Gegevens die al in organisaties beschikbaar zijn, kunnen gebruikt worden om nieuwe, effectievere, modellen te ontwikkelen die betrokkenheid, bevlogenheid en welzijn helpen voorspellen en stimuleren. In deel 1 beschreven de auteurs de huidige stand van zaken betreffende medewerkerstevredenheid en de daarbij horende dilemma’s. In dit deel gaan ze dieper in op mogelijke oplossingsrichtingen.

Een nieuwe mindset

Betrokkenheid en bevlogenheid zijn belangrijke voorspellers van zowel medewerkerstevredenheid  als van verloop. Met de arbeidsmarkttekorten is het belang van behoud van medewerkers groter dan ooit. Als we echt vooruitgang willen boeken om medewerkers bevlogen aan boord te houden, dan helpt het om onze mindset aan te passen en betrokkenheid op een nieuwe manier te benaderen. Dat betekent innovatief denken en het loslaten van oude gewoontes om te voorkomen dat de beste talenten de organisatie verlaten.

Zes stappen naar een datagedreven aanpak

Het begint met de huidige benadering van medewerkersbetrokkenheid te moderniseren om echte waarde voor werknemers, en daarmee de organisatie, te creëren. Dit betekent ten eerste ontwikkelen van aangepaste betrokkenheidsmodellen, afgestemd op de unieke behoeften van medewerkers in een organisatie, ten tweede omarmen van real time evaluatiemethoden, ten derde implementeren van op data gebaseerde interventies en tot slot direct koppelen van betrokkenheidsinitiatieven aan meetbare resultaten.

Modernisering in zes stappen:

Maatwerk betrokkenheidsmodellen

Maatwerk in plaats van ‘one size fits all’, passend bij de unieke cultuur, dynamiek en doelen van – afdelingen binnen- de organisatie. Hoe? Betrek medewerkers actief bij de ontwikkeling zodat ze zich er ook echt in herkennen. Bottum up in plaats van top-down. Voer -kwalitatieve- analyses uit om de specifieke drijfveren, behoeften en uitdagingen van elke afdeling of team in kaart te brengen. Pas modellen en vragenlijsten aan op basis van functieprofielen, werkzaamheden en doelgroepen. Een eenvoudige eerste stap? Inventariseer gegevens die al verzameld worden en pas deze aan op basis van de specifieke behoeften. Zo is het heel goed mogelijk en zelfs waarschijnlijk dat in een zorgorganisatie het betrokkenheidsmodel voor verpleegkundigen anders is dan voor artsen of ander ondersteunend personeel.

Real time methodieken

Omarm krachtige, real time beoordelingsmethoden die verder gaan dan eenvoudige enquêtes. Tools die continu luisteren en feedback geven, zodat problemen opgelost kunnen worden voordat ze onbeheersbaar worden. Dat kan door gebruik te maken van pulse surveys: korte, frequente enquêtes over specifieke onderwerpen, waardoor medewerkers structureel input kunnen leveren. Denk bijvoorbeeld aan een app waarmee medewerkers periodiek een korte vraag over hun werkbeleving kunnen beantwoorden in plaats van eenmaal per jaar een uitgebreide vragenlijst. Zo is het mogelijk om het organisatie- of teamklimaat in real time te evalueren en precies daar in te grijpen wanneer en waar de problemen zich voordoen.

Gepersonaliseerde interventies

Analyseer betrokkenheidsdata in combinatie met andere bronnen zoals exitinterviews en performancebeoordelingen. Verzamel daarbij ook data over werkvoorkeuren, motivatoren en frustraties van medewerkers. Zo kunnen gemakkelijk groepen geïdentificeerd worden met vergelijkbare behoeften. Vervolgens kunnen doelgerichte interventies ontwikkeld worden voor deze groepen op basis van de analyses; de ene groep verpleegkundigen is bijvoorbeeld op zoek naar groei en ontwikkeling, waar een andere groep juist behoefte heeft aan flexibiliteit en weer een andere aan stabiliteit.

Betrek daarbij leidinggevenden en medewerkers bij het ontwikkelen en uitvoeren van interventies: inventariseren, analyseren en interventies ontwikkelen op het gebied van betrokkenheid, werkt natuurlijk alleen als je diegenen om wie het daadwerkelijk gaat er ook – letterlijk – bij betrekt.

Verbind betrokkenheidsinitiatieven met meetbare resultaten

Dat betekent het opstellen van duidelijke kpi’s voor betrokkenheid. Dat kunnen onder andere zaken zijn als klanttevredenheid en personeelsverloop. Meet deze kpi’s voorafgaand en na betrokkenheidsinitiatieven om de impact te bepalen. En gebruik vervolgens deze data om initiatieven bij te sturen of aan te passen waar nodig.

Zie betrokkenheid als een doorlopend proces

Betrokkenheid vergt constant onderhoud. Een langetermijnstrategie sluit daar beter bij aan dan losse, kortstondige initiatieven. Integreer betrokkenheid in de organisatiecultuur en dagelijkse werkpraktijken. Train leidinggevenden in het stimuleren en monitoren van betrokkenheid binnen hun teams. Dat kan eenvoudig door zaken als betrokkenheid & bevlogenheid een structureel agendapunt te maken in teambijeenkomsten.

Ontwikkel voorspellende modellen voor bevlogenheid en personeelsverloop

Analyseer data over vertrekkende medewerkers (zoals demografie, functie, anciënniteit, prestaties en redenen van vertrek). Daarop gebaseerd kunnen patronen en risicofactoren worden geïdentificeerd, die vrij nauwkeurig kunnen voorspellen wie een grote kans heeft om de organisatie te verlaten. Machine learning algoritmen zijn goed inzetbaar om dit soort voorspellende modellen te bouwen.

Voorbeeld: Een model dat medewerkers labelt als ‘hoog risico’ op vertrek op basis van factoren als lage tevredenheidsscores, beperkte groei en langdurig overwerk. Dat maakt het mogelijk om tijdig het gesprek aan te gaan met de betreffende medewerker.

Van reactief naar proactief

Door modernisering middels een datagedreven aanpak, kunnen zorgorganisaties anticiperen op personeelsproblemen en de slag maken van reactief naar proactief. Dit verhoogt de bevlogenheid en betrokkenheid van medewerkers, optimaliseert het behoud van personeel, maakt tijdig ingrijpen mogelijk en beperkt de voortdurende stroom van mensen en middelen die verloop met zich meebrengt. Bovendien leidt dit niet alleen tot een grotere loyaliteit, maar ook tot een positieve bedrijfscultuur en daaruit voortvloeiend een verhoogde productiviteit.

Llewellyn van Zyl, professor Positieve Psychologie, management consultant, psycholoog, gedragswetenschapper

Myra van den Goor, MD, PhD, algemeen directeur, adviseur & leiderschapsdocent Q3 Performance

Paul van der Wijk, programmadirecteur Executive MBA Health, bestuurslid NVTZ, Auditor & Adviseur