniet die als adviseur vanuit Ecare betrokken was bij het traject. Vivium riep daarbij de hulp in van adviesbureau Advisaris en inkoper Lime Yellow. “Ik kan dat iedereen aanraden”, zegt Erwin Melger. “Door hun kritische blik is het resultaat alleen maar beter geworden.” In samenwerking met het adviesbureau werd een set van twaalf gunningscriteria waarvan zes kerncriteria opgesteld. Daar moest het nieuwe ECD aan voldoen. Niet alleen de bestuurder en het MT maar juist ook de (zorg)medewerkers van de verschillende afdelingen en locaties binnen de zorggroep werd gevraagd om die criteria een score te geven. “Het gemiddelde dat daaruit is gekomen is een leidraad geweest voor de rest van het traject”, vertelt Ronald van Tol. Met twee leveranciers werd uiteindelijk een intensief validatietraject doorlopen. “We hebben hun demo’s langs de lat van de criteria gelegd en daar feedback op gevraagd aan ruim honderd collega’s.” Dat leidde unaniem tot de keuze voor PUUR.. “Door scherp te zijn aan de voorkant selecteerde het ECD zich bijna vanzelf uit.”

SAMEN ONTWIKKELEN

Waarom het ECD van Ecare zo goed bij Vivium past? Sjors de Kwaasteniet heeft bijna alle thema’s wel een keer voorbij horen komen. Gebruikersvriendelijkheid, beheersbaarheid, de integratie van nieuwe technologie, zoals spraakgestuurd en AI, de kosten, regionaal samenwerken… In deze snelkookpan aan ontwikkelingen hebben zorgorganisaties steeds meer behoefte aan een partner. “Iedereen heeft het over partnerschap. Maar wij pakken die rol echt.” Naast het sparren en adviseren kiest Ecare er bijvoorbeeld bewust voor om samen met hun klanten het ECD verder te ontwikkelen. “Wij hebben Vivium nodig om de stap naar Best Practice-software te maken.” Elke twee weken levert Ecare werkende software op. “Van Vivium verwachten wij dat zij daar online feedback op geven.” Sterker, de inspanning die Vivium moet leveren wordt zelfs contractueel vastgelegd. Geen probleem, vindt de zorgorganisatie. Korte lijnen met de leverancier zijn belangrijk. “Nu hebben we twee keer in het jaar te maken met een uitgebreide en arbeidsintensieve release”, aldus Erwin Melger. “We kijken uit om samen met Ecare te ontwikkelen en op een andere manier de juiste dingen te doen.”

DRAAGKRACHT BIEDT PERSPECTIEF

Dat enthousiasme is een logisch gevolg van het gedegen traject dat vorig jaar zomer is ingezet. “Ik raad iedereen aan vanaf de impactanalyse grondig te werk te gaan. Besluit dit soort dingen niet vanuit een ivoren toren. Iedereen binnen Vivium heeft zijn of haar wensen in de selectie van PUUR. zien terugkomen. Dat heeft uiteindelijk tot veel draagkracht geleid.” Sjors de Kwaasteniet kan dat alleen maar onderschrijven. “Vivium heeft de keuze voor het nieuwe ECD voor een groot deel laten maken door het primair proces. Dat gebeurt nog te weinig. Terwijl daar de mensen zitten die er dag in, dag uit mee moeten werken. Vivium heeft dat goed gedaan. En dat biedt perspectief voor de toekomst.”

Sjors de Kwaasteniet, adviseur bij Ecare, is gespecialiseerd in zorg- en administratieve processen in de VVT en gehandicaptenzorg. Hij adviseert organisaties over het op efficiënte wijze ondersteunen van deze processen middels een slim dossier.