Goede contracten volledig benutten …
Inkoop gaat allang niet meer alleen over het bestellen van incontinentiemateriaal of mooie pennen. Sterker: inkopers hebben een veelomvattend vak, op operationeel en tactisch niveau. Zij houden zich bezig met het selecteren, contracteren, managen en evalueren van leveranciers en bewaken administratieve processen. Daarnaast heeft het volledig benutten van de inkoopcontracten hun warme aandacht, want waar heb je ze anders voor? Een goed geleid inkooptraject is voor niets geweest als de organisatie niet goed stuurt op de gemaakte afspraken. Beoogde besparingen of procesverbeteringen wil je als organisatie tenslotte echt realiseren. Alleen leveren ze winst op die ten goede kan komen aan de zorg.

… niet meer naar de bloemist op de hoek gaan
In de praktijk worden die mooie contracten met leveranciers niet optimaal gebruikt. En dat is jammer. Een flink percentage van de operationele bestellingen gaat, na het sluiten van een inkoopcontract, nog via de welbekende ‘bloemist op de hoek’. Die zogenaamd écht goedkoper is en véél mooiere bloemen hoeft. En dat kan best zo zijn. Maar dat bosje bloemen kost dan ineens wel vijftig euro; vijftien euro voor de bloemen en de rest voor interne verwerkingskosten. Ook is inkoop per mail of telefoon niet geautoriseerd. En de factuur? Die zwerft ergens in de organisatie rond. Dat levert ergernis en onnodig hoge kosten op.

… en alles in één systeem doen
Organisaties komen vaak pas laat in beweging: als de facturen betaald moeten worden. Probleem is dat op dat moment niemand meer weet wie er iets besteld heeft, en waarom ervoor gekozen is om niet bij de gecontracteerde leverancier te bestellen. Laat staan dat er een koppeling is tussen de inkoop en de financiën. Eerder beginnen is daarom het devies. Vanuit één systeem budgetteren, aanvragen doen, autoriseren, bestellen, leveringen en facturen matchen. En natuurlijk een échte verplichtingenadministratie voeren. Dat komt de zorg meteen ten goede.